Pomiń nawigację

28 kwietnia 2022 r.

Pytanie nr 10: Umowa powierzenia przetwarzania danych z firmą sprzątającą

Nasza firma chce skorzystać z usług firmy sprzątającej. W trakcie realizacji zlecenia może zaistnieć sytuacja, w której personel sprzątający będzie miał dostęp do części dokumentów zawierających dane osobowe. Czy w takim przypadku z firmą sprzątającą należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych? 

Odpowiedź:

Usługi sprzątania terenu zakładu pracy co do zasady nie wiążą się z wykonywaniem jakichkolwiek operacji przetwarzania danych osobowych. Nie ma zatem powodów, aby firmę sprzątającą uznać za podmiot przetwarzający (procesora) i zawierać z nią umowę powierzenia przetwarzania danych. Fakt, iż personel sprzątający może mieć dostęp do dokumentacji zawierającej dane osobowe pracowników, klientów czy kontrahentów firmy, wskazuje na to, że przedsiębiorstwo nie stosuje dostatecznych środków organizacyjnych i technicznych (np. szafy zamykane na klucz) służących ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem danych osobowych. Nie jest to jednak argument przemawiający za zawieraniem w opisanej sytuacji umowy powierzenia przetwarzania danych, a za przeanalizowaniem związanego z tym ryzyka i wdrożeniem rozwiązań, które je zminimalizują.

W umowie z firmą sprzątającą należy oczywiście określić sposób postępowania jej pracowników wtedy, kiedy podczas wykonywanej pracy uzyskają oni przypadkowy dostęp do danych osobowych, np. znajdą nośnik z danymi (pendrive, laptop), natkną się na dokumentację w formie papierowej lub zauważą niewygaszony ekran monitora. Zasadne wydaje się też odebranie od pracowników oświadczeń o zachowaniu w poufności danych osobowych.

Oczywiście sytuacja diametralnie zmienia się wtedy, kiedy w ramach świadczonych usług firma sprzątająca wykonywałaby operacje niszczenia, usuwania czy archiwizowania danych osobowych. Wówczas zasadne byłoby zawarcie z nią umowy powierzenia przetwarzania, zaś jej pracownikom wydać upoważnienia do przetwarzania danych w stosownym zakresie. 

RODO w firmie – zobacz odpowiedzi na pozostałe najczęściej zadawane pytania

Opublikowano: 28.04.2022 10:16
Poprawiono: 28.04.2022 10:38
Modyfikujący: Eryk Rutkowski
Udostępniający: Eryk Rutkowski
Autor dokumentów: