Ordynacja podatkowa, a mianowicie dział 6 tej ustawy w art. 281 - 292 określa ogólne reguły prowadzenia kontroli przedsiębiorców.

 

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.) w rozdziale 5 tej ustawy w art. 77 - 84 opisuje szczegółowe zasady kontroli przedsiębiorstw przez organy kontroli wprowadzając m.in. ograniczenia dotyczące czasu trwania kontroli w przedsiębiorstwie.

KONTROLA PODATKOWA
Kontrolę podatkową przeprowadzają organy podatkowe pierwszej instancji.
Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się
z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Głównym zadaniem czynności sprawdzających i kontroli podatkowej jest sprawdzenie rzetelności rozliczania się przedsiębiorstwa z fiskusem w zakresie terminowości składania deklaracji oraz wpłacania zadeklarowanych podatków, formalnej poprawności deklaracji, a także ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W ramach czynności kontrolnych, urzędnik może zażądać ewidencji i ksiąg podatkowych, dokumentów, szczególnie w celu potwierdzenia prawidłowości skorzystania z ulg. Może żądać również wyjaśnień, których podatnik obowiązany jest udzielić, przeprowadzenia remanentu, a nawet przeszukania, lecz to ostatnie dopiero po uzyskaniu zgody prokuratora.

Kontrola podatkowa przedsiębiorstwa przeprowadzana jest z urzędu.

 

KSIĄŻKA KONTROLI
Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący są zobowiązani do dokonania wpisów w książce kontroli obejmujących oznaczenie organu kontroli, oznaczenie upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli oraz datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

UPOWAŻNIENIE DO KONTROLI
Kontrola podatkowa może być przeprowadzona na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez właściwy organ określonej osobie. Kwestia ustalenia, kto i komu wystawił upoważnienie, ma istotne znaczenie dla losów całej kontroli. Źle wystawione upoważnienie może okazać się nieważne, a kontrolę przeprowadzoną na podstawie nieważnego dokumentu można podważyć.

Wszczęcie kontroli następuje poprzez doręczenie kontrolowanemu lub osobie wybranej wcześniej do reprezentowania na czas kontroli upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

Urzędnik ma także możliwość podjęcia kontroli od razu tylko na podstawie legitymacji. Jest to jednak wyjątkowa sytuacja i możliwa tylko wtedy, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, np. gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego lub istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego czy wykroczenia skarbowego.

Po podjęciu kontroli na podstawie legitymacji kontrolujący musi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia wszczęcia kontroli, doręczyć przedsiębiorcy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Organ podatkowy ma jasno określony termin - trzy dni na uzupełnienie braku upoważnienia do kontroli. W razie niedopełnienia tego obowiązku, w tym przekroczenia terminu, dokumenty z czynności kontrolnych nie będą dowodem w postępowaniu podatkowym. Dowody będą ważne tylko wtedy, gdy nie można ustalić danych identyfikujących kontrolowanego. W przypadku takiej sytuacji upoważnienie doręczane jest po ustaleniu tych danych. 
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej powinno zawierać:
1. oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia 
2. wskazanie podstawy prawnej
3. imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących)
4. numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących)
5. oznaczenie kontrolowanego
6. określenie zakresu kontroli
7. data rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli
8. podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji
9. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów ordynacji podatkowej.

OGÓLNY PEŁNOMOCNIK DS. KONTROLI PODATKOWEJ
Przedsiębiorca ma możliwość wyznaczenia osoby fizycznej, która będzie upoważniona do zastępowania go w trakcie kontroli podatkowej. Pełnomocnik może zostać wyznaczony przed wszczęciem kontroli. Należy zaznaczyć, że jest to uprawnienie, które przysługuje podatnikowi, nie zaś obowiązek. Zgłoszenie osoby zastępującej jest dokonywane w formie pisemnej przedstawia naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym. W przypadku niewyznaczenia ogólnego pełnomocnika ds. kontroli podatkowej kontrolowany po wszczęciu kontroli, będzie obowiązany do wskazania osoby, która będzie go zastępowała w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności.

NOWY TRYB WSZCZĘCIA KONTROLI PODATKOWEJ
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła nowy tryb wszczęcia kontroli podatkowej. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby zastępującej, kontrolujący zawiadamia kontrolowanego lub osobę zastępującą o obowiązku stawienia się w miejscu prowadzenia kontroli następnego dnia po upływie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. W przypadku niestawienia się kontrolowanego lub osoby zastępującej w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wszczęcie kontroli następuje w dniu upływu tego terminu.

INSTYTUCJA ZAWIESZENIA KONTROLI
Gdy poprzez nieobecność kontrolowanego lub osoby zastępującej kontrolowanego nie jest możliwe prowadzenie czynności kontrolnych, a w szczególności nie jest zapewniony dostęp do dokumentów związanych z przedmiotem kontroli ustawa przewiduje instytucję zawieszenia kontroli . Kontrolę zawiesza się do czasu umożliwienia przeprowadzenia tych czynności. Okresu zawieszenia nie wlicza się do czasu trwania kontroli, co odnosi się również do limitów czasowych kontroli przedsiębiorcy.

PRAWA KONTROLOWANEGO PRZEDSIĘBIORCY
Czynny udział przedsiębiorcy w postępowaniu kontrolnym, nawet, gdy przedsiębiorca popełnił w rozliczeniach z fiskusem błąd, może pomóc zmniejszeniu jego skutków finansowych. Zarówno w trakcie kontroli, jak i po jej zakończeniu podatnik ma określone prawa i możliwości - a urzędnik swoje obowiązki. 
Kontrolowany ma prawo uczestniczyć we wszystkich czynnościach kontrolnych. Może to czynić osobiście, lub wyznaczyć osobę upoważnioną. Kontrolerzy powinni również powiadomić podatnika o zamiarze przeprowadzenia dowodu przez przesłuchanie świadków, biegłych, lub oględzin, w taki sposób, aby umożliwić mu uczestniczenie w tych czynnościach. Wymóg ten nie musi być zachowany, gdy podatnik jest nieobecny, a okoliczności wskazują na konieczność bezzwłocznego przeprowadzenia dowodu. 
Po podpisaniu protokołu kontrolowany podatnik ma prawo zgłosić do niego uwagi i zastrzeżenia, do których inspektor sporządza odpowiednie adnotacje. Przysługuje mu też prawo do zażądania na piśmie, w terminie 3 dni od dnia zapoznania się z dokumentacją i ustaleniami kontroli, uzupełnienia tej dokumentacji przez wskazanie czynności kontrolnych, które należałoby podjąć, i dokumentów, które należałoby włączyć do akt sprawy, oraz przeprowadzenia ponownej oceny zebranej dokumentacji z punktu widzenia możliwości weryfikacji ustaleń kontroli.

OBOWIĄZKI KONTROLOWANEGO PRZEDSIĘBIORCY
Do obowiązków kontrolowanego, należy udostępnienie, na żądanie inspektora kontroli, obiektów, urządzeń i składników majątkowych, których badanie wchodzi w zakres kontroli. Musi on też zapewnić wgląd w dokumentację i prowadzone ewidencje, sporządzać kopie dokumentów określonych przez kontrolującego. Podatnik jest zobowiązany również do zapewnienia inspektorom warunków do pracy, w tym, w miarę możliwości, samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów. Przedsiębiorca musi też umożliwić filmowanie i fotografowanie oraz dokonywanie nagrań dźwiękowych, jeżeli nagrania mogą posłużyć jako dowód. Trzeba też udostępnić środki łączności, przedstawić, na żądanie inspektora, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej.

CZAS TRWANIA KONTROLI
Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. Kontrola może się odbywać w godzinach prowadzenia działalności, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie.

Art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wprowadził ograniczenia dotyczące czasu kontroli. Co do zasady, czas trwania wszystkich kontroli podatkowych u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
- 4 tygodnie w odniesieniu do mikroprzedsiębiorcy, małego i średniego przedsiębiorcy, zdefiniowanych w rozdziale 7 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej,
- 8 tygodni w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców.

Rządowy projekt nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej , tzw. pakiet Kluski, zakładał ustawowe ograniczenie dotyczące celu kontroli oraz proponował zmianę czasu trwania kontroli w firmie. Projekt zakładał krótsze okresy przeprowadzania kontroli. Na przykład, kontrole w firmie mikroprzedsiębiorcy w projekcie zostały określone maksymalnie do 12 dni roboczych w roku. W odniesieniu do małych przedsiębiorstw kontrola w firmie według zapisów projektu miała wynosił nie więcej niż 16 dni roboczych w roku. 20 dni roboczych w roku miała trwać kontrolna w firmie średnich przedsiębiorców oraz 40 dni w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców. W chwili obecnej maksymalny czas trwania kontroli w firmie mikroprzedsiębiorcy, małego i średniego przedsiębiorcy wynosi 4 tygodnie, u pozostałych przedsiębiorców 8 tygodni. Proponowane zmiany dotyczące nowelizacji ustawy o swobodzie gospodarczej zawarte w rządowym projekcie, tzw. pakiecie Kluski przedstawiają korzystną tendencję z punktu widzenia przedsiębiorstw szczególnie mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. 

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła też generalny zakaz podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Jeżeli działalność przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, wówczas kontrolujący musi odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli. Wymienionych powyżej ograniczenie nie stosuje się m.in. w przypadku, gdy kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu. 

ZAKOŃCZENIE KONTROLI
Kontrola Urzędu Skarbowego w firmie zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli. Oznacza to, że przedstawienie przez kontrolowanego zastrzeżeń lub wyjaśnień, jak również ich rozpatrzenie przez kontrolujących odbywa się w ramach czynności pokontrolnych. Kontrola powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do kontroli. O każdym przypadku niezakończenia kontroli w terminie wskazanym w upoważnieniu, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia. Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba, że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli. 

Po zakończeniu sprawdzania firmy kontrolujący ma obowiązek wystawienia protokołu kontroli, zawierającego:
- wskazanie kontrolowanego i osób kontrolujących
- określenie przedmiotu i zakresu kontroli 
- określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli 
- opis dokonanych ustaleń faktycznych i dowodów 
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz 
- informacje o prawie złożenia korekty deklaracji. 

Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokółu kontrolujący doręcza kontrolowanemu. Przedsiębiorca, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe. Urząd Skarbowy jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić przedsiębiorcę o sposobie ich załatwienia. 

POPRAWA BŁĘDÓW
W ciągu 14 dni, urząd podejmuje decyzję o dalszym postępowaniu. Te 14 dni można wykorzystać na korektę błędnych deklaracji i wyrównanie zaległości podatkowych, co może firmę uratować przed dalszym postępowaniem podatkowym. Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca może jeszcze uniknąć postępowania podatkowego - czyli możliwej dodatkowej grzywny. Możliwość ta nie dotyczy niestety podatku VAT. Jeżeli przedsiębiorca złoży odpowiednie deklaracje korygujące, i zapłaci wynikające z nich różnice podatku, urząd nie wszczyna postępowania podatkowego, czyli nie ukarze firmy za wykroczenie skarbowe. 

Jeśli toczy się przeciw firmie postępowanie podatkowe, podatnik przez cały jego czas ma prawo wglądu w dokumenty i robienie z nich notatek, za wyłączeniem sytuacji, gdy ich ujawnienie naruszyłoby tajemnicę państwową. Kiedy jednak przedsiębiorca dostanie odmowę na tej podstawie, musi ona być uzasadniona pisemnie.

ODWOŁANIA
W przypadku wydania przez urząd skarbowy decyzji, która w mniemaniu podatnika jest niesłuszna, istnieje możliwość odwołania się do Izby Skarbowej. Odwołanie składa się za pośrednictwem urzędu, który wydał nam decyzję w ciągu 14 dni od daty jej doręczenia. Odwołanie powinno zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

Złożenie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji, co oznacza, że i tak przedsiębiorca musi zapłacić wynikający z niej podatek.

 

Alicja Orzechowska

EIC Białystok

 

Artykuł został opublikowany w styczniowym numerze Biuletynu Euro Info 2008.