Pomimo rosnącej świadomości prawnej wśród polskich przedsiębiorców niektórzy z nich w dalszym ciągu sami starają się sporządzać stosowne umowy, zapominając, że każdy, nawet najmniejszy zapis może mieć ogromne znaczenie dla stosunków z kontrahentem i w razie wystąpienia ewentualnego sporu z kontrahentem może oszczędzić pieniądze firmy. Dotyczy to przede wszystkim zapisów związanych z prawem właściwym dla umowy, jurysdykcją krajową oraz klauzul pozwalających na zabezpieczenie płatności lub prawidłowego wykonania umowy.

Niezbędne elementy umów międzynarodowych  

Wybór prawa właściwego

Każdy stosunek prawny mający w sobie tzw. element międzynarodowy (obcy) podlega określonemu prawu właściwemu. Jeżeli sami nie zadbamy o to, aby dla naszej umowy wybrać najbardziej nam znany polski porządek prawny, to możemy zostać negatywnie zaskoczeni przy pierwszej sytuacji kryzysowej z naszym międzynarodowym kontrahentem.  

Wybór prawa, któremu będzie poddana nasza umowa, ma bardzo istotne znaczenie. Często szczególny i skomplikowany charakter transakcji międzynarodowej powoduje, że wybór statutu kontraktowego najbardziej odpowiadającego stronom pozwala uniknąć wielu ewentualnych problemów. Brak wyboru prawa będzie prowadzić do podporządkowania kontraktu prawu państwa zgodnie z treścią norm kolizyjnych[1], które nie zawsze mogą wskazać prawo polskie. Reguły wskazujące, które prawo jest właściwe dla zawartych umów, określają obecnie w Polsce: konwencja rzymska z 1980 roku o prawie właściwym dla zobowiązań umownych oraz przepisy ustawy Prawo prywatne międzynarodowe z dnia 12 listopada 1965 roku. Przepisy tych aktów będą miały zastosowanie w zależności od tego, kto zostanie naszym kontrahentem. W razie gdy kontrahentem będzie podmiot z terenu Unii Europejskiej, zastosowanie będzie miała konwencja. Natomiast gdy kontrahent pochodzi z innego kraju, będziemy stosować przepisy ustawy. Taki stan rzeczy będzie obowiązywał do 17 grudnia 2009 roku, potem wszystkie umowy, obecnie podlegające konwencji, będą podlegać rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady nr 593/2008 (Rzym II). Wybór prawa ma jeszcze wiele innych zalet. Pozwala stronom osiągnąć znaczny stopień pewności prawnej, przynajmniej co do właściwości dla danego stosunku. Co więcej, strony zyskują możliwość dostosowania zawieranej umowy do wymagań wynikających z prawa, które w razie konfliktu interesów zostanie zastosowane przez organ rozstrzygający spór. W praktyce oznacza to, że strony, wiedząc, jakie prawo będzie miało zastosowanie, wiedzą, czego mogą się spodziewać bądź czego mogą się domagać. Nie zapominajmy bowiem, że każdy porządek prawny, pomimo wielu podobieństw, rządzi się swoimi zasadami.  

Wybór prawa powinien być wyraźny lub w sposób dostatecznie pewny wynikać z postanowień umowy lub okoliczności sprawy. Strony mogą dokonać wyboru prawa dla całej umowy lub tylko dla jej części. W takiej sytuacji, aby prawidłowo dokonać wyboru prawa, wystarczy w treści umowy zapisać: „Prawem właściwym dla niniejszej umowy jest prawo polskie".  

Oczywiście wybranym prawem niekoniecznie musi być prawo polskie. Zdarza się, że strony umów przy dużych transakcjach dokonują wyboru prawa państwa trzeciego. Jest to zazwyczaj kraj, na którego terenie znajduje się sąd arbitrażowy rozstrzygający spór. Najlepszym jednak rozwiązaniem dla polskich przedsiębiorców, z uwagi na koszty, jest wybór prawa polskiego.  

Na marginesie należy wspomnieć, że strony mogą uniknąć problemów ze stosowaniem wybranego prawa właściwego, umieszczając w umowach zapis na sąd polubowny (arbitrażowy) i upoważniając jednocześnie arbitrów do rozstrzygania sporów, które mogą wyniknąć w trakcie wykonywania umowy, w oparciu o zasady słuszności oraz przez rozszerzenie zakresu arbitrażu na uprawnienie do wykładni spornych postanowień, wypełniania luk oraz wyprowadzania stron z impasu powstałego podczas negocjacji.

Rozstrzyganie sporów

Do istotnych kwestii, które powinny zostać podjęte w trakcie ewentualnych negocjacji umowy międzynarodowej, należy także uzgodnienie odpowiedniego mechanizmu rozstrzygania sporów związanych z zawarciem, treścią i wykonaniem umowy. Uregulowanie tej problematyki w treści umowy pozwoli również uniknąć zbędnych kosztów i problemów, w szczególności gdy uda nam się wynegocjować sąd arbitrażowy lub powszechny w Polsce.  

Praktyka pokazuje, że spory pomiędzy kontrahentami powinny być rozwiązywane na początku w sposób polubowny - w drodze negocjacji, a następnie, gdy to nie przyniesie efektu, należy się zwrócić do sądu o rozstrzygnięcie sporu, co powinno być jednak traktowane jako ostateczne wyjście z sytuacji spornej zaistniałej pomiędzy kontrahentami. Jak już zostało wspomniane, jeżeli wybieramy organ rozstrzygający spór, to mamy dwa rozwiązania: sąd państwowy (w Polsce sąd powszechny) lub sąd arbitrażowy.  

Sąd arbitrażowy 

W praktyce powszechnie stosowane jest poddanie ewentualnych sporów pod rozstrzygnięcie przez sąd polubowny. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści. Postępowanie jest szybsze, tańsze (przy większych wartościach przedmiotu sporu), a sąd arbitrażowy rozstrzyga sprawę bez rozgłosu, choć formalnie z takim samym wynikiem. Wyrok sądu polubownego w swoich skutkach zostaje zrównany z wyrokiem sądu powszechnego. Co więcej, specyfika arbitrażu w większym stopniu sprzyja zażegnaniu sporu pomiędzy stronami i tym samym nie przekreśla ich dalszej współpracy. Egzekucja takich wyroków w sporach z podmiotami zagranicznymi, w razie wygranej za granicą, zapewniona jest dzięki konwencji nowojorskiej z 1958 roku, która ułatwia uznanie wyroku sądu polubownego.  

Minimalna wymagana prawem treść klauzuli może zawierać tylko dokładne oznaczenie sporu albo stosunku prawnego, z którego może wyniknąć. Taka najprostszą klauzulą jest wyrażenie: „Wszystkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy strony decydują się oddać pod rozstrzygnięcie sądu polubownego w [x]/przy [x]".

Strony oczywiście mogą wzbogacić tę minimalną treść, zapewniając sobie lepszą ochronę swoich interesów. Określają więc z reguły procedurę wyboru arbitrów, zakres ich kompetencji, regulamin i język procedury rozstrzygania oraz miejsce arbitrażu.  

Sądownictwo powszechne

Oprócz zapisów o wyborze sądu polubownego strony mogą także zadecydować o jurysdykcji sądów państwowych. Podmioty biorące udział w transakcji mogą dokonać wyboru kraju, którego sądy państwowe będą miały kompetencje do rozstrzygania ewentualnych sporów, jakie mogą wyniknąć w trakcie realizacji kontraktu. Wyboru mogą dokonać poprzez zawarcie tzw. umowy prorogacyjnej w zakresie jurysdykcji krajowej („prorogatio iurisdictionis"), wyznaczając sądy danego państwa, jak również zawierając tzw. umowę derogacyjną („derogatio iurisdictionis"), w której wyłączą jurysdykcję sądów pewnego państwa.

Jeżeli strony tego nie uczynią, wówczas co do zasady będą miały zastosowanie przepisy - czy to wspólnotowe - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 44/2000 - jeżeli chodzi o kontrahentów z Unii Europejskiej, czy też przepisy umów międzynarodowych lub kodeksu postępowania cywilnego dotyczące międzynarodowego postępowania cywilnego.  

Klauzule rozstrzygania sporów są niezwykle ważne z punktu widzenia ochrony interesów kontrahentów. Pozwalają one nie tylko uniknąć ryzyka poniesienia dodatkowych, niepotrzebnych kosztów, lecz także umożliwiają dalszą współpracę partnerów handlowych. Należy jednak pamiętać o prawidłowym formułowaniu postanowień umownych w tym zakresie. W przeciwnym razie źle zredagowana klauzula, zwłaszcza arbitrażowa, może przynieść więcej problemów niż pożytku, np. może spowodować wydłużenie rozstrzygania sporu. Wybór prawa właściwego oraz wybór sądów właściwych do rozpoznawania ewentualnych sporów powstałych przy realizacji umów międzynarodowych ma fundamentalne znaczenie, co zostało podkreślone na początku niniejszego artykułu.  

Kiedy już się uda przeforsować zapisy o polskim prawie właściwym oraz polskim sądownictwie, niekoniecznie arbitrażowym, ważne jest uregulowanie takich instrumentów prawnych, które pozwolą na zabezpieczenie naszych płatności. Zostaną one omówione w dalszej części tego opracowania.  

Podstawowe aspekty zawierania umów z kontrahentami zagranicznymi

Przeprowadzenie transakcji handlowej z kontrahentem zagranicznym powinno obejmować nie tylko proces negocjacji warunków umowy. Negocjacje takie trzeba poprzedzić postępowaniem mającym na celu sprawdzenie kontrahenta. Dopiero po sprawdzeniu partnera podpisujemy z nim umowę. Należy przy tym zadbać, żeby w treści samej umowy, oprócz wspomnianych powyżej niezbędnych elementów, świadczenie, które mamy otrzymać, w szczególności zapłata, zostało tak zabezpieczone, aby nie było problemów z jego odzyskaniem.   

Sprawdzenie kontrahenta

Zawieranie umów z kontrahentami zagranicznymi wiąże się z większym ryzykiem niż zawieranie umów na rynku krajowym. Ryzykiem obarczone są w szczególności transakcje przeprowadzane z kontrahentami spoza Unii, np. z Azji. Porządek prawny krajów azjatyckich może zaskakiwać różnorodnością rozwiązań. Co więcej, ewentualna egzekucja świadczeń pieniężnych może się okazać bardzo trudna. Dlatego niezmiernie ważne jest nie tylko zabezpieczenie płatności w treści samej umowy, ale także odpowiednie sprawdzenie kontrahenta.  

Minimum staranności, jakim powinien wykazać się przedsiębiorca, jest sprawdzenie, czy podmiot rzeczywiście istnieje. Mówimy tu oczywiście o osobach prawnych lub innych podmiotach, które taką osobowość posiadają. W tym celu niezbędne będzie poproszenie o odpis z rejestru przedsiębiorców. Ważne jest, ażeby rejestr przedsiębiorców był prowadzony przez organy państwowe kraju, w którym ma siedzibę nasz potencjalny kontrahent. Z odpisu tego wynika zazwyczaj forma prawna przedsiębiorcy, są w nim też podane jego siedziba, kapitał zakładowy (jeżeli jest wymagany), osoby ją reprezentujące oraz sposób składania oświadczeń woli w imieniu przedsiębiorcy. Jest to minimalny zakres informacji o podmiocie, którymi powinien dysponować przedsiębiorca zamierzający rozpocząć współpracę.  

Osoby bardziej podejrzliwe mogą skorzystać z dodatkowych mechanizmów sprawdzenia potencjalnego klienta. Mogą się np. dowiedzieć, czy kontrahent należy do stowarzyszeń przedsiębiorców, izb gospodarczych (wówczas dodatkowe informację możemy uzyskać od takiego stowarzyszenia); mogą zlecić sprawdzenie kontrahenta wywiadowni gospodarczej; sprawdzić, czy na terenie danego kraju istnieją rejestry nierzetelnych dłużników i czy potencjalny kontrahent nie został w nich zarejestrowany itd. Aby uzyskać takie dane, należy się skontaktować z polskimi placówkami dyplomatycznymi, które mogą udzielić interesujących nas informacji gospodarczych bądź wskażą, gdzie takie informacje można znaleźć.  

Niewątpliwie jednym z najlepszych rozwiązań jest po prostu wizyta w zakładzie naszego kontrahenta. Pozwoli to nie tylko zapoznać się z przyszłym partnerem, lecz także, przy okazji, sprawdzić potencjał jego firmy.  

Należy pamiętać, że często stosunkowo niewielkie wydatki poniesione na koszty związane z uzyskiwaniem informacji o kontrahencie pozwolą zminimalizować ryzyko transakcji.   

Zabezpieczenie płatności 

Najlepszym rozwiązaniem byłoby oczywiście otrzymanie zapłaty przed wysłaniem towaru za granicę lub dokonanie zapłaty po otrzymaniu i sprawdzeniu towaru/usługi. Często jednak jest to niemożliwe nie tylko ze względu na postawę kontrahenta, lecz także z uwagi na specyfikę umowy. Należy wówczas skorzystać z różnych instrumentów prawnych, które pozwolą nam otrzymać należną zapłatę w terminie, a także zabezpieczą ją nawet w razie kłopotów finansowych naszego kontrahenta.   

Istnieje wiele bardziej lub mniej skutecznych instrumentów prawnych, których wprowadzenie nie tylko umożliwia zabezpieczenie płatności za spełnione przez nas świadczenie, lecz także stanowi czasami zabezpieczenie przy nienależytym wykonaniu umowy. Podane poniżej rozwiązania są przykładowe, najczęściej spotyka się je w obrocie. Od tych klasycznych modeli można zrobić wiele odstępstw, które pozwalają dostosować poszczególne umowy do konkretnego przypadku.   

Zastrzeżenie własności 

Jedną z form zabezpieczenia może być zastrzeżenie własności sprzedanej rzeczy. Instrument ten polega na tym, że wierzyciel, sprzedając jakąś rzecz, zastrzega sobie na piśmie, że to on jest jej właścicielem aż do chwili uiszczenia przez nabywcę określonej zapłaty. Instrument ten jest stosowany przy odroczonych płatnościach. Wierzyciel, chcąc z niego skorzystać, do treści umowy wprowadza prostą klauzulę o przykładowym brzmieniu: „Do czasu dokonania zapłaty za towar dostawca jest jego wyłącznym właścicielem".  

Jeśli kupujący nie zapłaci w określonym terminie, dostawca ma prawo żądać od kupującego zwrotu rzeczy lub wystąpić na drogę sądową o zapłatę. Jednak gdy skorzysta z tej drugiej możliwości, nie może się następnie domagać wydania od kupującego rzeczy. Dlatego też należy zawczasu się zastanowić, co dla wierzyciela będzie korzystniejsze - czy żądanie zapłaty na drodze sądowej, czy żądanie wydania rzeczy. Niewątpliwie mankamentem jest to, że rzecz jest w posiadaniu nierzetelnego kontrahenta, a samo jej odzyskanie również może przysporzyć sporo kłopotów.

Depozyt notarialny Celem zabezpieczenia płatności można skorzystać z depozytu notarialnego. Polega on na tym, że strony w trakcie negocjacji umawiają się, że dla zabezpieczenia płatności, przed popisaniem umowy, całość lub część kwoty stanowiącej cenę zostanie wpłacona na rachunek depozytowy notariusza. Natomiast w momencie podpisania umowy do jej treści wpisuje się oświadczenie wpłacającego, że w zamian np. za przeniesienie własności zwalnia środki na rzecz sprzedającego. Transakcja taka nie niesie więc żadnego ryzyka. Płatność odbywa się bowiem niejako automatycznie, z chwilą podpisania umowy.  

Kaucja gwarancyjna Kaucja gwarancyjna, inaczej zabezpieczająca, zwrotna, stanowi zabezpieczenie przyszłych roszczeń. Najczęściej tego typu zabezpieczenie jest stosowane w umowach o roboty budowlane. Inwestor w ten sposób zabezpiecza swoje ewentualne roszczenia z tytułu rękojmi za wady, a także z tytułu należytego wykonania prac w trakcie realizacji budowy oraz ewentualnego prawidłowego i terminowego usunięcia wad. Zazwyczaj kaucja jest zatrzymywana na rachunku inwestora. Stanowi ona część wynagrodzenia przysługującego wykonawcy z tytułu umowy. W obrocie stosowane są takie rozwiązania, że kaucja jest wypłacana po kilkunastu lub kilkudziesięciu miesiącach od wykonania umowy. Ponieważ nie ma obowiązku wpłaty kaucji na oprocentowany rachunek, wykonawca nie otrzyma odsetek. Dlatego warto w umowie umieścić zapis określający zwrot kaucji wraz z odsetkami.  

Gwarancja bankowa Gwarancja bankowa jest pisemnym zobowiązaniem banku dokonanym na zlecenie określonego podmiotu, że zaspokoi inny podmiot przyjmujący gwarancję. Warunki umowy gwarancji bankowej, jej wysokość, okres ważności są określone w liście gwarancyjnym. Ustala się je indywidualnie dla każdego klienta. Gwarancja bankowa może być bezwarunkowa, czyli płatna na pierwsze żądanie, lub też warunkowa, czyli wskazane są warunki, po których spełnieniu bank jest zobowiązany do zapłaty.  

Rachunek powierniczy

Rachunek powierniczy to rachunek, na którym mogą być gromadzone wyłącznie środki pieniężne powierzone posiadaczowi rachunku - na podstawie odrębnej umowy - przez osobę trzecią. Stronami umowy rachunku powierniczego są bank i posiadacz rachunku (powiernik). Umowa rachunku powierniczego określa warunki, jakie powinny być spełnione, aby środki pieniężne osób trzecich wpłacone na rachunek mogły być wypłacone posiadaczowi rachunku lub aby jego dyspozycje w zakresie wykorzystania tych środków mogły być zrealizowane.   Rachunek powierniczy stanowi zabezpieczenie odbiorcy przed utratą przekazanych na rzecz dostawcy środków finansowych w razie niewywiązania się dostawcy z warunków umowy. Gwarantuje też dostawcy otrzymanie środków finansowych od odbiorcy.   Podkreślenia wymaga to, że zgodnie z polskim prawem środki znajdujące się na rachunku powierniczym nie podlegają zajęciu w razie postępowania egzekucyjnego przeciwko posiadaczowi rachunku oraz podlegają wyłączeniu z masy upadłości w razie jego upadłości.   

Akredytywa[2]

Akredytywa jest formą rozliczeń bezgotówkowych pomiędzy firmami, stosowaną przy rozliczeniach transakcji handlowych zarówno w obrocie zagranicznym, jak i krajowym. Stosuje się ją zwykle, gdy zostają nawiązane stosunki handlowe z nowymi partnerami lub na nowych rynkach, a kontrahenci nie kontaktują się bezpośrednio, lub gdy istnieją obawy, że którakolwiek ze stron nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, lub gdy sytuacja polityczna, ekonomiczna i prawna kraju kupującego nie jest ustabilizowana, co może mieć niekorzystny wpływ na przebieg transakcji.   Transakcje transgraniczne są z reguły dużo bardziej skomplikowane niż transakcje krajowe. Tym samym niezbędne jest zabezpieczenie swoich interesów w taki sposób, aby przy ewentualnych kłopotach nie ponosić niepotrzebnych kosztów. Wbrew pozorom, pomoc prawnika przy zawieraniu takich umów jest dużo tańsza niż korzystanie z jego usług w późniejszym okresie.  

Mateusz Mrzygłód

aplikant radcowski

Kancelaria BSO Prawo & Podatki

Bramorski Szermach Okorowska we Wrocławiu

www.bramorski.pl

[1] Norma kolizyjna - jest to norma prawna, która wskazuje nam, prawo jakiego państwa będzie miało zastosowanie w konkretnej sytuacji, np. przy ocenie skutków prawnych zawarcia umowy;

[2] Więcej informacji o akredytywie znajduje się w wakacyjnym Biuletynie Euro Info 2009 [red.].

Artykuł został opublikowany we wrześniowym Biuletynie Euro Info 2009.