Po nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 4 września 2008 r. zamawiający może udzielić zamówienia w tym trybie dla wszystkich rodzajów zamówień, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza tzw. progów unijnych. Przed wrześniową nowelizacją ustawodawca dopuszczał stosowanie tego trybu jedynie wtedy, gdy przedmiotem zamówienia były dostawy i usługi powszechnie dostępne, o ustalonych standardach jakościowych o wartości poniżej progów unijnych. Tym samym rozszerzono możliwość wykorzystania tego trybu także w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Ponadto bardzo istotną zmianą wprowadzoną w ostatniej (wrześniowej) nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych jest rezygnacja z bezpiecznego podpisu elektronicznego w postępowaniach prowadzonych w trybie licytacji elektronicznej, który dotychczas był niezbędny, aby wykonawca mógł złożyć ważną ofertę w postaci elektronicznej. Tym samym polski ustawodawca zlikwidował obowiązek opatrzenia oferty bezpiecznym podpisem elektronicznym, co oznacza że wykonawcy w trybie licytacji elektronicznej składają oferty tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej.

Licytacja a aukcja elektroniczna
W przeciwieństwie do licytacji elektronicznej aukcja elektroniczna nie jest odrębnym trybem udzielania zamówienia publicznego. Aukcja jest swego rodzaju tzw. dogrywką, którą zamawiający może przeprowadzić po spełnieniu określonych przesłanek. Zasadniczo zamawiający może przeprowadzić aukcję elektroniczną jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem przeprowadzenie takiej aukcji przewidziano w ogłoszeniu o zamówieniu. Zamawiający przeprowadza aukcję po dokonaniu czynności oceny ofert. Warunkiem przeprowadzenia aukcji jest złożenie co najmniej trzech ofert niepodlegających odrzuceniu. Jednakże, co należy podkreślić, wrześniowa nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych w odniesieniu do aukcji elektronicznej nie zniosła jak to miało miejsce w przypadku licytacji elektronicznej obowiązku składania postąpień w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego [2], co może być uzasadnione tym, że pierwotne oferty (oferty złożone przed rozpoczęciem aukcji) składane są w sposób tradycyjny, tj. wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Co na to dyrektywy unijne
Głównym celem nowych unijnych dyrektyw dotyczących zamówień publicznych (dyrektywa 2004/18/WE - dyrektywa klasyczna oraz dyrektywa 2004/17/WE - dyrektywa sektorowa) było zrównanie elektronicznych środków z tradycyjnymi środkami komunikacji i wymiany informacji. Dyrektywy wprowadziły m in. pojęcie „aukcji elektronicznej".

Nadmienić również należy, że licytacja elektroniczna (jako odrębny tryb udzielania zamówienia publicznego) przed nowelizacją ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 7 kwietnia 2006 r. implementująca unijne dyrektywy funkcjonowała pod pojęciem „aukcji elektronicznej". Zmiana nazwy z „aukcji elektronicznej" na „licytację elektroniczną" wynikała z konieczności implementacji do polskiego porządku prawnego ww. dyrektyw UE. Zgodnie z art. 1 ust. 7 dyrektywy klasycznej (dyrektywa 2004/18/WE) „aukcja elektroniczna oznacza powtarzalny proces, obejmujący zastosowanie urządzenia elektronicznego do przedstawiania nowych, obniżanych cen lub nowych wartości dotyczących niektórych elementów ofert, realizowany po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiający ich klasyfikację za pomocą metod automatycznej oceny". Dokonując powyższej zmiany nazewnictwa, do polskiego systemu zamówień publicznych wprowadzono również aukcję elektroniczną, która nie była odrębnym trybem udzielania zamówienia, ale jedynie mechanizmem wykorzystywanym przy wyborze ofert w ramach procedury otwartej, ograniczonej czy negocjacyjnej z ogłoszeniem [3]. Tym samym licytację elektroniczną pozostawiono w polskim porządku prawnym jako tryb odrębny, ale dopuszczalny tylko i wyłącznie poniżej progów unijnych, zaś aukcja elektroniczna była swego rodzaju dogrywką po przeprowadzeniu przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Powyższe rozwiązanie nie zaprzeczało idei, jaka przyświecała dyrektywom unijnym.

Krok po kroku
Wszczęcie postępowania w trybie licytacji elektronicznej następuje przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie zamawiającego oraz stronie na której będzie prowadzona licytacja. W ogłoszeniu zamawiający m in. zamieszcza opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, wskazuje termin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej a także podaje adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja. Na tym etapie postępowania wykonawca analizując treść ogłoszenia o zamówieniu podejmuje stosowną dla niego decyzję o dalszym udziale (bądź rezygnacji z udziału) w licytacji elektronicznej. Jeśli wykonawca podejmie decyzję pozytywną, przygotowuje wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić wniosek zgodnie z wymaganiami zamawiającego postawionymi w ogłoszeniu o zamówieniu, nie zapominając, że musi on wykazać, że spełnia warunki postawione w ww. postępowaniu. Istotne w licytacji elektronicznej jest to, aby w postępowaniu wpłynęły co najmniej dwa wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji. Następnie zamawiający dopuszcza do udziału w licytacji tych wykonawców, którzy jego zdaniem spełnili warunki postawione przez niego w ogłoszeniu, zapraszając ich do składania ofert. Następnym etapem jest już rozpoczęcie licytacji elektronicznej, w której wykonawcy za pomocą formularza składają swoje oferty. I ten etap postępowania prowadzony jest już za pomocą narzędzi elektronicznych.

W aukcji elektronicznej wykonawcy biorący udział w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, w których zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu przewidział aukcję elektroniczną mogą zostać zaproszeni do tzw. dogrywki. Jednakże warunkiem skorzystania z aukcji jest złożenie co najmniej trzech ofert niepodlegających odrzuceniu. Zamawiający zaprasza drogą elektroniczną wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, zaś wykonawcy (za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej) składają kolejne korzystniejsze postąpienia podlegające automatycznej ocenie i kwalifikacji. Nowe korzystniejsze postąpienia składa się opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym

Czym jest platforma przetargowa
Prowadzenie elektronicznych przetargów jest możliwe dzięki zastosowaniu elektronicznej platformy przetargowej. Najogólniej rzecz ujmując, platforma przetargowa jest narzędziem służącym do zrealizowania licytacji bądź aukcji elektronicznych. Zamawiający mając dostęp do takiej platformy może przeprowadzać licytację oraz aukcję elektroniczną (w przypadku aukcji po uprzednim przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem).

Mimo, że ustawodawca polski, wprowadził do polskiego porządku prawnego odpowiednie regulacje umożliwiające zamawiającym prowadzenie postępowań metodami elektronicznymi, to jednak korzystanie z takiej platformy dotychczas było, niestety, płatne. Dlatego też zamawiający bardzo często rezygnowali z prowadzenia takich postępowań. Ponadto większość zamawiających nie decydowała się na wyłanianie wykonawców drogą elektroniczną, ze względu na brak wiedzy oraz doświadczenia w tym zakresie. O wiele większe znaczenie miały przetargi prowadzone w sposób tradycyjny, w formie papierowej. Jak wynika z danych Urzędu Zamówień Publicznych, w 2008 r. 0,05% wszystkich postępowań (o wartości powyżej 14 tys. euro, a poniżej progów unijnych) stanowiła licytacja elektroniczna [4]. Ponadto przed nowelizacją ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 4 września 2008 r. konkurencyjnym trybem było zapytanie o cenę, które tak jak licytacja elektroniczna przed wprowadzonymi zmianami dotyczyło dostaw bądź usług powszechnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych, w przypadku gdy wartość zamówienia była mniejsza niż progi unijne. Nie ulega jednak wątpliwości, że wykorzystanie elektronicznych środków komunikacji i wymiany informacji w zamówieniach publicznych może przynieść wiele korzyści. Pierwszym krokiem zmierzającym do zachęcenia zamawiających do korzystania z licytacji elektronicznej były zmiany prawne wprowadzone nowelizacją ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 4 września 2008 r. Ponadto Urząd Zamówień Publicznych zdecydował się na bezpłatne udostępnienie platformy w celu przeprowadzania elektronicznych przetargów.

Jak działa platforma
Z początkiem bieżącego roku przy Urzędzie Zamówień Publicznych (UZP) uruchomiono platformę pozwalającą przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Korzystanie z niej jest bezpłatne, jest ona dostępna pod adresem http//licytacje.uzp.gov.pl. Na razie UZP chce udostępnić platformę w celu przeprowadzania licytacji elektronicznych, w najbliższej zaś przyszłości platforma ma również umożliwiać prowadzanie aukcji elektronicznych.

Konstrukcja przyjęta przez UZP opiera się w dużej mierze na samodzielności zamawiających. Zobowiązani są oni m in. do: zarejestrowania się na platformie, wprowadzenia informacji tożsamych z zakresem ogłoszenia o zamówieniu, zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, opublikowania ogłoszenia, dopuszczenia wykonawców do licytacji, a następnie ich zaproszenia. Ponadto zamawiający zobowiązany jest do przypisania wykonawców do licytacji oraz wprowadzenia terminów wysyłania zaproszeń [5].

W licytacji elektronicznej prowadzonej za pomocą platformy można wyróżnić dwa etapy: etap pierwszy, prowadzony w sposób tradycyjny (pisemny),  - od wszczęcia postępowania (tj. od zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie zamawiającego oraz stronie, na której będzie prowadzona licytacja) do otwarcia licytacji - oraz etap drugi, prowadzony elektronicznie, przy użyciu platformy - od otwarcia licytacji do jej zamknięcia [6]. Najpierw zamawiający rozpoczyna etap pierwszy, a następnie po dokonaniu wszystkich niezbędnych czynności przystępuje do części elektronicznej. Zamawiający zamieszcza ogłoszenia, następnie wykonawcy pisemnie przekazują wnioski, a wykonawcom spełniającym warunki udziału zamawiający przesyła zaproszenia do składania ofert. Niezbędnym warunkiem przystąpienia do licytacji jest zarejestrowanie się przez wykonawcę na platformie przed wysłaniem wniosku o dopuszczenie do udziału w licytacji. Ponadto wraz z wnioskiem wykonawca zobowiązany jest do przekazania zamawiającemu informacji o swoim loginie. Dodatkowo na zamawiającym spoczywa obowiązek przypisania dopuszczonych przez siebie wykonawców do prowadzonej przez siebie licytacji. Otwarcie licytacji następuje w terminie wskazanym przez zamawiającego [7]. Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 76 ust 4 ustawy Prawo zamówień publicznych termin otwarcia licytacji nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszeń. Od chwili otwarcia licytacji rozpoczyna się drugi etap licytacji, prowadzony za pomocą środków elektronicznych, co oznacza, że wszelkie informacje pomiędzy zamawiającym a wykonawcą przekazywane są już wyłącznie drogą elektroniczną [8].

W toku licytacji elektronicznej wykonawcy składają kolejne korzystniejsze postąpienia (oferty). Licytacja elektroniczna może być jednoetapowa albo wieloetapowa. W przypadku licytacji jednoetapowej złożenie postąpienia może nastąpić od momentu otwarcia licytacji do jej zamknięcia. W licytacji wieloetapowej możliwość składania postąpień wyłączona jest w czasie przerw pomiędzy etapami licytacji. Ponadto UZP wskazuje, że wysokość postąpienia nie może być mniejsza od minimalnego postąpienia wskazanego przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu [9].

Licytacja może zostać zamknięta w następujących przypadkach:

• w terminie określonym w ogłoszeniu,
• jeżeli w ustalonym w ogłoszeniu okresie nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia, lub
• po zakończeniu ostatniego, ustalonego w ogłoszeniu etapu.

Bezpośrednio po zamknięciu licytacji elektronicznej zamawiający zobowiązany jest podać, pod ustalonym w ogłoszeniu o zamówieniu adresem internetowym, nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę [10].

Podczas analizy funkcjonowania ww. platformy może jednak powstać pytanie, co się stanie w sytuacji, gdy wykonawca będzie miał problemy z zalogowaniem się i tym samym przystąpieniem do licytacji elektronicznej. Wykonawca, przystępując do licytacji elektronicznej prowadzonej z wykorzystaniem bezpłatnej platformy powinien najpierw zapoznać się z regulaminem platformy zamieszczonym na stronie UZP. Zgodnie z § 2 ww. regulaminu Urząd Zamówień Publicznych nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieprawidłowości w działaniu systemu, z wyjątkiem nieprawidłowości wynikających z winy umyślnej urzędu lub jego pracowników. Odpowiedzialność Urzędu Zamówień Publicznych ograniczona jest do rzeczywiście poniesionej straty. Wyłącza się tym samym jego odpowiedzialność za utracone korzyści [11], więc to na wykonawcy będzie spoczywał obowiązek wykazania, że z winy UZP bądź też zamawiającego nie mógł on wziąć udziału w licytacji elektronicznej.

Warto pokreślić, że analogiczne platformy przetargowe funkcjonują już w innych państwach, m in.: we Włoszech, w Niemczech, Portugalii czy Hiszpanii. I tak w Hiszpanii podobna platforma działa przy Ministerstwie Gospodarki i Handlu (www.meh.es).

Jakie korzyści
Prowadzenie elektronicznych postępowań za pomocą bezpłatnej platformy przetargowej może przynieść wiele korzyści. Na korzystaniu z niej mogą zyskać zamawiający. Wykonawcy, chcąc być bardziej konkurencyjni, muszą licytować tak, aby zdobyć zamówienie będące przedmiotem licytacji. W przeciwieństwie do ofert składanych w tradycyjny sposób, tzn. na papierze zamawiający przy licytacji, poprzez kolejne postąpienia wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, będzie mógł uzyskać nową, niższą a tym samym korzystniejszą cenę zamawianych dostaw, usług czy robót budowlanych. Korzystanie przez zamawiających z elektronicznych metod udzielania zamówień publicznych może spowodować znaczne oszczędności w ich budżetach.

Reasumując, nowe techniki dokonywania zakupów za pomocą elektronicznych środków komunikacji i wymiany informacji mogą zwiększyć efektywność procesu udzielania zamówienia publicznego przez obniżenie kosztów transakcji, oszczędność pieniędzy i czasu zarówno wykonawców, jak i zamawiających. Wrześniowa nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych, wprowadzając m in. radykalne zmiany zasad stosowania licytacji elektronicznej a także uruchomienie przez UZP bezpłatnej platformy przetargowej z równoczesnym rozpoczęciem szkoleń przez urząd w tym zakresie mogą się przyczynić do zrewolucjonizowania polskich przetargów.

Katarzyna Brzeska
prawnik, praktyk w zakresie zamówień publicznych

Wykaz aktów prawnych:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z 2007 r., nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).

---

[1] Art. 74 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych

[2] Art. 91c ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych

[3] Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej objęte dyrektywą klasyczną"; Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2006 r., str. 85

[4] Biuletyn Informacyjny UZP nr 12/2008, za okres: 1.01 - 31.12.2008 r.

[5] Źródło: Samouczek; strona internetowa: http:licytacje.uzp.gov.pl

[6] Ibidem.

[7] Ibidem.

[8] Ibidem.

[9] Ibidem.

[10] Art. 80 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych

[11] Źródło: Regulamin platformy; strona internetowa: http//licytacje.uzp.gov.pl

Artykuł został opublikowany w lipcowo-sierpniowym numerze Biuletynu Euro Info 2009. Jeżeli zainteresował Cię ten artykuł zapraszamy do prenumeraty.