Gdzie po poradę...

Jeszcze przed rozpoczęciem konkretnych działań dobrze jest udać się do firm i instytucji, które udzielają bezpłatnych porad dotyczących zakładania własnej działalności gospodarczej. Często są to organizacje non profit zajmujące się przedsiębiorczością lub prywatne firmy korzystające ze środków unijnych, a w zamian świadczące bezpłatne usługi z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej. Zwykle współpracują one z wydziałami ds. przedsiębiorczości i rozwoju regionalnego przy urzędach miast i hrabstw, podejmując wiele wspólnych inicjatyw. Nieocenione staje się wówczas korzystanie z bezpłatnych warsztatów, podczas których krok po kroku omawiane są procesy zakładania i prowadzenia własnej firmy. Na takich szkoleniach, często kilkudniowych, poznaje się wszystkie dokumenty potrzebne do prowadzenia firmy, uczy pisać biznesplan oraz zagłębia się w bilans zysków i strat.

Zarówno urzędy miast, jak i organizacje pozarządowe prowadzą punkty konsultacyjno-informacyjne dla przyszłych przedsiębiorców, dlatego przed rozpoczęciem konkretnych działań można w nich uzyskać wiele fachowych porad, w tym pomoc w badaniu rynku zbytu i konkurencji na danym obszarze. Urzędy miast udzielają także informacji odnośnie powierzchni użytkowych do wynajęcia od miasta, a także gruntów i wszelkich pozwoleń wymaganych do otworzenia własnej firmy. Często organizacje pozarządowe, ściśle współpracując ze sobą, mają dostęp do informacji dotyczących finansowania, a więc bezzwrotnych pożyczek, grantów i dotacji na daną działalność. Rozpoczynając działalność gospodarczą na konkretnym obszarze (np. takim, który miasto planuje rozwinąć), otrzymamy na nią specjalne fundusze.

Innym przykładem są organizacje, które czerpiąc z funduszy UE, wypłacają wynagrodzenia dla osób bezrobotnych rozpoczynających własną działalność lub samotnych matek czy też ludzi po 50. roku życia (takie działania oferowały firmy na terenie Walii - European Social Fund; Objective 3). Warto dodać, że procedura taka nie opierała się na długotrwałej aplikacji, ale na przedstawieniu biznesplanu oraz potwierdzeniu rejestracji w urzędzie zatrudnienia (Jobcentre Plus). Kolejna oferta, z której warto skorzystać, to bezpłatne szkolenia organizowane przez Inland Revenue (urząd podatkowy). Są one przeznaczone dla wszystkich przyszłych przedsiębiorców i oferują bogaty zakres tematyczny kursów, w tym rozliczanie podatków. Na kilkugodzinnych warsztatach dowiedzą się Państwo, co i jak można odpisać od podatku, jak wypełnić roczne zeznanie podatkowe w formie papierowej i on-line, jakie są progi podatkowe oraz jak prowadzić działalność zgodnie z przepisami obowiązującymi w Zjednoczonym Królestwie.

Miejsce na biznes...

Gdy już mamy pomysł na biznes oraz przeprowadzone badania rynkowe dotyczące naszego produktu lub usługi, należy zadbać o lokal, a także odpowiednie zabezpieczenie finansowe potrzebne na start.

Lokal jest kluczowym elementem, gdyż wielu rodaków zmuszonych jest do rezygnacji ze świetnie przygotowanych pomysłów z powodu opóźnień w jego wynajęciu. Mamy do wyboru trzy możliwości: skorzystanie z usług agentów nieruchomości (estate agents), wynajęcie lokalu od urzędu miasta lub od prywatnego właściciela. Najbezpieczniejsze jest oczywiście wynajęcie od urzędu, ale nie zawsze dysponuje on poszukiwanymi powierzchniami w odpowiednim dla nas miejscu. Agencje nieruchomości mają zwykle wiele propozycji, jednak wymagają złożenia kompletu dokumentów, potwierdzenia naszych zarobków, biznesplanu i bardzo często minimum 3-letniego pobytu na Wyspach. W razie wynajmu lokalu od agencji lub osoby prywatnej zaleca się skorzystanie z porady prawnika, który sprawdzi wszystkie dokumenty i ich zgodność ze stanem faktycznym. Zdarzało się bowiem, że klienci nie byli informowani o ukrytych mankamentach albo brakach uniemożliwiających dalsze prowadzenie działalności w wybranym przez nich punkcie.

Ceny porad prawnych są zróżnicowane, jednak podstawową obsługę prawną, np. przy sporządzeniu aktu wynajmu czy zakupu, można znaleźć już za 100 funtów. Istnieją strony internetowe z niedrogimi wzorami podstawowych dokumentów prawnych, w tym umów, które można ściągnąć w cenie nawet 5 funtów, wtedy koszty prawne zmniejszają się o kolejnych kilkadziesiąt funtów. Przy okazji wybierania lokalu należy zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi prowadzenia konkretnych usług, np. salonu fryzjerskiego, gdyż nie zawsze można uzyskać zgodę na dokonanie zmian w pomieszczeniu, jeśli umowa na wynajęcie została już podpisana. Sprawdzamy wówczas tzw. planning permission (czyli rodzaj zezwolenia na prowadzenie danej działalności i związanej z nią zmiany - np. instalacji wodnej, elektrycznej itp.).

Nie wolno zapominać o ubezpieczeniach i już wcześniej porównać ceny w firmach brokerskich. Obowiązkowo należy wykupić tzw. public liability insurance, czyli rodzaj naszego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, a więc obejmującego wszystkie nieszczęśliwe wypadki na terenie naszej firmy, od poślizgnięcia się klienta po uszkodzenie jego mienia. To pokrywa wszelkie koszty związane z opłatami sądowymi lub też pobytem w szpitalu. Dotyczy to także sytuacji, gdy firma jest ulokowana w domu.

Zaplecze finansowe...

Jeżeli nie przysługują nam żadne granty ani bezzwrotne dotacje, zostaje nam wizyta w banku. Powinniśmy sprawdzić wszystkie oferty na rynku i wybrać opcję najkorzystniejszą dla naszej działalności. Najlepiej skorzystać z oddziału, w którym prowadzimy rachunek oszczędnościowy, co ułatwi nam ewentualne negocjacje i sprawdzenie historii kredytowej. Historia kredytowa jest sprawdzana w systemie punktowym, pomaga zatem posiadanie karty kredytowej i spłacanie na czas wszelkich kredytów oraz zobowiązań, brak debetów oraz liczne transakcje finansowe. Banki mają zwykle oddzielnych konsultantów do obsługi przedsiębiorców, wydają nawet poradniki dotyczące biznesplanów. Biznesplan to podstawowy dokument wymagany w banku i na jego podstawie zostaną ocenione możliwości utrzymania się naszej firmy na rynku, tym samym od niego zależy udzielenie pożyczki. W Wielkiej Brytanii istnieje możliwość skorzystania z pomocy inwestorów handlowych, takich jak Finance Wales, który może na przykład udzielić nam części pożyczki, o niskim oprocentowaniu i korzystnych warunkach spłaty, na podstawie potwierdzenia o udzieleniu pierwszej części pożyczki z banku oraz biznesplanu.

Biznesplan na dobry początek...

Potencjalni inwestorzy czy instytucje udzielające nam kredytów, pożyczek, a także wynajmujący lokal będą z pewnością chcieli się przyjrzeć dobrze sporządzonym biznesplanom. Tak naprawdę nie ma recepty na doskonały biznesplan, ale są pewne wskazówki, które pomogą zwrócić uwagę na jego istotne części. Będzie to wyszczególnienie personelu i zadań mu przypisanych, badania marketingowe ukazujące, jak nasz produkt czy usługa wpasują się w rynek, potencjalni klienci i konkurenci. Dodatkowo ważne są informacje na temat planu marketingowego, to, jak zamierzamy wypromować nasz produkt lub usługę, oraz kluczowe dane dotyczące finansów, przewidywany bilans zysków i strat, zarządzanie wydatkami, planowanie i kontrola zaopatrzenia.

Rejestracja działalności gospodarczej...

Mając już zaplecze finansowe i odpowiedni lokal, możemy rozpocząć gromadzenie reszty dokumentacji. Zakładając, że nie musimy się ubiegać o koncesje ani licencje (na sprzedaż alkoholu lub choćby prowadzenie taksówki), możemy rozpocząć działania. Na rejestrację działalności mamy 3 miesiące od momentu jej rozpoczęcia. Po upływie tego terminu możemy dostać karę pieniężną. W tym czasie zgłaszamy się do urzędu podatkowego, gdzie wypełniamy formularz rejestracyjny i deklarujemy formę płacenia składek na ubezpieczenie. NICs - National Insurance Contributions, może występować w kilku kategoriach. Najczęściej przedsiębiorcy płacą tzw. Class 2 (płatne miesięcznie lub kwartalnie). Wyliczane są wówczas cotygodniowe stawki w wysokości około 2,30 funta za 2008/09. Można je opłacać stałym zleceniem bankowym (tzw. direct debit). Dodatkowo wyróżniamy jeszcze Class 4, dla przedsiębiorców, którzy uzyskali pewne przychody w roku podatkowym i są one wyliczone na podstawie rocznego zeznania (tax return form). Po kilku tygodniach od momentu rejestracji otrzymamy pocztą numer identyfikacji podatkowej, na który będziemy się powoływać przy korespondencji, zapytaniach i w rozliczeniu podatkowym.

Podatki...

Okres rozliczenia podatkowego w Wielkiej Brytanii obejmuje czas od 6 kwietnia jednego roku do 5 kwietnia roku następnego i za ten okres deklarujemy nasze dochody. Przy tym na wypełnienie brytyjskiego odpowiednika zeznania podatkowego mamy czas do stycznia (kolejnego roku), jeśli wypełniamy je on-line, lub do końca października, jeśli składamy je w urzędzie osobiście. Przykładowo za rok 2008/2009 musimy rozliczyć się do października 2009 lub stycznia 2010 r. (on-line).

Przy wyliczaniu podatku do zapłacenia należy pamiętać o zmieniającej się kwocie wolnej od podatku, tzw. personal allowance, która do września 2008 roku wynosiła 5,435 funta.

Warto pamiętać, że po przekroczeniu rocznej kwoty sprzedaży w wysokości 64 tys. funtów mamy obowiązek rejestracji w VAT i procedury rozliczeń są wówczas nieco inne. Jeśli chodzi o rozliczenia podatku, to urząd podatkowy zachęca do rozliczeń on-line. Można je wykonywać po zarejestrowaniu się w specjalnym systemie gateway. Po otrzymaniu PIN-u i kodu mamy możliwość wprowadzania danych i uzupełniania swojego rozliczenia nawet przez kilka miesięcy. Co więcej, dostęp do swoich danych mamy przez cały czas, a po zatwierdzeniu i wysłaniu ostatecznej wersji dokumentu możemy także zapłacić automatycznie wyliczony przez komputer podatek, przelewając pieniądze ze swojego konta.

Status prawny firmy...

W Wielkiej Brytanii mamy kilka możliwości prowadzenia działalności gospodarczej. Najbardziej powszechną wśród polskich emigrantów, także ze względu na niewiele formalności, jest tzw. Sole trader (firma jednoosobowa) - nie wymaga się wówczas wniesienia żadnych opłat rejestracyjnych, i choć nie dzielimy się zyskiem z partnerami, to ponosimy odpowiedzialność za straty firmy. Nasze zyski są opodatkowane jako dochód i podlegamy obowiązkowi złożenia rocznego zeznania podatkowego. Odprowadzamy także ustaloną stawkę na ubezpieczenie Class 2 lub 4 National Contributions.

Kolejne formy prowadzenia działalności gospodarczej to:

Partnership - przy tej formie dwie lub więcej osób dzieli ryzyko, koszty i odpowiedzialność wynikającą z prowadzenia firmy, partnerzy nie mają odrębności prawnej, choć gdy jeden z nich umiera, rezygnuje lub bankrutuje, umowa musi być rozwiązana. Jest to zatem rodzaj odpowiadający naszej spółce cywilnej.

W tym wypadku każdy z partnerów rejestruje się jako samozatrudniony, dodatkowo warto spisać umowę o partnerstwie. Partnerzy muszą wypełnić roczne zeznanie podatkowe dla HM Revenue&Customs (HMRC) indywidualnie i jako firma. Każdy ma swój udział w zyskach firmy i jest opodatkowany na podstawie zysków ze swoich udziałów. Podobnie jak w poprzednim przypadku (sole trader) partnerzy podlegają obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenie Class 2 lub 4. Wierzyciele mogą sobie rościć prawo do osobistych dóbr partnerów, w razie gdy ci stają się niewypłacalni.

Limited liability partnership - to forma prawna przedsiębiorstwa, w którym odpowiednia liczba udziałowców lub podmiotów z ograniczoną odpowiedzialnością dzieli ryzyko, koszty i odpowiedzialność, a także zyski pochodzące z biznesu. Różnica polega na tym, że partnerzy odpowiadają do kwoty, którą zainwestowali w firmę, a także do wysokości świadczeń (osobistych gwarancji), które wnieśli jako kapitał do spółki. To z kolei oznacza pewną ochronę, gdyby przedsiębiorstwo miało popaść w kłopoty. Każdy z udziałowców musi zarejestrować się jako self-employed, a przynajmniej dwóch partnerów musi być wyznaczonych jako członkowie z większą odpowiedzialnością prawną. Aby zapoznać się z przepisami w tym zakresie, należy skorzystać ze strony internetowej Companies House (rodzaj naszego urzędu rejestrowego). W tym wypadku każdy z udziałowców ma obowiązek złożenia zeznania podatkowego indywidualnie oraz jako firma, a dodatkowo dokumenty rachunkowe muszą być wypełnione dla Companies House wraz z uiszczeniem odpowiedniej opłaty (formularz LLP363 do pobrania ze strony Companies House). Członkowie spółki płacą podatek i ubezpieczenie na podstawie własnych udziałów z zysków firmy.

Limited liability companies - w tym wypadku finanse firmy są oddzielone od osobistych finansów jej właścicieli. Udziałowcami mogą być osoby indywidualne lub podmioty gospodarcze. Nie odpowiadają one za długi firmy, choć może się zdarzyć, że udziałowcy lub osoby je prowadzące będą musieli poświadczyć pożyczkę udzieloną firmie. W przypadku tej formy osobowości prawnej firmy należy zapoznać się z Companies Act 2006, który dokładnie mówi o zmianach i obowiązkach dla przedsiębiorców.

Podgrupy, które wyróżniamy w tej strukturze, to:

• private limited companies,
• public limited companies,
• private unlimited companies.

Warto pamiętać, że w trzech wymienionych wyżej przypadkach firma musi być zarejestrowana w Companies House. Dodatkowo w przypadku public limited companies finanse mogą pochodzić z udziałów, pożyczek oraz zysków zatrzymanych, a kapitał firmy - ze sprzedaży akcji.

Księgi finansowe firmy (dotyczy wszystkich limited liabilities companies) muszą być wypełniane z Companies House przed upływem obowiązującego terminu, a konta audytowane raz w roku. Zyski firmy są dystrybuowane pomiędzy akcjonariuszy w postaci dywidendy, z wyjątkiem kapitału zakładowego potrzebnego do obrotu. W limited liability companies udziałowcy nie są indywidualnie odpowiedzialni za długi firmy.

W Wielkiej Brytanii możemy się również spotkać z franczyzą (Franchize), której główną zaletą jest to, że korzystamy z sukcesu znanej już firmy, posługując się jej marką. Niestety, nasza wolność jest ograniczona przez warunki umowy. Dodatkowo franczyzobiorca często musi płacić franczyzodawcy część kwoty ze swoich obrotów - co zmniejsza całkowity zysk.

Ostatnią już formą wartą nadmienienia jest Social Enterprises, czyli organizacje, które są powołane do działania ze względów społecznych i reprezentują stale rosnącą ostatnio liczbę przedsiębiorstw w Wielkiej Brytanii. Zyski z prowadzenia takiej działalności są reinwestowane w firmę i pozwalają na jej dalszą egzystencję. Mogą to być zarówno towarzystwa mieszkaniowe, jak i centra rekreacyjne. 

O biznesie w skrócie...

Prowadzenie działalności gospodarczej jest dla osoby fizycznej w Wielkiej Brytanii na pewno dużo łatwiejsze niż w Polsce. Działalność jako sole trader lub partnership zarejestrujemy w jeden dzień, a co najważniejsze, nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi opłatami. Do dyspozycji mamy nie tylko wiele bezpłatnych i fachowych porad odnośnie zakładania i prowadzenia własnej firmy, ale także sporo bezpłatnych usług. Jeśli skorzystamy z darmowych wskazówek, to znajdziemy także dostęp do wielu bezpłatnych usług, jak drukowanie wizytówek, zamieszczanie ogłoszeń na specjalnym branżowym portalu czy też projektowanie prostej strony internetowej. Takie usługi oferuje wiele firm konsultingowych korzystających z bezpłatnych środków unijnych lub też urzędów miast wspierających lokalną przedsiębiorczość, wystarczy zapukać do właściwych drzwi.

W Wielkiej Brytanii dużą popularnością cieszą się usługi, które są kierowane z domu. Wiele dobrze prosperujących firm zarejestrowanych jest jako tzw. working from home lub też firmy mobilne (mobile hairdresser, painting&decorating, window cleaner, a nawet porady prawne i biznesowe). Jakość świadczonych w ten sposób usług nie jest gorsza, a oszczędzając na wynajmie lokalu, właściciele mogą konkurować ceną. Taka forma prowadzenia działalności jest opodatkowana w ten sam sposób i wymaga tych samych procedur rejestracyjnych, w zależności od wybranej formy osobowo-prawnej.

Warto zatem podjąć ryzyko i zainwestować swój czas w opracowanie dobrego pomysłu na prowadzenie własnej firmy. Już dziś wielu przedsiębiorczych Polaków zbiera owoce z prowadzenia własnej firmy na Wyspach.

Artykuł napisany na podstawie doświadczenia zawodowego zdobytego w ramach pracy dla Ethnic Business Support Programme (EBSP) jako Business Support Officer, w latach 2006-2008. Podstawą dla części dotyczącej rodzajów osobowości prawnej są dokumenty upowszechniane przez Businesslink. Opisane procedury dotyczą rejestracji i zakładania jednoosobowej firmy (selfemployment) oraz partnership, które nie mają osobowości prawnej ani obowiązku rejestracji w Companies House.

Przydatne strony: www.hmrc.gov.uk, www.britishchambers.org.uk, www.businesslink.gov.uk, www.companieshouse.gov.uk.

Dagmara Florczak

Artykuł został opublikowany w kwietniowo-majowym Biuletynie Euro Info 2009. Jeżeli zainteresował Cię ten artykuł zapraszamy do prenumeraty.