Ukryte koszty nowych technologii

Wstęp

Cena licencji, urządzenia czy abonamentu jest zwykle pierwszą inwestycją, na którą zwracamy uwagę przy wyborze nowej technologii. Jeśli system kosztuje 20 tyś. zł, naturalne wydaje się przyjęcie tej kwoty jako kosztu inwestycji. W praktyce uruchomienie rozwiązania może wymagać dodatkowych wydatków na integrację, przygotowanie danych, szkolenia, infrastrukturę czy późniejsze utrzymanie.

Część tych kosztów pojawia się dopiero po podpisaniu umowy. Inne nie są nawet widoczne na fakturach, ponieważ dotyczą czasu pracowników zaangażowanych we wdrożenie lub przejściowego spadku wydajności. Dlatego przed zakupem technologii warto sprawdzić nie tylko jej cenę, ale także całkowity koszt posiadania i użytkowania rozwiązania.

Cena zakupu to dopiero początek

Wyobraźmy sobie firmę, która wybiera nowy system do zarządzania relacjami z klientami. Oferta jest atrakcyjna, miesięczny abonament mieści się w budżecie, a dostawca prezentuje wiele przydatnych funkcji. Po podpisaniu umowy okazuje się jednak, że dane klientów trzeba przenieść z dotychczasowych arkuszy, system połączyć z pocztą i innymi narzędziami, a pracowników przeszkolić.

Żaden z tych elementów nie musi oznaczać, że inwestycja była błędem.  Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo nie uwzględniło ich podczas planowania budżetu. Technologia, która początkowo wydawała się niedroga, może w pierwszym roku kosztować znacznie więcej, niż wynikało z ceny podanej w ofercie.

Dlatego porównując rozwiązania, warto spojrzeć szerzej niż na koszt zakupu. Tańszym systemem wymagającym wielu dodatkowych prac może statecznie okazać się droższy od rozwiązania, którego początkowa cena była wyższa.

Integracja może kosztować więcej niż zakładaliśmy

Nowa technologia rzadko działa w całkowitym oderwaniu od tego, co firma już posiada. System sprzedażowy może potrzebować danych z księgowości, platforma analityczna informacji z produkcji, a rozwiązanie wykorzystujące sztuczną inteligencję dostępu do firmowej wiedzy.

Jeżeli systemy mogą łatwo wymieniać informację, uruchomienie rozwiązania będzie prostsze. Problemy zaczynają się wtedy, gdy wykorzystywane oprogramowanie jest przestarzałe, nie posiada odpowiednich interfejsów albo dane są zapisane w różnych formatach. Integracja może wówczas wymagać dodatkowego oprogramowania lub pracy specjalistów.

Przed zakupem warto więc sprawdzić, z czym nowe rozwiązanie będzie musiało współpracować. Informacja, że system „umożliwia integrację”, nie mówi jeszcze, ile będzie ona kosztowała, ani jak długo potrwa.

Dane również trzeba przygotować

Koszt związany z danymi jest szczególnie łatwy do przeoczenia. Firma może posiadać ich bardzo dużo, ale nie oznacza to jeszcze, że są gotowe do wykorzystania w nowym systemie. Te same informacje mogą występować w kilku miejscach, część rekordów może być nieaktualna, a poszczególne działy mogą stosować inne nazwy i formaty.

Problem staje się szczególnie widoczny przy projektach związanych z analizą danych i sztuczną inteligencją. Nawet dobre narzędzie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli będzie pracowało na niekompletnych lub błędnych informacjach. Przed wdrożeniem może więc pojawić się potrzeba uporządkowania, oczyszczenia i ujednolicenia danych.

To praca, która wymaga czasu, a często również udziału osób dobrze znających procesy przedsiębiorstwa. Jej koszt nie zawsz pojawia się w ofercie dostawcy technologii, ale powinien zostać uwzględniony w planie projektu.

Czas pracowników też ma swoją cenę

Wdrożenie nowego rozwiązania angażuje ludzi. Ktoś musi uczestniczyć w spotkaniach z dostawcą, przygotować wymagania, przetestować system, sprawdzić poprawność danych i zgłaszać problemy. W mniejszym przedsiębiorstwie zadania te często wykonują osoby, które równoczesne odpowiadają za bieżącą działalność firmy.

Jeżeli pięciu pracowników przez kilka tygodni przeznacza część swojego czasu na projekt, jest to rzeczywisty kosztu wdrożenia, nawet jeśli firma nie otrzyma za niego osobnej faktury. Warto go uwzględniać szczególnie wtedy, gdy zaangażowane są osoby odpowiadające za procesy mające duże znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Nie chodzi przy tym o ograniczenie udziału pracowników. Ich wiedza jest potrzebna, aby dobrze dostosować technologię do sposobu działania firmy. W budżecie projektu trzeba jednak uwzględnić, że wdrożenie wymaga nie tylko pieniędzy, ale również czasu zespołu.

Szkolenie to nie tylko koszt kursu

Nowy system zmienia sposób wykonywania pracy, dlatego pracownicy muszą nauczyć się jego obsługi. Kosztem może być samo szkolenie, ale również czas potrzebny na zdobycie wprawy. Przez pierwsze dni lub tygodnie wykonanie niektórych czynności może zajmować więcej czasu niż wcześniej.

Warto również przewidzieć sytuację, w której pracownik przeszkolony podczas wdrożenia odchodzi z firmy. Wiedza dotycząca obsługi systemu nie powinna pozostawać wyłącznie w rękach jednej osoby. Potrzebne mogą być instrukcje, wewnętrzne materiały praz przygotowanie kolejnych użytkowników.

Przy bardziej rozbudowanych rozwiązaniach szkolenie nie powinno kończyć się w dniu uruchomienia systemu. Wraz z aktualizacjami mogą pojawić się nowe funkcje, a firma może rozszerzać sposób wykorzystania technologii.

Abonament może rosnąć razem z firmą

Model subskrypcyjny pozwala rozpocząć korzystanie z wielu technologii bez dużego wydatku początkowego. Miesięczna opłata może jednak zależeć od liczby użytkowników, ilości przechowywanych danych, liczby wykonanych operacji albo zakresu dostępnych funkcji.

Rozwiązanie, które przy pięciu użytkownikach kosztuje niewiele, przy pięćdziesięciu może stać się znaczącą pozycją w budżecie. Warto więc sprawdzić nie tylko dzisiejszą cenę, ale również to, jak będzie ona wyglądała po rozwoju firmy lub rozszerzeniu wdrożenia.

Podobnie jest z usługami rozliczanymi według wykorzystania. Niski koszt pilotażu nie musi odpowiadać kosztowi rozwiązania pracującego codziennie na dużej liczbie danych. Taką różnicę dobrze oszacować jeszcze przed podjęciem decyzji o skalowaniu.

Serwis, aktualizacje i utrzymanie

Technologia nie przestaje generować kosztów po zakończeniu wdrożenia. Oprogramowanie trzeba aktualizować i administrować, urządzenia wymagają przeglądów i serwisu, a część komponentów z czasem trzeba wymienić. Mogą również pojawiać się dodatkowe koszty związane z bezpieczeństwem, kopiami zapasowymi czy zwiększeniem przestrzeni na dane.

W przypadku urządzeń produkcyjnych znaczenie ma także dostępność części zamówionych i czas reakcji serwisu. Tańsza maszyna może okazać się kosztowna w eksplantacji, jeśli każda awaria oznacza kilkudniowy przestój. Dlatego koszty utrzymania warto rozpatrywać razem z konsekwencjami ewentualnych niedostępności technologii.

Prze systemach informatycznych warto natomiast ustalić, które usługi obejmuje podstawowa umowa. Pomoc techniczna, dodatkowe środowiska, rozszerzone kopie zapasowe czy niektóre aktualizacje mogą być rozliczane oddzielnie.

Koszt zmiany dostawcy

Wybierając technologię, rzadko zastanawiamy się nad tym, jak będzie wyglądała rezygnacja z niej za kilka lat. Tymczasem może to być jeden za kilka lat. Tymczasem może to być jeden z ważniejszych kosztów całej inwestycji. Jeżeli firma silnie uzależni procesy od jednego dostawcy, późniejsze przejście do innego rozwiązania może wymagać migracji danych, przebudowy integracji i ponownego szkolenia pracowników.

Przed podpisaniem umowy dobrze sprawdzić, czy dane można łatwo wyeksportować, w jakim formacie są dostępne oraz co stanie się z nimi po zakończeniu współpracy. Warto również wiedzieć, które elementy rozwiązania należą do przedsiębiorstwa, a które pozostają zależne od infrastruktury dostawcy.

Nie oznacza to, że należy unikać zewnętrznych platform. Chodzi raczej o to, aby firma wiedziała, jakie będą konsekwencje przyszłej zmiany i nie odkrywała ich dopiero wtedy, gdy będzie chciała odejść od danego rozwiązania.

Koszt cyberbezpieczeństwa nie jest dodatkiem

Każda technologia może oznaczać nowe konta użytkowników, kolejne miejsca przechowywania danych i dodatkowe połączenia z innymi serwisami. Dlatego koszty związane z bezpieczeństwem powinny być uwzględniane już podczas planowania wdrożenia.

Może być potrzebne zarządzanie uprawnieniami, dodatkowe uwierzytelnianie, tworzenie kopii zapasowych, monitorowanie systemu czy przeszkolenie pracowników. Przy rozwiązaniach przetwarzających wrażliwe informacje trzeba również dokładnie sprawdzić sposób przechowywania i przetwarzania danych.

Oszczędność osiągnięta poprzez wybór rozwiązania z niewystarczającymi zabezpieczeniami może okazać się pozorna. Koszty przestoju, utrata danych czy konieczności odtwarzania systemów może być znacznie większy niż wcześniejsze wydatki na odpowiednie zabezpieczenie środowiska.

Najdroższy może być system, którego nikt nie używa

Istnieje jeszcze jeden koszt, którego trudno szukać w umowie z dostawcą. Firma może zapłacić za technologię, przeprowadzić wdrożenie i przeszkolić pracowników, a po kilku miesiącach odkryć, że system jest wykorzystywany częściowo.

Przyczyną może być zbyt skomplikowana obsługa, niedopasowanie do procesu albo brak przekonania pracowników do nowego sposobu pracy. Czasami przedsiębiorstwo kupuje również rozbudowany pakiet funkcji, chociaż w codziennej działalności potrzebuje zaledwie kilku z nich.

Dlatego wykorzystanie technologii warto sprawdzić również po wdrożeniu. Jeśli firma płaci za kilkadziesiąt licencji, z których regularnie korzysta połowa użytkowników, problem można stosunkowo łatwo zauważyć. Trudniejsze jest wykrycie sytuacji, w której system jest formalnie używany, ale wymaga dodatkowych arkuszy i ręcznych obejść, ponieważ nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi procesu.

Jak policzyć rzeczywisty koszt technologii?

Przy ocenie inwestycji pomocne jest spojrzenie na TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt posiadania rozwiązania. Zamiast porównywać wyłącznie ceny zakupu, firma szacuje wydatki w określonym okresie, na przykład trzy lub pięciu lat. Uwzględnia przy tym wdrożenie, licencje, integracje, infrastrukturę, przygotowanie danych, szkolenia, utrzymanie, serwis i inne przewidywane koszty.

Takie zestawienie warto następnie porównać z oczekiwanymi korzyściami. Mogą nimi być oszczędności czasu, mniejsza liczba błędów, ograniczenia przestojów, niższe zużycie materiałów albo możliwość obsługi większej liczby zamówień bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Dopiero takie porównanie pozwala lepiej ocenić ekonomiczny sens inwestycji.

Nie wszystkie wartości uda się przewidzieć dokładnie. Nie chodzi jednak o stworzenie idealnej prognozy, lecz o uniknięcie sytuacji, w której decyzja za kilkadziesiąt lub kilkaset tysięcy złotych opiera się wyłącznie na cenie widocznej w pierwszej ofercie.

Podsumowanie

Nowa technologia może być dobrą inwestycją nawet wtedy, gdy jej rzeczywisty koszt okaże się wyższy od ceny zakupu. Ważne, aby przedsiębiorstwo wiedziało dodatkowych wydatkach przed podjęciem decyzji i mogło zestawić je z korzyściami, które chce osiągnąć.

Dlatego przed podpisaniem umowy warto spojrzeć na cały okres korzystania z rozwiązania. Integracja, dane, czas pracowników, szkolenia, utrzymanie, bezpieczeństwo, rosnące opłaty i możliwość przyszłej zmiany dostawcy mogą mieć równie duże znaczenie jak cena widoczna w ofercie.

Najtańsza technologia nie zawsze będzie więc rozwiązaniem o największym koszcie. Dobrze zaplanowanie inwestycji zaczyna się od policzenia nie tylko tego, ile kosztuje zakup, ale również, ile będzie korzystało korzystanie z technologii przez kolejne lata.