Pomiń nawigację

28 kwietnia 2022 r.

Pytanie nr 3: Przetwarzanie numeru PESEL na podstawie zgody

Zakończyliśmy proces rekrutacji i wybraliśmy jednego z kandydatów. On potwierdził zainteresowanie podjęciem u nas zatrudnienia. Czy możemy poprosić go o udostępnienie nam nr PESEL zanim rozpocznie oficjalnie pracę w naszej firmie? Logowanie do służbowego sprzętu komputerowego oraz do części innych systemów jest u nas związane z użyciem imienia i nazwiska pracownika oraz właśnie numeru PESEL. Czy zgoda przyszłego pracownika będzie tutaj właściwą podstawą przetwarzania tej danej osobowej?

Odpowiedź:

Stanowczo nie rekomendujemy takiego rozwiązania. Pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzania numeru PESEL kandydata na podstawie wyrażonej przez niego zgody.

W prawie pracy nie występuje podmiot, który moglibyśmy określić jako „przyszły pracownik”. Mamy do czynienia z „osobą ubiegającą się o zatrudnienie” i z „pracownikiem”. Artykuł 221 § 1 ustawy Kodeks pracy wskazuje, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca żąda podania takich danych osobowych jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, a także, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Katalog danych, których żąda pracodawca, jest zamknięty i nie ma w nim numeru PESEL.

Należy przy tym pamiętać o tym, że, zgodnie z art. 221 § 3 ustawy Kodeks pracy, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo m. in. numeru PESEL. W związku z tym z treści art. 221a § 1 ustawy Kodeks pracy jednoznacznie wynika, że pracodawca nie może przetwarzać tej danej osobowej na podstawie zgody wyrażonej przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Przywołany ostatni artykuł ma bowiem następujące brzmienie: „Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 (…)”.

Nie sposób w tym miejscu nie dodać, że gdyby nawet ten ostatni przepis miał inną treść, to każdy pracodawca, jako administrator danych, który chce przetwarzać dane osobowe na podstawie zgody, musi pamiętać, że ta zgoda może po prostu nie zostać wyrażona oraz w każdej chwili zostać wycofana. Co ważne, zgodnie z art. 221a § 2 ustawy Kodeks pracy, nie może być to podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, czyli nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Nie rekomendujemy także rozwiązań, które uzależniają dostęp do sprzętu służbowego czy innych systemów od przetwarzania w tym celu jednocześnie imienia i nazwiska pracownika oraz jego numeru PESEL. Bo chociaż pracodawca przetwarza z mocy prawa wskazane dane osobowe, to trudno znaleźć uzasadnienie dla ich wykorzystywania we wspomnianej sytuacji. Czymś innym jest bowiem przetwarzanie tych danych w celu odprowadzenia składek do ZUS, a czymś innym zastosowanie przy działaniach wewnętrznych w przedsiębiorstwie. Jest to zwyczajnie proszenie się o problemy w przypadku awarii któregoś z systemów i bez najmniejszej potrzeby naraża pracodawcę na zarzut nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych. Zwłaszcza, że bez trudu zamiast numeru PESEL można zastosować np. inny firmowy numer identyfikacyjny. 

Podstawa prawna

  • Art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
  • Art. 221 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
  • Art. 221a § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
  • Art. 221a § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy

RODO w firmie – zobacz odpowiedzi na pozostałe najczęściej zadawane pytania

Opublikowano: 28.04.2022 09:33
Poprawiono: 28.04.2022 10:30
Modyfikujący: Eryk Rutkowski
Udostępniający: Eryk Rutkowski
Autor dokumentów: