Jeszcze do niedawna na luksus delegowania pracowników na szkolenia mogły sobie pozwolić wyłącznie większe przedsiębiorstwa. Ostatnio jednak, w związku z dynamicznym rozwojem rynku szkoleń zawodowych w Polsce oraz współfinansowaniem wielu przedsięwzięć edukacyjnych z funduszy unijnych, stały się one powszechnie dostępne dla przedsiębiorstw z sektora MSP i ich pracowników.

Po pierwsze, w związku z rozwojem rynku i częściowym finansowaniem szkoleń przez UE ich ceny zdecydowanie spadły w ostatnich kilku latach, co oznacza, że są obecnie w zasięgu także małych podmiotów. Po drugie, rozwój rynku wymusza rozszerzanie oferty tematycznej szkoleń, która obecnie obejmuje również np. wiedzę dotyczącą aspektów prawnych, podatkowych i finansowych prowadzenia działalności gospodarczej przez małe przedsiębiorstwo. Po trzecie wreszcie, sami przedsiębiorcy zdali sobie sprawę, że warto inwestować w wiedzę pracowników. Zmiana ich nastawienia do szkoleń podyktowana jest dwiema przesłankami. Wielu właścicieli przedsiębiorstw przekonało się, że wysłanie pracowników na szkolenie może przynieść wymierne korzyści firmie w postaci np. lepszej organizacji produkcji, pozyskania nowych kontrahentów, uzyskania ulg podatkowych czy też polepszenia atmosfery w pracy dzięki szkoleniom o charakterze miękkim. Po drugie, zdają oni sobie sprawę, że pomimo wysokiego bezrobocia coraz trudniej zatrzymać dobrego pracownika w firmie. Wszystkie pozapłacowe techniki motywacji zatrudnionych, np. inwestycje w ich rozwój zawodowy poprzez szkolenia, stają się coraz częściej codziennością w mniejszych firmach. Do niedawna była to praktyka zarezerwowana wyłącznie dla dużych korporacji. Wobec powyższego nie warto zastanawiać się obecnie, czy uczestniczyć w szkoleniach i delegować na nie pracowników, bowiem odpowiedź brzmi ? zdecydowanie tak. Otwarte pozostają natomiast kwestie: gdzie się szkolić, w jakim zakresie, jak wybrać i zweryfikować partnera szkoleniowego oraz ile to będzie kosztować firmę?

Kto się szkoli i w jakim zakresie?

Z badań sektora MSP w Polsce wynika, że najczęściej w mniejszych firmach szkoleni są pracownicy niższych szczebli. Przy czym im większa jest firma, tym częściej wysyłana jest na szkolenia również kadra zarządzająca. Zdecydowana większość pracowników firm uczestniczy w szkoleniach o charakterze zewnętrznym (tj. organizowanych przez wyspecjalizowane firmy.

Nieco inaczej ma się sprawa z grupą niezwykle popularnych szkoleń finansowanych ze środków unijnych. Według danych PARP, tematycznie nieco odbiegają one od ogółu szkoleń, w których uczestniczą przedsiębiorcy w Polsce. Mając jednak na uwadze ich ogromną popularność, głównie dzięki niskim kosztom, wydaje się, że w ciągu kilku najbliższych lat ten typ szkoleń całkowicie zdominuje rynek związany z sektorem MSP (do momentu akcesji rynek szkoleniowy w Polsce był szacowany na około 2,5 mld zł rocznie, obecnie kilka miliardów). Za szkolenie finansowane ze środków unijnych przedsiębiorcy z sektora MSP płacą średnio około 20% pełnej rynkowej wartości szkolenia. Wiele firm szkoleniowych odczuło realny spadek zainteresowania ich regularną ofertą po wejściu Polski do UE. Taki efekt ?zastępowania? niewątpliwie pogłębi się jeszcze w najbliższych latach i w szczególności będzie dotyczyć szkoleń organizowanych dla sektora MSP, który szczególną uwagę zwraca na ceny. Kryterium ceny bowiem pozostaje cały czas głównym czynnikiem, którym kierują się przedsiębiorcy, podejmując decyzję o oddelegowaniu pracownika na szkolenia i wyborze konkretnej firmy szkoleniowej. Wszystkich przedsiębiorców zainteresowanych szkoleniami dofinansowanymi ze środków UE (konkretnie Europejskiego Funduszu Społecznego) odsyłamy na stronę internetową http://www.inwestycjawkadry.info.pl, gdzie znajduje się szczegółowy wykaz ofert szkoleniowych.

Jak wybrać partnera szkoleniowego?

Wybór nie jest prosty. Według szacunków Polskiej Izby Firm Szkoleniowych na rynku działa około 3 tysięcy firm zajmujących się edukacją pozaszkolną. Większość z nich jest zlokalizowana w dużych ośrodkach miejskich. Niekiedy mają własną kadrę trenerów, ale częściej współpracują z wieloma ekspertami, zapraszanymi do poprowadzenia konkretnych zająć czy całych cykli szkoleń. Obecnie na rynku pojawiają się też firmy działające na zasadzie brokerskiej, które są w stanie dobrać nam ofertę szkoleniową w konkretnych firmach, zgodnie z naszymi oczekiwaniami tematycznymi, czasowymi i oczywiście dostępnym budżetem.

Przede wszystkim jednak przy wyborze szkolenia i jego organizatora wciąż najważniejsze są rekomendacje. Największe znaczenie mają naturalnie te z pierwszej ręki, od naszych znajomych, lub pozyskane np. z innych firm, których pracownicy uczestniczyli w szkoleniach organizowanych przez dany podmiot. Warto też zwrócić szczególną uwagę na odróżnienie rekomendacji dotyczącej firmy od oceny samego szkolenia. Najbardziej komfortowa sytuacja to uzyskanie dobrej opinii o firmie, konkretnym szkoleniu i dodatkowo osobie prowadzącej oraz wynegocjowanie tych samych warunków dla naszego szkolenia.

Dla powodzenia szkolenia szczególne znaczenie ma osoba prowadząca. Obecnie wysoki poziom merytoryczny trenera, umiejętność łączenia teorii i praktyki oraz zdolności komunikacyjne i interpersonalne stają się powoli standardem. Wciąż jednak możemy spotkać się podczas szkolenia z wysokiej klasy specjalistą, który nie potrafi przekazać wiedzy, oraz z sytuacją odwrotną, zdecydowanie mniej korzystną, kiedy prowadzący jest elokwentny i łatwo nawiązuje kontakt z uczestnikami szkolenia, natomiast nie posiada niezbędnej wiedzy lub doświadczenia praktycznego do poprowadzenia danego szkolenia. Symptomy takie jak długie wprowadzenie, próby zyskania na czasie poprzez przeciąganie szkolenia, ciągłe przerwy, nietrzymanie się programu, zbyt dużo elementów interaktywnych czy też nieumiejętność odpowiedzi na zadane pytania w ramach zakresu szkolenia dyskwalifikują prowadzącego i powinny być dla nas sygnałem ostrzegawczym i skłaniać do zgłoszenia zastrzeżeń wobec organizatora zajęć. W skrajnych wypadkach możemy liczyć na częściowy zwrot kosztów lub bezpłatny udział w innym szkoleniu oferowanym przez daną firmę.

Bardzo ważne jest też, zarówno w naszym interesie, jak i innych firm, aby w ankietach dotyczących oceny szkolenia bezwzględnie obiektywnie i bez skrupułów ocenić prowadzącego, poziom merytoryczny zajęć, a przede wszystkim ich przydatność zawodową i stopień spełnienia naszych oczekiwań. Pozwala to firmom szkoleniowym ulepszać program, dostosowywać go do realiów i oczekiwań rynkowych oraz prowadzi do eliminacji z rynku niekompetentnych lub niekomunikatywnych trenerów. Poprzez takie działania rynek szkoleniowy staje się ?czystszy? i bardziej konkurencyjny. Tym samym, dzięki rzetelnym ocenom, zwiększamy prawdopodobieństwo, że zgłaszając się na kolejne szkolenie, trafimy na zdecydowanie lepsze i bardziej przydatne niż te, w których uczestniczyliśmy dotychczas.

Jeżeli nie dysponujemy bezpośrednimi rekomendacjami lub zakres tematyczny polecanych szkoleń nie odpowiada naszym wymaganiom, pozostaje nam własne poszukiwanie partnera szkoleniowego lub zgłoszenie się do firmy brokerskiej. Decydując się na własne poszukiwania, przede wszystkim dokładnie sprawdźmy potencjalną firmę szkoleniową, tj. jak długo funkcjonuje na rynku, ilu zatrudnia pracowników, ilu trenerów, ile przeprowadzono szkoleń etc. Niezwykle ważna w takim wypadku jest również prośba o podanie referencji. Niekiedy są one dostępne na stronie WWW firmy (brak takiej strony w zasadzie dyskwalifikuje firmę szkoleniową). Warto wiedzieć, że umieszczenie listy firm które udzieliły referencji na stronie podmiotu szkoleniowego oznacza, iż ich pracownicy byli zadowoleni ze szkoleń, w przeciwnym wypadku bowiem powszechną praktyką jest niewyrażanie zgody na upublicznianie takich informacji. W pozostałych przypadkach warto poprosić o referencje w firmie szkoleniowej, a w szczególnych okolicznościach np. przy wysoce specjalistycznych szkoleniach, bezpośrednio skontaktować się z uczestnikami na podstawie podanych referencji.

Po wyborze właściwej firmy niezwykle ważne jest wybranie samego szkolenia. Najczęściej mamy dwie możliwości. Możemy zdecydować się na standardowy pakiet oferowany przez firmę szkoleniową. Są to najczęściej tzw. szkolenia otwarte. Jest to wariant zdecydowanie tańszy i popularniejszy. Musimy się jednak liczyć z tym, że to my najczęściej będziemy się musieli dostosować czasowo, program będzie z góry ustalony oraz w szkoleniu najprawdopodobniej będą brali udział pracownicy z innych, również konkurencyjnych firm. Warto też mieć na uwadze, że jest to w zasadzie jedyny dostępny wariant w większości szkoleń, które zostały dofinansowane ze środków pomocowych UE.

Drugi wariant jest droższy, ale bardziej elastyczny. Są to tzw. szkolenia zamknięte. W takim wypadku sami możemy najczęściej określić program, miejsce, czas szkolenia, a niekiedy nawet i osobę trenera. Kluczowe znaczenie w tym wariancie ma precyzyjne zdefiniowanie naszych wymagań co do programu. Bardzo często organizacja takiego szkolenia lub cyklu szkoleń jest poprzedzona wizytą trenera w naszej firmie i dokładnymi wywiadami. Dopiero na podstawie analizy naszych oczekiwań, profilu działalności firmy, kompetencji pracowników etc. uzgadniamy wspólnie szczegółowy program szkolenia oraz jego długość i termin, a także inne warunki.

Dlaczego warto się szkolić i inwestować w pracowników?

Wśród głównych powodów prowadzenia polityki szkoleniowej w firmie wymienianych przez polskich przedsiębiorców znajdują się: konieczność dostosowania się do zmian rynkowych, bieżące potrzeby (np. nauka obsługi nowo zakupionego sprzętu), uwzględnianie strategii rozwoju firmy oraz sugestie i deklarowane potrzeby samych pracowników. Wydaje się, że uwzględniając konkurencję w sektorze MSP po wejściu do UE oraz forsowanie przez Komisję Europejską inwestycji w krajach członkowskich w zasoby ludzkie, głównie poprzez szkolenia zawodowe, trudno będzie wkrótce znaleźć przedsiębiorstwo, którego pracownicy nie uczestniczą regularnie w szkoleniach. Niezależnie od preferencji, przedsiębiorcy są skazani na udział w szkoleniach i ciągłe podnoszenie kwalifikacji zawodowych w różnych obszarach. Bardzo ważne jest jednak, aby umiejętnie zarządzać polityką szkoleniową i uczestniczyć w przedsięwzięciach wyłącznie wartościowych i efektywnych z punktu widzenia działalności firmy. Wspomniano już, że głównym kryterium wyboru szkolenia przez podmioty z sektora MSP jest kwestia ceny. Jest ona uzależniona od wielu czynników. Na koszt końcowy uczestnictwa w szkoleniu wpływa przede wszystkim jego długość, zakres tematyczny i poziom szczegółowości, miejsce lokalizacji, liczba uczestników, marka trenera i renoma firmy-organizatora. Średnio za udział pracownika w jednodniowym szkoleniu o charakterze otwartym zapłacimy od kilkuset do około 3000 zł. Droższe są szkolenia wysoce specjalistyczne lub organizowane według indywidualnych wytycznych (najczęściej są to wspomniane szkolenia zamknięte). Pamiętajmy jednak, że opłata za uczestnictwo nie jest jedynym kosztem firmy. Musimy również uwzględnić koszt oddelegowania pracownika i niewykonywania przez niego pracy w okresie trwania szkolenia. Uwzględniając powyższe, czasami warto zainwestować nieco większe pieniądze w lepsze szkolenie i tym samym mieć gwarancję jego jakości i przydatności. Tylko takie bowiem szkolenia usatysfakcjonują naszych pracowników zawodowo. Ponadto wyłącznie wartościowe szkolenia pozwalają firmie przynieść wymierne korzyści finansowe w postaci zastosowania przez naszych pracowników nabytej wiedzy w praktyce, w codziennej działalności i zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Krzysztof Wąsowski

Departament Integracji Europejskiej i Finansowania Handlu

PKO BP S.A.