Mediacja, obok postępowania koncyliacyjnego, rozjemczego czy pojednawczego, stanowi podstawową i najbardziej znaną metodę rozwiązywania sporów, na których określenie zbiorczo używa się akronimu ADR (z ang. Alternative Dispute Resolution). ADR to wiele różnych metod polegających na rozwiązywaniu konfliktu przez strony, alternatywnych do postępowania sądowego.

 

Ceniona w środowisku prawniczym w Stanach Zjednoczonych i funkcjonująca także w Polsce definicja mediacji, określa tę instytucję jako „metodę rozwiązywania sporu z udziałem mediatora -bezstronnej osoby trzeciej, której zadaniem jest pomoc skonfliktowanym stronom w osiągnięciu rozwiązania satysfakcjonującego dla wszystkich". Ustalenia poczynione w mediacji, o czym więcej w dalszej części tekstu, mogą, o ile nie stanowią naruszenia lub obejścia obowiązującego porządku prawnego, zostać zatwierdzone przez sąd, dzięki czemu nabierają mocy prawnej.

 

Elementami wyróżniającymi mediację wśród innych postępowań służących rozstrzyganiu sporów są w szczególności:

• tryb postępowania spornego odbiegający od trybu przyjętego w typowym procesie sądowym,
• umożliwienie nieantagonistycznego zakończenia sporu,
• udział w niej osoby trzeciej (mediatora), co jest szczególnie charakterystyczne dla tej formy rozstrzygania sporów,
• brak proceduralnego, charakterystycznego dla postępowań sądowych, formalizmu.

 Celem mediacji powinno być rozwiązanie problemu będącego podstawą sporu w sposób zadowalający dla obu stron konfliktu. Jest to podstawowy czynnik wyróżniający mediację jako alternatywną metodę rozwiązywania sporów.

 

Ugoda to wynik poszukiwania takich rozwiązań, które pozwalają stronom na zakończenie sporu przy jednoczesnym przekonaniu o zabezpieczeniu swoich interesów.

 

W piśmiennictwie podkreśla się, że podstawową cechą alternatywnych metod rozwiązywania sporów, a do nich należy także mediacja, jest odejście od konfrontacyjnych metod działania, tzw. rywalizacji z przeciwnikiem, na rzecz dążenia do rozwiązania problemu.

 

 

Mediacja w prawie polskim

Przepisy dotyczące mediacji w sprawach cywilnych zostały zawarte w szczególności w kodeksie postępowania cywilnego (k.p.c.).

 

Uregulowania te mają charakter ogólny, ale wynikają z nich podstawowe zasady, jakimi powinno się cechować postępowanie mediacyjne.

 

Wskazują one na zasadę dobrowolności, poufności a także, co jest szczególnie istotne w postępowaniu mediacyjnym, akceptowalności osoby mediatora oraz jego bezstronności. Mediacja w prawie polskim została uregulowana w przepisach k.p.c., w art. 183¹-183¹⁵ obowiązujących od 10 grudnia 2005 r. Należy zwrócić uwagę, że przepisami k.p.c. nie zostały objęte ani problematyka dotycząca wpływu mediacji na bieg przedawnienia roszczeń, ani koszty mediacji, w tym wynagrodzenia mediatorów. Zagadnienia te znalazły swoje uregulowanie w innych dokumentach:

• w kodeksie cywilnym, ze względu na materialnoprawny (w polskim prawie) charakter instytucji przedawnienia,
• w Ustawie z dnia 25 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU. nr 167, poz. 1398 ze zm.),
• w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (DzU. nr 239, poz. 2018).

 W drodze mediacji mogą być regulowane wszelkie sprawy cywilne, które podlegają rozstrzygnięciu w drodze ugody zawartej przed sądem oraz wynikają ze stosunków rodzinnych i opiekuńczych.

 

Według art. 1 k.p.c. sprawami cywilnymi są sprawy z zakresu prawa cywilnego, prawa rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa pracy, a także sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych oraz inne sprawy, do których mają zastosowanie przepisy tego kodeksu na mocy ustaw szczególnych. Coraz więcej spraw gospodarczych, w których stronami są przedsiębiorcy, jest również rozstrzyganych w postępowaniu mediacyjnym.

 

Uzasadnieniem czy też motywacją dla przedsiębiorców do podejmowania coraz częstszych prób rozstrzygania sporów w trybie postępowania mediacyjnego jest rosnąca świadomość, że ta alternatywna metoda ma wiele pozytywnych i korzystnych dla nich elementów w porównaniu z tradycyjnym postępowaniem sądowym.

 

Wymienić tu należy przede wszystkim:

• znacząco krótszy w porównaniu z postępowaniem sądowym czas poświęcony na jego przeprowadzenie,
• zdecydowanie niższe koszty postępowania, zwłaszcza w przypadku sporów o przedmiot odużej wartości,
• poufność postępowania i związany z tym brak rozgłosu o toczącym się postępowaniu (spory sądowe bardzo często podważają wiarygodność i dobre imię firmy),
• prostota postępowania, która przejawia się m.in. w tym, że nie trzeba stosować sztywnych procedur sądowych,
• rozwiązywanie sporów przy jednoczesnym braku pogłębiania konfliktu, co ma najczęściej miejsce w postępowaniu sądowym.

 Wskazać także trzeba, co może być szczególnie istotne w sprawach gospodarczych, na dużą szansę na kontynuowanie współpracy po zakończeniu sporu podpisaniem ugody. W postępowaniu mediacyjnym jest ona szczególnego rodzaju porozumieniem dwustronnym, w którym strony ustalają warunki samodzielnie, bez udziału sądu, przy zachowaniu zasady, że ugoda powinna być zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego i nie zmierza do obejścia prawa, a także jest zrozumiała i nie zawiera sprzeczności.

 

Definicję legalną „sprawy gospodarczej″ zawiera k.p.c. w art. 479¹. Według tej regulacji za sprawy gospodarcze uważa się sprawy ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, a także sprawy o zaniechania w zakresie  przepisów dotyczących ochrony środowiska, sprawy należące do właściwości sądów gospodarczych na podstawie przepisów o ochronie konkurencji, prawa telekomunikacyjnego, prawa energetycznego, a także sprawy o uznanie postanowień umownych za niedozwolone, tzw. klauzule abuzywne.

 

W postępowaniu mediacyjnym mogą uczestniczyć wszystkie podmioty, które mają prawo występować w postępowaniu cywilnym w charakterze strony.

 

Zasady mediacji

Z uwagi na informacyjny charakter niniejszego artykułu należy zasygnalizować jedynie niektóre, zdaniem autora podstawowe zasady stosowane w postępowaniu mediacyjnym, do których należą:

• 1. Dostęp do sądu. Strona mediacji umownej, ustalonej w umowie o podjęcie mediacji, ma dostęp do sądu (art. 183¹⁰ k.p.c.), co charakteryzuje się tym, że pomimo zawarcia umowy omediację strona ma prawo odstąpienia od jej postanowień i odmowy przystąpienia do mediacji, zgodnie z zasadą dobrowolności (art. 183 § 2 k.p.c.), autonomii i swobody stron. Prawo do sądu jest zasadą konstytucyjną (art. 45 konstytucji).

 Należy uwzględnić, że proponowany tu zapis dotyczy mediacji umownej, do której dochodzi na podstawie umowy skonfliktowanych stron. Z art. 183¹⁰ k.p.c. wynika, że pomimo zawartej umowy o mediację każda ze stron może się z tej umowy wycofać i skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

 

Jedynie w sytuacji, gdy pozwany przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy zgłosi tzw. „zarzut zawarcia umowy o mediację" przed wszczęciem postępowania sądowego (czyli wskaże, że została zawarta umowa o mediację), sąd obligatoryjnie kieruje strony do mediacji (art. 202¹ k.p.c.). Natomiast udział w mediacji, zgodnie z jej naczelnymi zasadami, pozostaje wciąż dobrowolny. Należy zgodzić się ze stanowiskiem, że sąd powinien kierować strony do mediacji tylko wtedy, gdy nie było wcześniejszej próby takiej formy rozwiązania konfliktu, podjętej na podstawie łączącej strony umowy o mediację.

 

Jeżeli pozwany w obecności powoda, przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy, podniesie zarzut istnienia umowy o mediację, a powód oświadczy, że nie wyraża zgody na mediację, sąd powinien przystąpić do rozpoznania sprawy. Odmowa zgody na mediację nie może bowiem stanowić podstawy do odmowy nadania sprawie biegu, a może mieć jedynie znaczenie przy rozstrzyganiu o kosztach postępowania (art. 103 k.p.c.).

 

Pomimo skierowania przez sąd sprawy do mediacji strona nie musi do niej przystąpić i w tym właśnie wyraża się zasada prawa do sądu, która, jak widać, ma bezpośredni i bardzo istotny związek z postępowaniem mediacyjnym.

• 2. Dobrowolność. Zasadę dobrowolności charakteryzuje brak zewnętrznych czynników nakładających na strony obowiązek przystąpienia do mediacji czy też zawarcia w jej trakcie porozumienia niezgodnego z wolą stron. Każdy z uczestników mediacji może w każdej chwili od niej odstąpić. Nawet skierowanie stron do mediatora albo uprzednio wyrażona zgoda na mediację nie rodzą obowiązku przystąpienia do niej ani jej kontynuacji, jeśli jedna ze stron dojdzie do wniosku, że mediacja nie spełnia jej oczekiwań.
• 3. Niejawność (poufność) postępowania mediacyjnego (art. 183⁴ k.p.c.) powoduje, że:
• mediator ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że z poufności zwolnią go strony lub w trakcie mediacji powziął wiedzę o popełnieniu przestępstwa - w tym przypadku ma obowiązek poinformować odpowiednie organy,
• bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym,
• mediatora nie można powoływać na świadka - nie może informować o faktach ani sytuacjach, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji,
• mediator może być dopuszczony do akt sprawy tylko na wniosek obu stron.
• 4. Bezstronność. Mediator nie może opowiedzieć się po żadnej stronie, nie może okazywać stronom swoich preferencji i sympatii. Obowiązkiem mediatora jest zachowanie dystansu emocjonalnego wobec stron mediacji. Zasada bezstronności ujęta jest w art. 183³ k.p.c.

1. Równość. Zasada ta jest, zdaniem niektórych, zbliżona do zasady bezstronności, ma jednak cechy, które ją wyraźnie wyróżniają. Aby zrealizować tę zasadę, mediator powinien umożliwić stronom równy udział w mediacji. Jest to szczególnie istotne w trakcie spotkań mediacyjnych, podczas których mediator nie może wyróżniać żadnej ze stron np. przez ograniczanie czasu wypowiedzi drugiej strony.

• 6. Neutralność. Zasada neutralności mediatora przejawia się jego brakiem zaangażowania wprzedmiot sporu, a szczególnie w sposób jego zakończenia, brakiem sugerowania stronom sposobów rozwiązania sporu.

 

Tryb wszczynania postępowania mediacyjnego i czas trwania mediacji

Jak wynika z treści art. 183 § 2 k.p.c., istnieje możliwość wyboru sądowych i pozasądowych trybów mediacji. Zgodnie z tą zasadą podmiotem występującym z inicjatywą wszczęcia postępowania mediacyjnego może być:

• sąd, który z własnej inicjatywy ma jednorazową możliwość skierowania sprawy do mediacji aż do momentu zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę. Po zamknięciu rozprawy inicjatorem skierowania sprawy do mediacji mogą być tylko strony i to tylko przez zgodny wniosek w tej sprawie;
• strony, na skutek zawartej umowy, która może dotyczyć sporu już istniejącego lub mogącego powstać w przyszłości;
• jedna ze stron, wnioskująca o poddanie sprawy mediacji, po akceptacji wniosku przez drugą stronę.

 Art. 183⁸ § 4 k.p.c. stanowi, że do mediacji nie mogą być skierowane sprawy rozpoznawane w postępowaniu nakazowym, upominawczym i uproszczonym. Są to rodzaje postępowań, których celem jest ich maksymalne uproszczenie i szybkość zakończenia sprawy.

 

Ustawowy termin, w jakim powinno być zakończone postępowanie mediacyjne, do którego w toku sprawy sąd skierował strony, nie może być dłuższy niż jeden miesiąc. Ustawodawca dał możliwość przedłużenia tego okresu na zgodny wniosek stron. W mediacji pozasądowej ustalenie terminu zakończenia mediacji leży w gestii stron.

 

Art. 183¹ § 2 k.p.c. stanowi, że mediacja może być prowadzona także na podstawie umowy o mediację zawartej pomiędzy stronami. Inicjatorami wszczęcia postępowania mediacyjnego mogą być jednocześnie obie strony lub jedna ze stron, wnioskująca o poddanie sprawy mediacji, po akceptacji wniosku przez drugą stronę (art. 183⁶ § 1 k.p.c.).

 

Wszczęcie postępowania mediacyjnego może nastąpić w drodze umowy o mediację, w której strony mediacji określają m.in. przedmiot mediacji, wskazują osobę mediatora lub sposób jego wyboru.

 

Wszczęcie mediacji przez stronę następuje z inicjatywy jednej ze stron przyszłej mediacji, z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie.

 

Elementy wniosku o przeprowadzenie mediacji wymienia art. 183⁷ k.p.c., zaliczając do nich:

oznaczenie stron, dokładnie określone żądanie, przytoczenie okoliczności uzasadniających żądanie, podpis strony oraz listę załączników. Jeżeli strony zawarły umowę na piśmie, do wniosku należy dołączyć odpis tej umowy.

 

Uwzględnić należy, że pomimo doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji mediacja może nie zostać wszczęta w sytuacji, gdy:

• stały mediator, w terminie tygodnia od dnia doręczenia wniosku o przeprowadzenie mediacji, odmówił jej przeprowadzenia,
• strony zawarły umowę o mediację, w której wskazały jako mediatora osobę niebędąca stałym mediatorem, a osoba ta, w terminie tygodnia od dnia doręczenia jej wniosku o przeprowadzenie mediacji, odmówiła jej przeprowadzenia,
• strony zawarły umowę o mediację bez wskazania mediatora i osoba, do której zwróciła się strona o przeprowadzenie mediacji, nie wyraziła na to zgody albo druga strona w terminie tygodnia nie wyraziła zgody na osobę mediatora,
• strony nie zawarły wcześniej (uprzednio) umowy o mediację, a druga strona nie wyraziła zgody na mediację.

 Mediacja może być prowadzona przed wszczęciem postępowania sądowego, a za zgodą stron w toku sprawy.

 

Koszty postępowania mediacyjnego

Jak wskazano powyżej, koszty postępowania mediacyjnego w sprawach cywilnych regulują: Ustawa z dnia 25 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (DzU. nr 167, poz. 1398 ze zm.) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 listopada 2005 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz. U. nr 239, poz. 2018).

 

Art. 79 ust. 1 pkt 2) lit a) ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych stanowi, że sąd z urzędu zwraca stronie ¾ uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji, jeżeli w toku postępowania sądowego zawarto ugodę przed mediatorem. Zważywszy na bardzo wysokie koszty procesowe, ta ustawowa zasada jest niewątpliwym, dodatkowym argumentem, aby podjąć decyzję o próbie rozstrzygnięcia sprawy w postępowaniu mediacyjnym.

 

Z kolei przywołane rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości określa granice wynagrodzenia mediatora w sprawach o prawa majątkowe, które wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 1000 zł.

 

Rozporządzenie to zawiera także szczegółowe przepisy określające wysokość wynagrodzenia mediatora i zasady, na jakich następuje zwrot udokumentowanych i niezbędnych wydatków przez niego poniesionych.

 

Koszty mediacji pozasądowej określa wyłącznie umowa mediatora ze stronami.

Koszty mediacji wszczętej na skutek skierowania przez sąd określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30 listopada 2005 r. (DzU. z dnia 7 grudnia 2005 r.).

Wynagrodzenie mediatora pokrywają strony. Mediator otrzymuje wynagrodzenie za zorganizowanie i przeprowadzenie postępowania mediacyjnego niezależnie od tego, czy strony zawrą ugodę, czy też nie. Sąd nie ma możliwości zwolnienia stron z kosztów mediacji, gdyż nie stanowią one kosztów sądowych. Strony płacą wynagrodzenie mediatorowi na podstawie wystawionego przez niego rachunku lub faktury, bez pośrednictwa sądu.

Nie ma stałych, ujednoliconych stawek stosowanych przez mediatorów. Ciężar zapłaty wynagrodzenia i zwrotu kosztów wydatków obciąża solidarnie strony.

 

Koszty ugody pozasądowej jako koszty uzyskania przychodu

Z przepisów k.p.c. regulujących postępowanie mediacyjne wynika, że ugoda zawarta w trybie mediacji opartej na umowie stron powinna być niezwłocznie złożona przez mediatora wraz z protokołem w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej, w celu jej zatwierdzenia.

 

Zgodnie z zasadą przyjętą w art. 183¹⁵ § 1 k.p.c. ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd ma moc prawną ugody sądowej. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, to sąd zatwierdza ja przez nadanie klauzuli wykonalności, w przeciwnym wypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem na posiedzeniu niejawnym.

 

Przedmiotem rozważań objętych niniejszym artykułem są ugody zawarte przed mediatorem, tzn. podlegające zasadom określonym przepisami k.p.c., zawartym w art. od 183¹ do 183¹⁵.

 

Z treści orzecznictwa sądów administracyjnych, a także interpretacji indywidualnych i decyzji dyrektora urzędu skarbowego wynika, że dokonując oceny prawidłowości przedstawionych im ugód, nie uzależniają jej ani też wyboru stosowanych przepisów od tego, czy ugoda jest zawarta przed sądem czy też jest ugodą pozasądową. Ocena jest dokonywana z zastosowaniem tych samych przepisów zarówno do ugód sądowych, jak i pozasądowych, także w przypadku rozstrzygania, czy koszty ugody pozasądowej mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu.

 

Uwzględniając powyższe, uznać można, że brak jest uzasadnienia różnicowania ugód i dzielenia ich na zawarte przed sądem i poza sądem.

 

Ugoda i warunki w niej zawarte, zwłaszcza w sprawach gospodarczych, generują koszty. Kiedy koszty powstałe w wyniku realizacji warunków ugody można uznać za koszty uzyskania przychodu, czyli, mówiąc kolokwialnie, kiedy można je wrzucić w koszty firmy? O tym w następnym artykule, w którym przedstawimy najciekawsze interpretacje urzędów skarbowych i wyroki sądów dotyczących mediacji.

 

Podsumowanie

Mediacja staje się coraz powszechniejszym sposobem rozwiązywania sporów między przedsiębiorcami. Inicjatorami wszczynania postępowań mediacyjnych są coraz częściej same strony, do których dotarły informacje o możliwości zastosowania tej metody do rozwiązania konfliktu z kontrahentem. Także sądy uznały, że mediacja w sprawach szczególnie trudnych może być sposobem na zakończenie sporu przez ugodę zawartą przed mediatorem. Mediacja z uwagi na szybkość i niskie koszty powinna się stać dominującym sposobem rozwiązywania sporów.

 

W kolejnym numerze Biuletynu Euro Info zostanie opublikowany artykuł dotyczący wybranych orzeczeń i interpretacji organów podatkowych dotyczących kosztów związanych z korzystaniem z mediacji w trakcie rozwiązywania sporów.

 

Krystian Paszowski

radca prawny i mediator

Paszowski & Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa Wrocław