W sytuacji, kiedy jako szczęśliwi beneficjenci zostaniemy zaproszeni do podpisania umowy dotacji, przejrzyjmy raz jeszcze projekt i zastanówmy się, czy w harmonogramie rzeczowo-finansowym, który przedkładaliśmy do oceny, nie zaszły jakieś istotne zmiany.  

Pamiętajmy o tym, że projekt może ulec zmianom wobec pierwowzoru jedynie w aspektach niemających znaczenia dla jego oceny. W odniesieniu do harmonogramu rzeczowo-finansowego możemy go na etapie przygotowywania do realizacji inwestycji uaktualnić. Będzie nam wolno to robić także w trakcie realizacji procesu inwestycyjnego. Najważniejsze, aby ewentualnych przesunięć w harmonogramie rzeczowo-finansowym nie próbować ukrywać i na bieżąco informować o nich instytucję wdrażającą.  

Przed podpisaniem umowy

Każdy beneficjent przed podpisaniem umowy ma obowiązek uregulowania należności publicznoprawnych. W przypadku przedsiębiorców nie wystarczy wobec wpłacić pieniądze na konto lokalnych urzędów, urzędu skarbowego czy zakładu ubezpieczeń społecznych - należy także uregulować opłaty za gospodarcze wykorzystanie środowiska. Obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców korzystających ze środowiska (nawet tych, którzy tylko używają samochodu do celów służbowych) na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 grudnia 2004 r. w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska (DzU nr 279, poz. 2758).  

W przypadku dotacji na inwestycje beneficjenci mają obowiązek realizacji swoich projektów w zgodzie z Prawem ochrony środowiska - w szczególności w odniesieniu do OOŚ (postępowanie w sprawie oddziaływania na ochronę środowiska). 3 czerwca 2008 r. minister rozwoju regionalnego Elżbieta Bieńkowska podpisała istotny w tej dziedzinie dokument: Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych. Wytyczne te były skonsultowane z Komisją Europejską, która wyraziła zgodę na ich stosowanie. W wytycznych beneficjenci znajdą cenne wskazówki na temat postępowań administracyjnych w procesach inwestycyjnych. Pozwolą one beneficjentom na maksymalne zapewnienie zgodności realizacji inwestycji z wymaganiami dyrektyw unijnych.

Zgodnie z wszelkimi wytycznymi projekty niezgodne z prawodawstwem unijnym w tym zakresie nie będą mogły uzyskać dofinansowania. To dowodzi, że w sytuacji, kiedy potencjalny beneficjent nie przedstawi przekonujących dokumentów na temat wpływu inwestycji na środowisko - mimo wcześniejszego wyboru projektu - umowa o dofinansowanie nie będzie mogła być podpisana. W razie wątpliwości - należy przede wszystkim szczegółowo przeanalizować inwestycję pod kątem konieczności uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia. W tym celu każdy z beneficjentów powinien się zastanowić, czy zakres rzeczowy projektu nie wpisuje się w jedną z kategorii wymienionych w aneksie I II Dyrektywy Rady 85/337/EWG z dnia 27 czerwca 1985 r. w sprawie oceny skutków niektórych publicznych i prywatnych przedsięwzięć dla środowiska.

Pozwolenie na budowę - w przypadku inwestycji, które nie miały takiego dokumentu, obowiązek jego przedstawienia przed podpisaniem umowy będzie warunkował jej podpisanie. Pozwolenie na budowę jest związane z tematem poruszanym powyżej - czyli oddziaływaniem na środowisko. Otóż decyzje w zakresie pozwoleń na budowę powinny się w swojej treści odnosić do kwestii, czy przedłożony projekt budowlany jest zgodny z wymaganiami ochrony środowiska.  

Kiedy już jako szczęśliwi beneficjenci podpiszą Państwo umowę o dofinansowanie - proszę pamiętać o złotej zasadzie: umowy nie chowamy do szuflady, zapominając o jej istnieniu, ale dokładnie analizujemy wszystkie jej zapisy. W szczególności istotne będą takie informacje i obowiązki w niej zawarte, jak:

• Termin rzeczowej realizacji inwestycji (w szczególności termin zakończenia jej realizacji). Daty zawarte w umowie będą rzutowały na terminy ponoszenia kosztów kwalifikowanych - pamiętajmy, że koszty, aby mogły zostać uznane ostatecznie za kwalifikowane - muszą być ponoszone w odpowiednim dla naszego projektu przedziale czasowym - określonym w umowie o dofinansowanie.  
• Terminy składania wniosków o płatność oraz ostateczny termin końcowego rozliczenia inwestycji. Zgodnie z obecnie panującymi regułami - brak płatności w okresie sprawozdawczym nie zwalnia beneficjenta z obowiązku przedłożenia wniosku o płatność! W takiej sytuacji beneficjent wypełnia część sprawozdawczą wniosku o płatność - natomiast część związaną z refundacją poniesionych wydatków pozostawia pustą.
• Harmonogram realizacji inwestycji (odstępstwa od harmonogramu muszą być na bieżąco monitorowane i zgłaszane instytucji wdrażającej).  
• Obowiązkowe do osiągnięcia wskaźniki produktu i rezultatu. Beneficjent jest rozliczany ze stopnia osiągnięcia planowanych wskaźników na każdym etapie realizacji projektu. Przedsięwzięcie inwestycyjne może w efekcie nie zostać rozliczone i poddane procedurze refinansowania, jeśli nie zostaną osiągnięte zakładane wskaźniki.
• Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Beneficjent, podpisując umowę, zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Oznacza to, że konieczne jest oddzielne prowadzenie kont, które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków. Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków.  
• Obowiązek zachowania procedury promocji i informacji. Tego rodzaju działania są nieodłącznym i koniecznym elementem procesu wdrażania projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Każdy z beneficjentów musi podporządkować się tego rodzaju wymogom, które są określone w każdej z umów o dofinansowanie w zakresie ogólnym. Szczegółowy zakres natomiast informacji i promocji precyzują dokumenty, z których treścią powinien się zapoznać beneficjent.    

Ważne akty prawne Unii Europejskiej

1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;  
2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;   

Polskie akty prawne i wytyczne

1. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (DzU z 2006 r., nr 227, poz. 1658);
2. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia 13 sierpnia 2007 r.  

Ponadto dokładna analiza umowy o dofinansowanie da beneficjentowi informacje na temat możliwości i terminów zgłaszania zmian w umowie i projekcie. Jest to bardzo istotna kwestia z punktu widzenia poprawności realizacji i rozliczenia inwestycji.   Każda umowa o dofinansowanie dokładnie wskazuje akty prawne, niezbędne do jej prawidłowej realizacji. Warto przed przystąpieniem do rzeczowej realizacji projektu zapoznać się z wymienionymi aktami prawnymi, które będą precyzować pewne ogólne zapisy umowy, a ich znajomość znacząco wpłynie na poprawność realizowanych inwestycji.                                                                           

Barbara Nosal-Biesiadecka                                                                        

trener Europejskiej Grupy Doradczej                                                                                   

właściciel firmy BNB & Partners

Artykuł został opublikowany w październikowym Biuletynie Euro Info 2009.