Pięć sposobów na automatyzację w biznesie i życiu

Nowoczesne technologie, wykorzystywane w umiejętny sposób, mogą stać się narzędziami czyniącymi z codziennych obowiązków zajęcia łatwe i przyjemne. Przedstawiamy zatem kilka przystępnych rozwiązań, które wprowadzają automatyzację życia i pracy zawodowej. 

Nowoczesne technologie, wykorzystywane w umiejętny sposób, mogą stać się narzędziami czyniącymi z codziennych obowiązków zajęcia łatwe i przyjemne. Przedstawiamy zatem kilka przystępnych rozwiązań, które wprowadzają automatyzację życia i pracy zawodowej. 

Po pierwsze: poddaj się automatyzacji

Warto zastanowić się nad czynnościami, które wykonujesz codziennie, klika razy w tygodniu lub w roku. Postaraj się wprowadzić automatyzację do swojego myślenia. Jeśli przyjdzie ci wykonać zadanie kolejny raz w danym dniu czy miesiącu, twoje działania będą sprawniejsze i szybsze.

Po drugie: rozpocznij poszukiwania

Istnieje wiele aplikacji, które umożliwiają mechanizację wykonywanych czynności. Na pewno przydatne tu będą:

• FileThisFetch – umożliwia automatyczne i bezpieczne importowanie dokonanych przelewów bankowych do programu Evernote, gdzie są one katalogowane i dostępne do wglądu o każdej porze. Na polskim rynku z powodzeniem działa Kontomierz.pl. Jest to pomocnik w zarządzaniu pieniędzmi i planowaniem wydatków. Automatycznie przypisuje transakcje do poszczególnych kategorii i pozwala na ich szybkie wyszukiwanie.

• IFTTT – w zależności od opisanych warunków, np. adres nadawcy lub słowa kluczowe, można określić jakie działanie ma zostać wykonane – automatyczne pobranie załączników, przeniesienie listu do odpowiedniego folderu, przeadresowanie, wysłanie autodpowiedzi itp.  W Polsce jak dotąd nie pojawił się żaden start-up, który byłby odpowiednikiem dla IFTTT. Istnieje jednak TelTel – narzędzie służące masowemu wysyłaniu wiadomości tekstowych i dźwiękowych. Ta sama informacja może trafić za jednym razem do wielu odbiorców, powiadamiając ich o terminach spotkań, ofercie szkoleń lub zapraszając na konferencje. TelTel na pewno będzie przydatny firmom, którym zależy na promocji produktów.

• WappWolf - integruje najczęściej używane narzędzia, np. Dropbox i Google. Pozwala na wybór folderów, w których automatycznie dokonywane są określone czynności, np. odrzucanie plików albo ich bezpośrednie wysyłanie, konwersja dokumentów do formatu PDF, zmiany rozmiarów obrazów przesyłanych na Facebooka. Niestety, w Polsce nie pojawił się jeszcze żaden odpowiednik WappWolf.

• CardMunch – mobilna aplikacja LinkedIn służąca do wykonywania zdjęć wizytówkom, importowaniu kontaktów i wysyłaniu zaproszeń. Polski odpowiednik, serwis Goldenline, również doczekał się swojej aplikacji na Windows Phone. Oferuje ona dostęp do niemal wszystkich funkcji portalu – wyszukiwarki ofert pracy, edycji profilu, otrzymywania powiadomień o wiadomościach itd.

• Veritrope.com – wykorzystywana w systemie Mac do katalogowania zasobów, w tym folderów i mediów,

• Do It Again – służy automatycznemu wykonywaniu czynności w systemie Windows, np. tworzeniu kopii zapasowych zdjęć lub powiadamianiu o nowych wiadomościach na skrzynce mailowej. Komputer wykonuje zadania na zlecenie użytkownika. Może być to jedna czynność lub cały ich szereg. Najpierw należy nagrać kliknięcia myszką i przyciski klawiaturą podczas wykonywania poszczególnych zadań. Następnie komputer automatyzuje czynność i odtwarza zarejestrowane ruchy użytkownika.

Oczywiście są to jedynie przykłady. Rynek aplikacji umożliwiających automatyczne wykonywanie czynności jest naprawdę bogaty, zatem jest z czego korzystać.

Po trzecie: jak korzystać z wybranej aplikacji? Wykorzystaj to, co masz!

Wybierz aplikację, przykładowo IFTTT i pozwól jej przez jakiś czas organizować twój plan dnia. Zaoszczędź minuty na codziennym sprawdzaniu prognozy pogody w sieci, zdając się na SMSowe informacje na ten temat. IFTTT wraz z programem Evernote, umożliwia też odczytywanie i wysyłanie postów na portale internetowe. Równie interesująca opcją jest tworzenie i wprowadzanie do systemu własnych, automatycznych czynności.

Po czwarte: przez filtr do skrzynki

Używanie filtrów w skrzynce mailowej pomaga dbać o porządek w wiadomościach i ułatwia organizację pracy. Maile segregowane są w kolejności odpowiadającej ich priorytetowi i tak przesyłane np. na telefon. Można zatem od razu przejść do odczytywania wiadomości najważniejszych. Ponadto filtry zapewniają doskonałą ochronę antyspamową. 

Po piąte: pomoc potrzebna od zaraz

Choć wydaje się to nieco dziwne, posiadanie wirtualnego asystenta ma wiele zalet.  Serwis TaskRabbit oferuje wysyłanie pomocników, którzy mogą odciążyć cię od obowiązków domowych. Przykładowo, dzięki witrynie Saymmm.com zintegrowanej z Evernote, twoja lista zakupów automatycznie trafia do asystentów z TaskRabbit, którzy wykonują zlecenie. Mogą oni również odbierać twoje telefony, zająć się ogrodem lub zaopiekować domem podczas twojej nieobecności. 

W Polsce również mamy dostępne e-usługi pozwalające nam na automatyzację życia. Można wspomnieć tu o serwisie Plan2Go.pl. Odpowiada on za rezerwację usług turystycznych z noclegami, stworzeniem szczegółowego planu pobytu w danej miejscowości, bazą dostępnych atrakcji turystycznych, i mapami alternatywnych tras przejazdu. Z kolei AIMed oferuje TeleUsługi Zdrowotne, czyli automatyczne udzielanie informacji o usługach medycznych i farmaceutycznych. W krótkim czasie można dowiedzieć się gdzie znajdują się najbliższe placówki ochrony zdrowia, w jakich godzinach dyżurują apteki i dokonać rezerwacji wizyty lekarskiej

Natomiast serwis Jakie Studia jest doskonałą opcją dla osób wybierających się na uczelnie wyższe. Automatycznie porównuje on programy szkół – oferty studiów licencjackich, magisterskich, doktoranckich, MBA i innych studiów podyplomowych, a także kursów i programów szkoleniowych.

Źródło: http://techcocktail.com/5-ways-automate-small-business-life-2012-06#.T83kq8UXT1U

http://www.web.gov.pl/aktualnosci/19_1689_piec-sposobow-na-automatyzacje-w-biznesie-i-zyciu.html