Firma, która zamierza wkroczyć na ten rynek i odnieść na nim sukces, powinna przede wszystkim zapoznać się z regułami jego działania (zasadami udzielania zamówień publicznych w systemie NZ), ustalić, czy produkty i/lub usługi przez nią oferowane mogą być potrzebne jednostkom organizacyjnym systemu NZ (w dalszej części artykułu nazywanym skrótowo „agencjami NZ"), a następnie zidentyfikować poszczególne agencje, które mogą być zainteresowane jej aktualną ofertą. Do towarów najczęściej zamawianych przez agencje NZ należą między innymi: pojazdy silnikowe, sprzęt biurowy, komputery osobiste, żywność, urządzenia medyczne i materiały budowlane. Natomiast najczęściej zamawianymi usługami są w szczególności usługi z branż: inżynieryjnej, budowlanej, doradczej i transportowej.

 

Jednym z pierwszych kroków na drodze do sukcesu na rynku zamówień publicznych systemu NZ powinna być rejestracja w głównej bazie dostawców towarów i usług NZ (United Nations Global Marketplace - UNGM). Baza UNGM jest dostępna dla 2200 pracowników działów zamówień publicznych wszystkich agencji NZ oraz Banku Światowego, a jednocześnie jest ona podstawową bazą dostawców dla kilkunastu agencji NZ, które zamawiają największą liczbę produktów i usług. Przykładowo, w 2009 r. aż 33 jednostki i agencje NZ zgłaszały swoje zapotrzebowanie za pośrednictwem UNGM. Codziennie w bazie zamieszczanych jest średnio 10 ofert. Co roku na zamawianie różnych towarów i usług przeznacza się w systemie NZ około 5 mld dol.

 

Przed przystąpieniem do rejestracji w bazie należy zwrócić uwagę na to, że wszystkie towary i usługi zamawiane przez agencje NZ są usystematyzowane według specjalnej klasyfikacji NZ (United Nations Common Coding System - UNCCS), dostępnej na stronie http://www.ungm.org/Info/Unccs.aspx. Jest to szczególnie istotne, bowiem przy dokonywaniu rejestracji firma powinna zdefiniować produkowane towary lub usługi za pomocą kodów UNCCS. Według tej klasyfikacji wszystkie towary i usługi są podzielone na 10 podstawowych grup. Każda z nich dzieli się na bardziej szczegółowe podgrupy (tak jak w przypadku większości systemów służących do klasyfikacji towarów i usług). Podczas rejestracji w bazie UNGM należy podać jak najbardziej szczegółowe kody opisujące oferowane towary i/lub usługi, unikając w miarę możliwości podawania tylko kodów podstawowych.

 

Rejestracji (bezpłatnej) w bazie dostawców UNGM dokonuje się na stronie www.ungm.org. Pierwszym jej etapem jest tzw. rejestracja wstępna (New Supplier Registration) polegająca na podaniu podstawowych danych kontaktowych; po jej dokonaniu przedsiębiorca otrzymuje, na wskazany adres poczty elektronicznej, hasło pozwalające mu na dokonanie właściwej rejestracji w bazie UNGM. Ten etap składa się z 14 części, w których rejestrujący się przedsiębiorca podaje informacje o swojej działalności, takie jak:
1) adres firmy;
2) adres do korespondencji;
3) dane kontaktowe, tj. numer telefonu i/lub faks;
4) informacje nt. sytuacji finansowej przedsiębiorcy w ciągu ostatnich 3 lat;
5) informacje na temat banku przedsiębiorcy;
6) ogólne informacje o firmie, tj. charakter działalności, status prawny i liczba pracowników;
7) szczegółowe informacje o firmie, tj. posiadane oddziały i przedstawicielstwa zagraniczne (informacje te nie są obligatoryjne);
8) informacje na temat posiadanych certyfikatów (nieobowiązkowo);
9) dane dotyczące eksportu w ciągu ostatnich 3 lat oraz - opcjonalnie - dane dotyczące umów z jednostkami organizacyjnymi NZ oraz ewentualnych sporów z tymi jednostkami w ciągu ostatnich 3 lat;
10) informacje na temat przynależności do organizacji zrzeszających przedsiębiorców (informacje te nie są obligatoryjne);
11) wybór przynajmniej jednej (ze wskazanych na początku artykułu agencji NZ), która mogłaby być potencjalnym nabywcą towarów i/lub usług przedsiębiorcy;
12) dodatkowe informacje wymagane przez wybraną agencję (w zależności od agencji);

13) kody towarów i/lub usług oferowanych przez przedsiębiorcę, 14) wysłanie formularza.  

 

Podanie niektórych z tych informacji jest obowiązkowe, innych - opcjonalne. Ze względu na niezwykle szeroki zakres działania poszczególnych agencji wskazane jest wybranie tych, które mogą być zainteresowane naszymi towarami lub usługami, można jednak zdecydować się na skierowanie oferty do wszystkich. Należy także zwrócić uwagę na to, że niektóre z agencji NZ mogą mieć dodatkowe wymagania dotyczące rejestracji - jeżeli firmie nie uda się ich spełnić, to nie będzie mogła złożyć aplikacji do tych konkretnych agencji.     

 

Bardzo istotną kwestią jest udokumentowanie 3 lat doświadczenia w działalności eksportowej. Jedynie firmy, które wykażą się takim doświadczeniem, mogą się zarejestrować jako tzw. global potential supplier, co jest niezbędne, aby mogły oferować swoje usługi lub towary 18 agencjom NZ. Firmy, które nie mają takiego doświadczenia, mogą się zarejestrować jedynie jako tzw. local potential supplier oferujący towary i usługi tylko agencjom, które mają biuro w ich kraju. Jeżeli natomiast firma nie ma 3-letniego doświadczenia w eksporcie, a w jej kraju nie działa żadna agencja NZ, musi zaczekać, aż je zdobędzie i będzie mogła się zarejestrować w bazie jako global potential supplier.    

 

Po zarejestrowaniu się w bazie UNGM można wykupić usługę powiadamiania subskrybentów drogą e-mailową o przetargach na oferowane przez nich towary i usługi. Roczny koszt takich powiadomień to 250 dol., a płatność może być dokonana jedynie kartą kredytową. Jednocześnie utrzymane zostały darmowe powiadomienia o przetargach zamieszczane na stronie www.ungm.org. Aby skorzystać z nowej usługi, należy zalogować się na konto użytkownika na stronie www.ungm.org i kliknąć na link Tender Alert Service.  

 

Rejestracja w UNGM nie jest warunkiem koniecznym do ubiegania się o zamówienia publiczne agencji NZ, jest ona jednak szczególnie istotna ze względu na to, że z bazy tej wybiera się przedsiębiorców umieszczanych na tzw. krótkiej liście (shortlist), która jest podstawą zaproszenia do udziału w przetargach ograniczonych. Mimo że UNGM ma wielu użytkowników, należy pamiętać, że niektóre agencje NZ mają własne bazy dostawców i jeżeli przedsiębiorca produkuje wyroby, którymi interesują się te agencje, powinien rozważyć rejestrację w ich bazach. Linki do portali internetowych wszystkich organizacji należących do systemu Narodów Zjednoczonych, również tych, które nie korzystają z bazy dostawców UNGM, dostępne są pod adresami: www.unsystem.org oraz http://unbiz.un.int/.  

 

Należy również zwrócić uwagę na to, że sama rejestracja w bazie UNGM nie gwarantuje jeszcze otrzymania zaproszenia ani też wygrania przetargu organizowanego przez którąś z agencji NZ. Dlatego konieczne jest regularne odwiedzanie stron internetowych agencji mogących być potencjalnymi zamawiającymi dla danej firmy, gdzie są publikowane informacje o ogłaszanych przetargach i zaproszenia do składania ofert (w zależności od procedury: Request to Quotation, Invitation to Bid, Request for Proposal) oraz zaproszenia do zgłaszania zainteresowania przetargami (Call for Expression of Interest). Informacje takie zamieszczane są również na stronie IAPSO: www.iapso.org/supplying/procurement-notices.asp oraz na stronie Doing Business with the United Nations System of Organisation: http://unbiz.un.int/. Ogłoszenia o przetargach (Procurement Notices) i przyznanych kontraktach (Contract Awards) są także zamieszczane na stronie www.ungm.org.   Przetargi organizowane przez agencje NZ mogą mieć charakter przetargów ograniczonych lub przetargów nieograniczonych. W przetargach ograniczonych, jak już wspomniano powyżej, do złożenia oferty zapraszani są przedsiębiorcy znajdujący się na tzw. krótkiej liście (shortlist). Istotnym źródłem informacji wykorzystywanym przy tworzeniu shortlist jest baza dostawców UNGM, ale poza nią również informacje otrzymane od przedsiębiorców w odpowiedzi na Call for Expression of Interest. Dlatego warto zgłaszać zainteresowanie wszystkimi dostępnymi dla danego przedsiębiorcy zamówieniami, a w razie otrzymania zaproszenia do złożenia oferty warto na nie odpowiedzieć, nawet jeżeli firma w danym momencie nie jest w stanie uczestniczyć w przetargu, ponieważ duża aktywność firmy pozytywnie wpływa na jej wizerunek. Należy także pamiętać o stałym aktualizowaniu danych wprowadzonych do bazy UNGM podczas rejestracji i bezwzględnym przestrzeganiu terminów wyznaczanych przez pracowników działów zamówień publicznych agencji NZ. Trzeba też zwrócić uwagę na stosowaną przez system NZ politykę „zero tolerance" zabraniającą pracownikom NZ zaangażowanym w procedurę udzielania zamówienia przyjmowania jakichkolwiek prezentów i zaproszeń od potencjalnych dostawców.       

 

Wszystkich przedsiębiorców pragnących zasięgnąć bardziej szczegółowych informacji na temat zamówień publicznych systemu NZ zapraszamy na strony: http://www.iapso.org/supplying/, http://www.devbusiness.com/ oraz http://www.undp.org/procurement/. Na stronie www.ungm.org zamieszczono przewodnik dla potencjalnych dostawców (UNGM Interactive Guide for Suppliers), który krok po kroku wyjaśnia zarówno procedurę rejestracji w bazie UNGM, jak i wykupienia usługi Tender Alert Service. Ponadto zawiera on wiele innych przydatnych informacji i wskazówek dla osób zainteresowanych przetargami w ramach systemu NZ. Na tej samej stronie opublikowano także przewodnik po kodach UNCCS (UNCCS Guidelines - Tips on how to use UNCCS codes). Obydwa przewodniki dostępne są tylko po angielsku. Także cała procedura rejestracji odbywa się w tym języku.    

 

Zamówienia publiczne systemu NZ są ogromną szansą dla polskich przedsiębiorców, których oferta dorównuje jakością ofercie przedsiębiorców zagranicznych, a jednocześnie jest ona bardzo konkurencyjna ze względu na cenę. Procedura udzielania zamówień jest stosunkowo nieskomplikowana, jednostki organizacyjne NZ są terminowymi płatnikami, a ich personel jest otwarty na kontakty z przedsiębiorcami. Przedsiębiorcom stawiane są jednak wysokie wymagania - od potencjalnych dostawców oczekuje się doświadczenia w eksporcie, znajomości jednego z języków oficjalnych ONZ w stopniu umożliwiającym komunikację z zamawiającym oraz przygotowanie dokumentacji przetargowej, a także elastyczności i doświadczenia w kontaktach z innymi kulturami.  

 

Katarzyna Kornosz
Centrum Euro Info w Warszawie

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

 

Aktualizacja artykułu dokonana przez Justynę Kulawik

Enterprise Europe Network

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

e-mail: justyna_kulawik@parp.gov.pl

 

 

Artykuł pochodzi z marcowego Biuletynu Euro Info 2010.