Cyfrowa transformacja bez milionowych inwestycji – technologie dostępne również dla MŚP

Wstęp

Cyfrowa transformacja często kojarzy się z kosztownymi systemami informatycznymi, zaawansowaną robotyzacją i inwestycjami, na które mogą pozwolić sobie jedynie największe przedsiębiorstwa. Tymczasem rozwój technologii sprawił, że wiele rozwiązań cyfrowych jest dziś dostępnych również dla mikro-, małych i średnich firm. Chmura obliczeniowa, sztuczna inteligencja, automatyzacja procesów czy narzędzia do analizy danych mogą być wdrażane stopniowo i bez wielomilionowych budżetów.

Ważne jest jednak właściwe podejście. Transformacja cyfrowa nie musi rozpoczynać się od wymiany całej infrastruktury przedsiębiorstwa. Znacznie ważniejsze jest zidentyfikowanie problemów, które można rozwiązać za pomocą technologii oraz wybór takich narzędzi, które przyniosą firmie wymierne korzyści.

Cyfrowa transformacja nie oznacza technologicznej rewolucji

Jednym z mitów dotyczących cyfryzacji jest przekonanie, że przedsiębiorstwo musi przeprowadzić kompleksową modernizację wszystkich procesów jednocześnie. Dla MŚP takie podejście może być nie tylko kosztowne, ale również ryzykowne.

Znacznie skuteczniejsza może okazać się metoda małych kroków. Firma może rozpocząć od jednego procesu, który generuje najwięcej problemów lub pochłania najwięcej czasu. Może to być przygotowywanie ofert, obsługa dokumentów, planowanie produkcji, komunikacja z klientami albo raportowanie wyników sprzedaży.

Dopiero po sprawdzeniu efektów pierwszego wdrożenia można zdecydować o rozszerzeniu cyfryzacji na kolejne obszary. Takie podejście pozwala graniczyć ryzyko, zdobyć doświadczenie i jednocześnie przekonać pracowników do nowych sposobów działania.

Chmura zamiast kosztownej infrastruktury

Jedną z technologii, które znacząco obniżyły próg wejścia w cyfryzację, są rozwiązania chmurowe. W tradycyjnym modelu wdrożenia systemu informatycznego mogło wymagać zakupu serwerów, oprogramowania oraz budowy odpowiedniej infrastruktury. Dla mniejszych przedsiębiorstw oznacza to wysokie koszty początkowe.

Model chmurowy zmienił tę sytuację. Firma może korzystać z oprogramowania przez Internet, płacąc abonament zależny od liczby użytkowników lub zakresu wykorzystywanych funkcji. W taki sposób dostępne są między innymi systemy do zarządzania relacjami z klientami, księgowości, zarządzania projektami, przechowywania dokumentów czy współpracy zespołowej.

Dodatkową zaletą jest możliwość skalowania rozwiązania wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Mikroprzedsiębiorstwo może rozpocząć od podstawowego pakietu, a następnie poszerzać funkcjonalności bez konieczności budowania całej infrastruktury od początku.

Sztuczna inteligencja dostępna dla małych firm

Podobną zmianę obserwujemy w przypadku sztucznej inteligencji. Jeszcze niedawno wykorzystanie AI wymagało dostępu do specjalistycznej wiedzy, infrastruktury obliczeniowej i dużych zbiorów danych. Obecnie wiele funkcji wykorzystujących sztuczną inteligencję jest dostępnych w popularnych aplikacjach używanych przez przedsiębiorstwa.

AI może wspierać przygotowywanie i podsumowywanie dokumentów, analizowanie informacji, utworzenie pierwszych wersji ofert, porządkowanie danych czy opracowanie danych czy opracowywanie materiałów marketingowych. Może również pomagać pracownikom w wyszukiwaniu informacji oraz automatyzowaniu części rutynowych obowiązków.

Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna natychmiast inwestować w zaawansowane systemy AI. W MŚP dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od niewielkiego zastosowanie, którego efekty można łatwo ocenić. Jeżeli pracownik poświęca kilka godzin tygodniowo na przygotowywanie podobnych dokumentów, warto sprawdzić, czy odpowiednio dobrane narzędzia może skrócić ten czas.

Ważne pozostają przy tym bezpieczeństwo danych, zasady korzystania z AI oraz weryfikacja generowanych rezultatów. Niski koszt rozpoczęcia pracy z technologią nie powinien oznaczać rezygnacji z odpowiedzialnego podejścia do jej wykorzystania.

Automatyzacja nie musi oznaczać robota

Automatyzacja często przywodzi na myśl zaawansowane linie produkcyjne i roboty przemysłowe. Tymczasem w wielu przedsiębiorstwach pierwsze korzyści można osiągnąć poprzez automatyzację prostych procesów biurowych.

Przykładem może być automatyczne przenoszenie informacji między aplikacjami, generowanie powtarzalnych raportów, wysyłanie powiadomień po wystąpieniu określonego zdarzenia czy porządkowanie dokumentów. Wiele takich procesów można obecnie utworzyć za pomocą platform low-code i no-code, które ograniczają konieczność tradycyjnego programowania.

Z punktu widzenia MŚP szczególnie interesujące są czynności wykonywane często, według podobnego schematu i pochłaniające czas pracowników. Automatyzacja kilku niewielkich zadań może w skali roku przynieść zauważalne oszczędności.

Dane, które firma już posiada

Cyfrowa transformacja nie zawsze wymaga pozyskiwania nowych danych. Wiele przedsiębiorstw posiada już wartościowe informacje dotyczące sprzedaży, klientów, zamówień, kosztów czy produkcji. Problem polega na tym, że są one rozproszone pomiędzy różnymi arkuszami, programami i dokumentami.

Pierwszym krokiem może być więc uporządkowanie tego, co firma już posiada. Następnie można wykorzystać stosunkowo proste narzędzia analityczne do utworzenia aportów i wizualizacji.

Zamiast analizować wiele arkuszy oddzielnie, przedsiębiorca może obserwować najważniejsze wskaźniki na jednym pulpicie. Pozwala to szybciej zauważyć spadek sprzedaży, wzrost kosztów, problemy z terminowością czy zmieniające się zachowania klientów.

W tym przypadku inwestycja nie podlega na kupowaniu ogromnych zbiorów danych, lecz na lepszym wykorzystaniu informacji, które już powstają w codziennej działalności firmy.

Low-code i no-code – cyfryzacja bez zespołu programistów

Interesującym kierunkiem dla sektora MŚP jest rozwój platform low-code i no-code. Pozwalają one utworzyć proste aplikacje, formularze, obiegi informacji i automatyzację bez konieczności pisania rozbudowanego kodu.

Dzięki temu przedsiębiorstwo może na przykład przygotować elektroniczny formularz zgłaszania usterek, prostą aplikację do ewidencji zleceń czy system automatycznego przekazywania informacji pomiędzy pracownikami.

Nie oznacza to, że rozwiązania low-code i no-code zastępują specjalistów IT w każdym projekcie. W przypadku bardziej złożonych systemów ich wiedza nadal będzie niezbędna. Technologie te pozwalają jednak stosunkowo szybko cyfryzować proste procesy, które wcześniej były realizowane za pomocą papierowych dokumentów lub arkuszy kalkulacyjnych.

Cyfryzacja produkcji również może zaczynać się od małych koków

W przedsiębiorstwach produkcyjnych cyfrowa transformacja nie musi rozpoczyna się od budowy inteligentnej fabryki. Pierwszym etapem może być monitorowanie wybranej maszyny, cyfrowa rejestracja przestojów albo zbieranie informacji dotyczących zużycia energii.

Proste czujniki mogę dostarczyć danych, które pozwolą lepiej zrozumieć funkcjonowania procesu. Dopiero na kolejnych etapach można rozważyć bardziej zaawansowaną analitykę, rozwiązania Internetu Rzeczy, predykcyje utrzymanie ruchu czy wykorzystanie sztucznej inteligencji. Podobnie wygląda sytuacja z robotyzacją. Zamiast automatyzować cały proces produkcyjny, można rozpocząć od jednego powtarzalnego stanowiska, na którym występują problemy z ergonomią, jakością lub wydajnością.

Najpierw pilotaż, później większa inwestycja

Jednym ze sposobów ograniczenia ryzyka jest przeprowadzenie projektu pilotażowego. Zamiast od razu kupować rozbudowane rozwiązanie dla całej organizacji, można przetestować w jednym dziale, procesie lub na wybranej grupie użytkowników.

Pilotaż powinien mieć jasno określony cel. Jeżeli firma testuje automatyzację procesu, może sprawdzić, o ile skrócił się czas na jego realizacji. W przypadku narzędzi AI można ocenić liczbę zaoszczędzonych godzin, jakość rezultatów oraz reakcję pracowników.

Dzięki temu decyzja o dalszej inwestycji opiera się na rzeczywistych wynikach, a nie wyłącznie na deklaracjach dostawcy technologii.

Nie pytaj, ile kosztowała technologia. Zapytaj, jaki problem rozwiązuje

Niska cena rozwiązania nie oznacza automatycznie, że jego wdrożenie będzie opłacalne. Podobnie wysoka cena nie przesądza o braku uzasadnienia inwestycji. Ważna jest relacja pomiędzy poniesionymi kosztami a osiągniętymi korzyściami.

Przed zakupem warto więc określić, jaki problem ma zostać rozwiązany. Jeżeli przedsiębiorstwo chce skrócić czas przygotowania ofert, można zmierzyć obecny czas przygotowania ofert, można zmierzyć obecny czas realizacji tego procesu i porównać go z wynikiem po wdrożeniu. Jeśli celem jest ograniczenie liczby błędów, należy sprawdzić ich częstotliwość przed rozpoczęciem projektu.

Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której firma inwestuje w atrakcyjne technologicznie rozwiązanie, ale po kilku miesiącach okazuje się, że praktycznie z niego nie korzysta.

Najważniejszą inwestycją pozostają ludzie

Nawet niedrogie rozwiązanie może okazać się kosztowną pomyłką, jeśli pracownicy nie będą chcieli lub potrafili z niego korzystać. Dlatego cyfryzacja powinna iść w parze z rozwojem kompetencji.

Nie zawsze potrzebne są wielodniowe szkolenia. Czasami wystarczy pokazanie pracownikom, w jaki sposób nowe narzędzie ułatwi wykonywanie konkretnych obowiązków oraz zapewnienie czasu na jego poznanie. Ważna jest także włączenie zespołu w procesie wyboru i testowania technologii.

Pracownicy najlepiej znają codzienne problemy występujące w procesach. Ich doświadczenie może pomóc wskazać obszary, w których nawet niewielka zmiana technologiczna przyniesie znaczące rezultaty.

Podsumowanie

Cyfrowa transformacja nie jest zarezerwowana dla przedsiębiorstw dysponującymi milionowymi budżetami. Rozwój usług chmurowych, sztucznej inteligencji, narzędzi analitycznych, automatyzacji oraz platform low-code i no-code znacząco obniżył próg wejścia w świat nowych technologii.

Dla MŚP ważne nie jest jednak wdrożenie jak największej liczny rozwiązań. Znacznie ważniejsza jest umiejętność wyboru technologii odpowiadającej na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa. Warto rozpoczynać od niewielkich projektów, mierzyć ich efekty i dopiero na podstawie wyników podejmować decyzję o dalszych inwestycjach.

Cyfrowa transformacja może więc rozpocząć się od jednej aplikacji, automatyzacji jednego procesu, uporządkowania danych czy wykorzystanie AI w pojedynczym zadaniu. Najważniejsze jest, aby każdy kolejny krok prowadził do konkretnej korzyści biznesowej. W takim ujęciu cyfryzacja przestaje być kosztowną technologiczną rewolucją, a staje się stopniowym świadomym procesem rozwoju przedsiębiorstwa.