Chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że powierzenie księgowości profesjonalistom z biura rachunkowego jest bardzo dobrym wyborem. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, bez względu na rodzaj i wielkość prowadzonej przez nich działalności. Oddanie księgowości oraz związanych z nią zagadnień w ręce profesjonalnej obsługi pozwala zagwarantować jej należyty poziom merytoryczny i uniknąć ewentualnych problemów z organami podatkowymi. Przedsiębiorstwa o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, obsługujące dużą liczbę klientów albo utrzymujące wiele oddziałów w różnych częściach kraju napotykają na problemy dotyczące nie tylko zagadnień merytorycznych związanych z prowadzoną działalnością, ale niejednokrotnie również z kwestiami nieefektywnego obiegu dokumentów i informacji. Nieuporządkowane procedury przepływu dokumentów i utrudniony, przeciągający się w czasie dostęp do danych mogą być źródłem opóźnień i prowadzić do zaburzeń pracy w firmie. Niejednokrotnie problemy narastają do tego stopnia, że są widoczne z zewnątrz i odbijają się na jakości obsługi klientów. Przyczyną takich problemów w dużych firmach jest brak wystarczających zasobów oraz wiedzy pozwalającej na optymalizację zarządzania dokumentami.  

Najtańszym, najmniej skomplikowanym i najbardziej skutecznym sposobem na rozwiązanie tego problemu i pozyskanie brakujących elementów jest przekazanie obsługi do firmy zewnętrznej wyspecjalizowanej w danej kwestii. Outsourcing to złoty środek na obniżenie kosztów, z jednoczesnym zapewnieniem własnej firmie profesjonalnej obsługi, w tym również księgowej.  

Istotne dla przedsiębiorcy są wskazówki, jak należy wybierać biura rachunkowe i na co zwracać uwagę przy wyborze firmy, której powierzamy prowadzenie księgowości naszego przedsiębiorstwa. Kluczowym zagadnieniem, od którego będzie uzależniona ostateczna decyzja, jest odpowiednie zdefiniowanie swoich potrzeb. Przedsiębiorca osobiście lub zarząd firmy powinni zdać sobie sprawę, że na rynku działa wiele podmiotów w tej branży i dlatego tak istotną kwestią jest określenie dokładnych potrzeb, by nie przepłacać za usługę, jeżeli wielkość firmy tego nie wymaga, lub żeby nie być niezadowolonym z poziomu i zakresu oferowanych usług, który jest zbyt ograniczony w stosunku do potrzeb klienta. Konkurencja na rynku usług księgowych jest duża. Według danych GUS, w Polsce działa blisko 40 tys. firm prowadzących tego typu usługi. Przy wyborze biura rachunkowego, które prowadziłoby dokumentację księgową naszej firmy, należy się kierować nie tylko ceną, choć trzeba też pamiętać, że za zbyt niską ceną mogą się kryć usługi nie najwyższej jakości.  

Usługi księgowe obejmują, zgodnie z art. 76 a ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU 2002, nr 76, poz. 694 ze zm.), prowadzenie w imieniu podatników, płatników i inkasentów ksiąg podatkowych oraz innych ewidencji do celów podatkowych, a także udzielanie im pomocy w tym zakresie oraz sporządzanie w imieniu podatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielnie im pomocy w tym zakresie. Coraz częściej praktykuje się kompleksową obsługę firm polegającą na połączeniu księgowości z kadrami oraz doradztwem podatkowo-prawnym. Firmy zatrudniające specjalistów z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych mogą kompleksowo obsługiwać klientów oraz zapewnić wartość dodaną do usługi podstawowej. Dodatkowo firmy księgowo-podatkowe, nazywane również biurami rachunkowymi, współpracują z firmami audytorskimi, kancelariami prawniczymi, a także firmami informatycznymi, co pozwala im profesjonalnie i całościowo obsłużyć klienta.  

Wybór biura księgowego należy zacząć od sprawdzenia kilku podstawowych kwestii.  

1. Certyfikat

Po pierwsze powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy osoba prowadząca biuro księgowe ma certyfikat ministra finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo czy jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Biuro musi mieć certyfikat, w przeciwnym wypadku jego działalność byłaby sprzeczna z prawem, a konkretnie z przepisami ustawy o rachunkowości (rozdział 8a tej ustawy). Należy zwrócić uwagę na to, jaki numer ma certyfikat. Niższy numer oznacza nadanie uprawnień wcześniej, co zazwyczaj wskazuje na większe doświadczenie w prowadzeniu księgowości. Większe biura księgowe dbają, aby do prowadzenia ksiąg handlowych klientów zatrudniać księgowych z uprawnieniami do usługowego prowadzenia ksiąg, co gwarantuje wyższy poziom świadczonych usług. Przy prowadzeniu książek przychodu i rozchodu oraz ewidencji księgowy nie musi posiadać uprawnień.  

Fakt posiadania uprawnień przez osobę prowadzącą biuro rachunkowe można sprawdzić w rejestrze Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów. Wybierając biuro księgowe, dobrze jest również sprawdzić, czy ma wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego oraz czy jest czynnym podatnikiem VAT.

2. Ubezpieczenie

Kolejną bardzo ważną sprawą jest ubezpieczenie. Od 2004 r., zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzU nr 234, poz. 1576), każde biuro rachunkowe musi być obowiązkowo ubezpieczone. Minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC którego skutki są objęte umową takiego ubezpieczenia, zależy od przedmiotu działalności przedsiębiorców uprawnionych do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego i wynosi równowartość w złotych:

1) 15 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego;

2) 10 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

3) 5 000 euro - jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Przed podpisaniem umowy przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy dane biuro rzeczywiście ma ubezpieczenie. Ubezpieczenie od szkód powstałych przy prowadzeniu ksiąg podatkowych jest tak ważne, ponieważ pomyłki i błędy w księgowości zdarzają się bardzo często. Odpowiedzialność przed urzędem skarbowym ponosi najpierw podatnik, który później może żądać odszkodowania od biura rachunkowego. Zazwyczaj renomowane biuro księgowe dba o wysokość ubezpieczenia adekwatną do wielkości prowadzonej działalności. Dlatego warto zwrócić uwagę na wartość sumy ubezpieczenia oraz sprawdzić, z jaką firmą ubezpieczeniową jest zawarta umowa - czy jest to znany na rynku solidny ubezpieczyciel, czy firma, która klientów zdobywa tylko dzięki bardzo niskim cenom.

3. Jakość świadczonych usług a cena

Jest sprawą oczywistą, że szukając biura rachunkowego, staramy się wybrać najtańsze, by koszty, jakie poniesiemy, były niskie. Warto jednak pamiętać, że w pewnym momencie bardzo niskie ceny będą się przekładać na jakość usług świadczonych przez biuro księgowe. Może ono bowiem obniżać koszty poprzez zatrudnianie małej liczby personelu o niskich kwalifikacjach czy wybieranie jedynie podstawowego ubezpieczenia. Powoduje to, że jakość usług drastycznie się pogarsza, często dochodzi do błędów. Może się zdarzyć, że nie będziemy także właściwie obsługiwani. Oczywiście powinniśmy wybrać takie biuro, w którym nie przepłacimy za usługi, nie należy jednak całkowicie minimalizować kosztów, ponieważ w późniejszym okresie może się zdarzyć, że w razie nienależytego prowadzenia ksiąg rachunkowych drogo zapłacimy za naszą „oszczędność".

Dlatego ważne jest sprawdzenie cennika oferowanych usług, nie tylko tych podstawowych, ale i dodatkowych, wykraczających poza ramy umowy podstawowej, jakie jest w stanie świadczyć biuro księgowe na rzecz klienta. Wydzielenie księgowości ze struktury wewnętrznej powinno się wiązać zarówno z obniżką kosztów, jak i poprawą standardu usług. Firmy outsourcingowe o ugruntowanej pozycji na rynku mają wysoki poziom kompetencji, co jest równoznaczne z cenną specjalistyczną wiedzą (know-how). To rezultat wymogów konkurencji oraz doświadczenia wyniesionego z długoletniej współpracy z różnymi przedsiębiorstwami. Istotną sprawą przy podejmowaniu ostatecznych decyzji jest sprawdzenie przez przedsiębiorcę, czy w wybranym biurze księgowym pracują wyspecjalizowani w poszczególnych dziedzinach fachowcy. Jest to czynnik podwyższający standard usług księgowych świadczonych przez firmy outsourcingowe. Wysoki stopień specjalizacji jest niemożliwy do osiągnięcia w małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie księgowi muszą wykonywać zadania wymagające różnych kompetencji i umiejętności.  

Ważnym czynnikiem przy wyborze biura księgowego jest też sprawdzenie, w jaki sposób będziemy prowadzeni po podpisaniu umowy. Podmioty świadczące w sposób profesjonalny usługi księgowe, dążąc do zapewnienia satysfakcji swoim klientom, indywidualizują obsługę każdego z nich, między innymi poprzez wyznaczanie spośród swoich pracowników osoby do pełnienia funkcji opiekuna. Profesjonalne biura księgowe oprócz standardowych usług księgowo-rachunkowych oferują swoim klientom również usługi kadrowo-płacowe, doradztwo podatkowo-prawne, analizy finansowe, usługi audytorskie oraz archiwizacyjne.  

Warto wziąć pod uwagę takie sprawy, jak znajomość lokalnego urzędu skarbowego (chodzi o interpretację i zaliczanie w koszty pewnych przedsięwzięć), czy i na jakich warunkach biuro oferuje pomoc/wyręczanie przy załatwianiu w urzędach spraw związanych z zakładaniem firmy oraz pomoc w czasie kontroli skarbowej.    

4. Inni klienci

Kwestią zasadniczą są również referencje otrzymane przez biuro księgowe, to, jakich klientów obsługuje i jak długo. Renomowane biuro księgowe samo udostępni wykaz obsługiwanych firm oraz referencje. Przedsiębiorcy mogą się też zapoznać z opiniami innych klientów danego biura. Oczywiście biuro rachunkowe może się zasłonić tajemnicą służbową lub dobrem swoich klientów. Często jednak chwali się z długiej współpracy z daną firmą. Pozytywna opinia innych klientów jest bowiem najlepszą reklamą danego biura. Zadowolenie innych daje dobre prognozy na harmonijną współpracę przez dłuższy czas, większa też będzie szansa na to, że i w kolejnej firmie biuro rzetelnie wykona swoją pracę. Nie można zapominać, że prowadzenie księgowości przedsiębiorcy jest bardzo odpowiedzialnym zajęciem. Przedsiębiorca jako podatnik zawsze jest odpowiedzialny przed instytucjami rządowymi, takimi jak urzędy skarbowe i inne organy podatkowe, a dopiero później może żądać zadośćuczynienia od biura za powstałe szkody, jeżeli będzie w stanie udowodnić, że wynikły one na skutek nierzetelności lub zaniedbań prowadzących księgi.            

5. Rozwiązania techniczne i organizacyjne

Przedsiębiorca rozważający możliwość prowadzenia księgowości swojej firmy przez podmiot zewnętrzny powinien również zwrócić uwagę na rozwiązania techniczne, dostępność danych oraz możliwość kontaktu z księgową prowadzącą księgi. W dzisiejszych czasach jest wiele narzędzi umożliwiających kontrolę on-line oraz wgląd do ksiąg bez ruszania się zza własnego biurka. Wybór biura księgowego, a więc firmy outsourcingowej powinien być również spójny z całą koncepcją rozwoju firmy oraz strategią restrukturyzacji, gdyż taka nastąpi, choćby ze względu na zmiany personalne oraz kompetencyjne.    

Korzyści płynące z outsourcingu usług księgowych 

Najistotniejszą korzyścią płynącą z ograniczenia kosztów na księgowość (która pełni przecież tylko funkcję pomocniczą) jest uwolnienie środków na inwestycje w strategicznych obszarach działalności przedsiębiorstwa, czego rezultatem może być poprawa wskaźników rentowności ROA,. Specyficzną zaletą partnerskiej współpracy outsourcingowej właśnie w zakresie usług księgowych jest możliwość skorzystania z wiedzy specjalistów dla zastosowania - w pełni zgodnej z prawem - polityki bilansowej umożliwiającej kształtowanie mierników analizy finansowej na możliwie optymalnym poziomie. Tymi aspektami powinni się kierować głównie duzi przedsiębiorcy, których firmy prowadzą zdywersyfikowaną działalność o rozbudowanej strukturze. W sumie lepsze wskaźniki finansowe wykazywane przez podmiot mogą ułatwić starania o pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania. Nie bez znaczenia przy wyborze biura księgowego okazuje się zmiana na korzyść struktury kosztów, gdyż część kosztów stałych zostaje zastąpiona zmiennymi w wyniku częściowego rozliczania usług za efektywne roboczogodziny. Zleceniodawca nie musi też utrzymywać niewykorzystanego potencjału działu księgowości na wypadek czasowego zwiększenia jego obciążenia, lecz w razie zapotrzebowania po prostu zleca wykonanie dodatkowych prac swojemu partnerowi outsourcingowemu, płacąc mu za jego czas pracy. Przy wyborze usług outsourcingowych konieczne jest również uświadomienie sobie, że poprawa jakości firmy korzystającej z outsourcingu nie powinna następować tylko w zakresie funkcji wydzielonej. W przypadku usług księgowych poprawa standardu ich realizacji oznacza łatwiejszy dostęp do lepszej jakości informacji analitycznych, a to z pewnością przełoży się na podwyższenie poziomu funkcjonowania takich obszarów, jak m.in. rachunkowość zarządcza, kontroling czy planowanie. Oczywiste jest także, że wydzielenie wszelkich funkcji z organizacji powinno skutkować uproszczeniem struktur i procedur organizacyjnych. W konsekwencji odciążone zostaje kierownictwo przedsiębiorstwa, które może się skoncentrować na realizacji biznesu, dążąc do lepszego zaspokojenia potrzeb swych klientów i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej. Współpracę z firmą outsourcingową należy podjąć i kontynuować tylko wtedy, gdy oprócz obniżki kosztów i poprawy jakości zapewnia ona również redukcję ryzyka. Głównym czynnikiem decydującym o wystąpieniu owej redukcji jest posiadanie przez podmiot wykonujący usługi stosunkowo wysokiej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności. W odniesieniu do outsourcingu księgowości, szczególnie w polskich realiach, gdzie szybko się zmieniają regulacje prawne, aspekt zabezpieczenia się przed ewentualnymi błędami, które mogą się pojawić w księgach rachunkowych, ma istotne znaczenie.  

Powierzenie prowadzenia księgowości swojej firmy podmiotowi zewnętrznemu jest niezwykle korzystne. Przynosi wymierne oszczędności m.in. dzięki lepszemu wykorzystaniu pracy specjalistów i tańszemu dostępowi do ich wiedzy. Należy jednak zaznaczyć, że po oddaniu księgowości firmie zewnętrznej nie należy się spodziewać znaczącej obniżki kosztów już w pierwszym miesiącu. To jest kilkumiesięczny proces zmian. Dopiero w perspektywie kilku miesięcy można się doczekać wymiernych oszczędności. Jednak przy dużej skali działalności nawet kilka procent może się okazać znaczną sumą. Outsourcing księgowości ułatwia też planowanie finansowe. Koszty outsourcingu mogą być negocjowane nawet na parę lat do przodu, co powoduje łatwiejsze zarządzanie finansami firmy, a w przypadku stałych kontraktów ceny ustalane są indywidualnie w zależności od tego, ile dokumentów ma firma, ilu pracowników i jak bardzo skomplikowaną prowadzi działalność. Outsourcing usług księgowych ma wiele zalet dla przedsiębiorców, przede wszystkim jest to koncentracja na kluczowych dla firmy procesach bezpośrednio wpływających na podniesienie jej wydajności. Dzięki outsourcingowi efektywniej zarządza się informacją niezbędną do kierowania podmiotem. Outsourcing to przede wszystkim redukcja kosztów, która jest możliwa dzięki ograniczeniu kosztownych inwestycji w pracowników, technologie i oprogramowanie, dodatkową powierzchnię biurową oraz nieponoszeniu kosztów świadczeń socjalnych. Redukcja kosztów dzięki outsourcingowi księgowości może sięgnąć nawet 50%. Firmy świadczące usługi zarówno księgowe, kadrowo-płacowe, jak i telemarketingowe, są w stanie zapewnić dużo wyższy poziom usług dzięki doświadczeniu i wysokiej specjalizacji swoich pracowników w danej dziedzinie. Przenosząc swoją księgowość na zewnątrz, przedsiębiorcy ograniczają w znaczący sposób ryzyko z tytułu nieprawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Za wszelkie nieprawidłowości stwierdzone przez urząd skarbowy czy ZUS odpowiada biuro rachunkowe i to ono bierze na siebie ciężar wyjaśnienia ewentualnych uchybień lub błędów.  

Na świecie oraz w Europie Zachodniej do 70% usług świadczonych jest na zasadach outsourcingu - w Polsce to nadal zaledwie 25-30%. Moda na outsourcing wynika stąd, że pozwala firmom skoncentrować się na tym, co robią najlepiej. Przyszłość firm księgowych nierozerwalnie związana jest z outsourcingiem. W obecnym czasie następuje zdecydowana konsolidacja rynku usług księgowych i tylko te firmy, które będą świadczyć kompleksowe usługi, począwszy od księgowości, doradztwa podatkowo-prawnego, obsługi kadrowo-płacowej, audytu, na archiwizacji kończąc, będą mogły stać się konkurencyjne na ciągle jeszcze rozwijającym się rynku usług outsourcingowych.

Reasumując, w dobie spowolnienia gospodarczego coraz więcej przedsiębiorców szuka oszczędności, zmieniając obsługującego ich księgowego na biuro księgowe, które zapewnia kompleksową, profesjonalną obsługę zarówno w księgowości, jak i w kadrach, płacach, analityce i doradztwie prawno-podatkowym. Odpowiadając na pytanie, czym powinien kierować się przedsiębiorca przy wyborze biura księgowego, należy podkreślić, że przede wszystkim musi się przyjrzeć zakresowi usług świadczonych przez kancelarie, spółki doradztwa podatkowego, biura rachunkowe czy księgowe. Tylko firma, która oprócz doradcy podatkowego zatrudnia szerokie grono ekspertów, takich jak biegli rewidenci, księgowi, radcy prawni, daje gwarancje pełnej i profesjonalnej obsługi firmy. Przedsiębiorca decydujący się na outsourcing usług księgowych powinien poprosić wybrane biuro księgowe o wskazanie kilku strategicznych klientów, którzy mogliby udzielić rekomendacji. W kryzysie warto szukać takich biur, które jednocześnie świadczą kompleksowe usługi oraz dbają o własne koszty funkcjonowania. Na rynku działają profesjonalne biura księgowe, które wdrożyły już politykę kosztową, zracjonalizowały swoje wydatki i kładą nacisk przede wszystkim na wysoko kwalifikowaną kadrę fachowców kosztem np. przepychu biur, drogiego umeblowania oraz lokalizacji swoich siedzib w ścisłym centrum miast, przy drogich ulicach, gdzie czynsz dzierżawy pomieszczeń jest porównywalny z cenami z krajów zachodnioeuropejskich. Ważny jest wprawdzie dogodny dojazd i parking, ale najistotniejszymi kwestiami przy wyborze firmy księgowej są kompleksowość świadczonych usług oraz profesjonalizm i fachowość jej pracowników.  

Edyta Gajda

Specjalista ds. marketingu i relacji inwestorskich

Auxilium SA

http://www.auxilium.com.pl/

Artykuł został opublikowany we wrześniowym Biuletynie Euro Info 2009.