1. Traktatową podstawą działalności Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich  są art. 24 i 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz statut Rzecznika. Rzecznik jest mianowany po każdych wyborach przez Parlament Europejski na czas jego kadencji. W przypadku, gdy osoba pełniąca przedmiotowy urząd przestała spełniać warunki konieczne do wykonywania obowiązków lub, gdy dopuściła się poważnego uchybienia, może zostać odwołana z inicjatywy Parlamentu przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości. Kadencja Rzecznika kończy się w momencie zakończenia kadencji Parlamentu oraz w przypadku, gdy Ombudsman sam złoży rezygnację. Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich może być jedynie obywatel Unii Europejskiej posiadający pełnię praw cywilnych i politycznych, jak również uprawnienia do sprawowania najwyższych funkcji sądowych lub pełnienia funkcji Ombudsmana w państwie członkowskim, którego jest obywatelem. Swoją osobą powinien gwarantować pełną niezależność w sprawowaniu funkcji.

Naczelną regułą działalności Rzecznika jest zasada niezależności. Zgodnie z postanowieniami art. 228 Traktatu, Rzecznik Praw Obywatelskich jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Wykonując te obowiązki nie zwraca się o instrukcje ani nie przyjmuje instrukcji od nikogo. Rzecznik Praw Obywatelskich nie może, w trakcie swojej kadencji, podejmować żadnej innej działalności zawodowej, odpłatnej lub nieodpłatnej.

Zakres podmiotowy prawa skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich został określony bardzo szeroko i obejmuje:

Skarga może być przekazywana Ombudsmanowi bezpośrednio lub też za pośrednictwem deputowanego do Parlamentu Europejskiego (co w praktyce jest rzadko spotykane). Warto w tym miejscu wspomnieć, iż Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może, w przypadku, gdy uzna to za uzasadnione, przeprowadzać kontrole także z własnej inicjatywy. Obejmuje to sytuacje, gdy w swojej praktyce Ombudsman dostrzeże przejawy złego zarządzania w działalności instytucji Wspólnot, jak również, gdy zostanie o tym poinformowany przez inne podmioty, w tym i te, które nie posiadają uprawnienia do składania skargi. W taki pośredni sposób więc prawo skargi mają również osoby fizyczne i prawne, które nie zamieszkując na terenie Unii, ani nie mając tam siedziby mają kontakt z instytucjami Wspólnot Europejskich.

Przedmiotem skargi może być złe zarządzanie (ang. maladministration ) zaistniałe w działalności instytucji wpólnotowych, z wyjątkiem Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości oraz Sądu Pierwszej Instancji sprawujących funkcje sądownicze. Nie jest jednoznacznie ustalone, jaki jest zakres przedmiotowy terminu "złe zarządzanie". W świetle poglądów Rzecznika poprzedniej kadencji obejmuje ono działanie instytucji lub organów Wspólnoty, które pozostaje w sprzeczności z postanowieniami Traktatów oraz innych aktów prawa wspólnotowego, jak również jest pogwałceniem zasad prawa europejskiego ustalonych przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości i Sąd Pierwszej Instancji. W praktyce za przykład złego zarządzania uważa się nieprawidłowości proceduralne, nadużycie władzy, dyskryminację, przewlekłość postępowania, czy też odmowę udzielenia informacji. Poza zakresem zainteresowania Ombudsmana pozostają więc kwestie działalności organów państw członkowskich, nawet w sytuacji, gdy stan faktyczny lub prawny związany jest z wykonywaniem prawa wspólnotowego. Jak wykazuje analiza działalności Rzecznika, największa ilość skarg dotyczy działalności Komisji Europejskiej (66%), w nieporównywalnie mniejszym stopniu Parlamentu Europejskiego oraz Rady. Najwięcej skarg składanych jest przez obywateli Niemiec, Hiszpanii, Polski (270 skarg), Francji oraz Belgii.

Wobec braku przepisów traktatowych, w statucie Ombudsmana określono wymagania formalne składania skarg przez uprawnione podmioty. Skargi powinna zawierać informację o przypadku złego zarządzania, jak również dane osoby, która skargę składa. Ponadto skarga powinna zostać złożona w terminie dwóch lat od momentu, w którym podmiot skarżący dowiedział się o zaistnieniu sytuacji będącej przedmiotem skargi.

Zgodnie z postanowieniami art. 228 Traktatu,  Rzecznik przeprowadza kontrole, które uważa za uzasadnione (...) z wyjątkiem przypadków, gdy zarzucane fakty są lub były przedmiotem postępowania sądowego. W przypadku, gdy Rzecznik uzna skargę za dopuszczalną wszczyna postępowanie wstępne, a następnie zwraca się o opinię do instytucji, której działanie (lub jego brak) jest przedmiotem skargi. Działanie Rzecznika kreuje obowiązek odpowiedzi na jego wniosek w terminie trzech miesięcy; jest to tzw. wstępna opinia (ang. preliminary opinion). Jest ona następnie przekazywana skarżącemu, który w terminie jednego miesiąca ma prawo zgłosić swoje ewentualne zastrzeżenia. Na tym etapie postępowania Rzecznik może je w uzasadnionych przypadkach zakończyć, np. w sytuacji, gdy działanie podjęte przez instytucję objętą skargą jest wystarczające z punktu widzenia interesu osoby wnoszącej skargę. Jeżeli jednak dotychczasowy rezultat postępowania nie jest satysfakcjonujący Rzecznik podejmuje dalsze działanie. W określonych przypadkach może przedstawić projekt rekomendacji jak przedmiotowa sprawa powinna być rozwiązana. Takie działanie Rzecznika kreuje obowiązek organu przeciwko któremu złożono skargę udzielenia szczegółowej opinii w terminie trzech miesięcy. Końcowym etapem postępowania jest złożenie przez Rzecznika szczegółowego raportu z postępowania Parlamentowi Europejskiemu.

2. W ostatnich latach zwiększyła się liczba wnoszonych skarg - w 2008 r. było ich  już 3.406, a Rzecznik wszczął 296 dochodzeń. W blisko 80% rozpatrywanych spraw Rzecznik mógł udzielić skarżącemu pomocy, bądź przez przeprowadzenie dochodzenia, bądź przez przekazanie sprawy właściwemu organowi lub udzielenie skarżącemu informacji do jakiego organu powinien się zwrócić.

3. Obecnie urzędującym Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich jest obywatel Grecji Nikiforos Diamandouros, który został wybrany na to stanowisko po raz drugi 20 stycznia2010 r. Na stronie interntowej Rzecznika (http://www.ombudsman.europa.eu/home.faces) można znaleźć dalsze informacje dotyczące jego działalności oraz sposobu złożenia skargi wraz z wzorem formularza.

Aktualizowała: Justyna Kulawik

08.03.2010