Substitia – nowa platforma zastępstw procesowych dla prawników

Zlecanie zastępstw procesowych, fotokopii akt czy sporządzania pism między prawnikami wciąż w wielu miejscach odbywa się przez telefon, prywatne wiadomości i grupy na Facebooku – bez weryfikacji tożsamości i bez uporządkowanych rozliczeń. Odpowiedzią na ten problem jest Substitia, cyfrowa platforma łącząca prawników zlecających zadania z tymi, którzy je realizują. Serwis rusza na polskim rynku, a jego rozwój uzyskał dofinansowanie z programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej (FEPW), realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Problem, który zna każdy praktyk

Kolizja terminów rozpraw w dwóch różnych miastach tego samego dnia, pilna potrzeba wykonania fotokopii akt na drugim końcu Polski, pismo procesowe do sporządzenia w terminie, który akurat zbiega się z urlopem – to codzienność wielu kancelarii. Dotychczas rozwiązywało się takie sytuacje doraźnie: telefonem do znajomych, ogłoszeniem na branżowej grupie w mediach społecznościowych, prywatną wiadomością do osoby, o której wiadomo, że „bierze zastępstwa”.

Ten sposób działania ma jednak dwie słabości. Po pierwsze, zlecający często nie ma pewności, kim naprawdę jest osoba, która zgłasza się do zastępstwa. Po drugie, cały proces – od uzgodnienia warunków po rozliczenie i fakturę – opiera się na zaufaniu i ręcznej pracy, poza jakąkolwiek strukturą.

– Każdy praktyk to zna: największym problemem, który rozwiązujemy, jest brak jakiejkolwiek struktury w czymś, co dla wielu prawników jest codziennością. Ktoś dostaje zlecenie zastępstwa przez prywatną wiadomość, nie ma pewności, z kim właściwie rozmawia, i sam musi pilnować rozliczenia. Chcieliśmy zbudować wokół tego procesu warstwę zaufania i automatyzacji, żeby prawnik mógł zająć się samą sprawą, a nie logistyką – mówi Grzegorz Simborowski, współzałożyciel i prezes Substitii.

Weryfikacja tożsamości, szyfrowana komunikacja i bezpieczne płatności

Substitia opiera się na kilku filarach, które mają odróżnić ją od nieformalnych kanałów. Tożsamość każdego użytkownika jest weryfikowana przez mObywatel i w rejestrach prowadzonych przez Naczelną Radę Adwokacką (NRA) oraz Krajową Izbę Radców Prawnych (KIRP) – dzięki czemu zlecający wie, że po drugiej stronie jest uprawniony profesjonalista.

Komunikacja między stronami jest szyfrowana end-to-end w standardzie Matrix, co ma znaczenie szczególnie w zawodzie, w którym tajemnica zawodowa jest fundamentem. Płatności są zabezpieczone, a faktury wystawiane automatycznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

– Zależało nam, żeby to po prostu dobrze działało w realnym dniu pracy prawnika – na telefonie, na korytarzu sądowym, bez zastanawiania się, czy dane są bezpieczne. Najwięcej pracy włożyliśmy w rzeczy, których użytkownik nie widzi: szyfrowanie, weryfikację, automatyczne rozliczenia. Dobrze zbudowana technologia ma być niewidoczna – mówi Szymon Haczyk, dyrektor techniczny Substitii.

Platforma odpowiada też na dwa praktyczne utrapienia codziennej pracy. Integracja z kalendarzami osobistymi (Google, Apple, Outlook) pozwala ograniczyć ryzyko kolizji terminów – system widzi zajęte sloty i pomaga uniknąć nakładania się rozpraw. Z kolei dane o sprawie wczytują się automatycznie z Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, dzięki czemu przy zlecaniu zastępstwa nie trzeba ręcznie przepisywać sygnatur ani szczegółów postępowania.

Co ważne, prawnicy budują też widoczną historię dotychczasowej współpracy, ułatwiającą wybór sprawdzonego współpracownika. Platforma działa również jako intuicyjna aplikacja mobilna na systemy Android i iOS.

Substitia rozwija się jako część szerszego ekosystemu legaltech. Partnerem ekosystemowym platformy jest Wolters Kluwer – w ramach LEX Hub, budowanego przez wydawnictwo środowiska łączącego narzędzia i usługi dla prawników. Dla twórców Substitii to nie tylko techniczne zaplecze, ale też zobowiązanie do utrzymywania wysokiej jakości rozwiązania.

Współzałożycielką projektu i dyrektorką ds. prawnych jest Tayisiya Simborowska, radczyni prawna.

– Pracujemy w zawodzie, w którym poufność nie jest dodatkiem, tylko warunkiem wykonywania pracy. Dlatego od początku projektowaliśmy Substitię tak, aby tajemnica zawodowa i bezpieczeństwo danych o sprawach były wpisane w samą architekturę platformy, a nie dokładane później. To perspektywa praktyka, nie tylko technologii – podkreśla Tayisiya Simborowska.

Nie tylko biznes – wymiar Pro Bono

Substitia ma też warstwę, która wykracza poza samą wymianę zleceń. Za aktywność na platformie użytkownicy zbierają paragrafy (§) – wewnętrzną walutę programu Pro Bono. Zebrane środki można przeznaczyć na obniżenie kosztów korzystania z serwisu albo skierować jako wsparcie wybranych organizacji pożytku publicznego.

W ten sposób codzienna współpraca między prawnikami przekłada się na realne wsparcie działań społecznie użytecznych, a idea pomocy prawnej świadczonej pro bono, głęboko zakorzeniona w etosie zawodu, zyskuje wymiar wpisany wprost w mechanikę platformy.

– Zależało nam, żeby Substitia nie była wyłącznie miejscem, w którym zleca się i rozlicza pracę. Program Pro Bono to nasz sposób, żeby aktywność zawodowa mogła się przekładać na coś więcej – na wsparcie tych, którzy pomocy prawnej potrzebują, a nie zawsze mogą za nią zapłacić – mówi Grzegorz Simborowski.

Wsparcie z Funduszy Europejskich

Rozwój Substitii uzyskał dofinansowanie z programu „Platformy startowe dla nowych pomysłów” Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej (FEPW) 2021–2027, którego wdrażanie koordynuje Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Całkowita wartość projektu, który jest obecnie na etapie realizacji w ramach Komponentu IIa, wynosi 653 479,26 zł, z czego dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej stanowi 533 799,65 zł.

– Wsparcie z Funduszy Europejskich dało nam możliwość zbudowania platformy zgodnie z wysokimi standardami bezpieczeństwa, zanim jeszcze trafiła do pierwszych użytkowników. W projekcie, w którym stawką jest zaufanie całego środowiska, to była kluczowa różnica – dodaje Grzegorz Simborowski.

Substitia jest dostępna pod adresem substitia.pl oraz w wersji mobilnej na Android i iOS.