Konieczność efektywnego zarządzania wiedzą, uznawaną za strategiczny zasób przedsiębiorstwa, wymusza zmiany w organizacji pracy. Ich konsekwencją jest przekształcanie się współczesnych przedsiębiorstw w tzw. organizacje inteligentne oparte na wiedzy i wykorzystujące ją do osiągnięcia konkurencyjnej pozycji na rynku.

W 2010 r. PARP zleciła przeprowadzenie projektu badawczego Inteligentne organizacje - zarządzanie wiedzą i kompetencjami pracowników [1]. Miał on odpowiedzieć na pytanie, czy przedsiębiorstwa sektora MSP w Polsce korzystają z rozwiązań dla organizacji inteligentnych oraz czy te działania poprawiają ich konkurencyjność. Projekt miał też wskazać ograniczenia w rozwoju zarządzania wiedzą w organizacji oraz określić, jakie możliwości rozwoju firm stwarzają rozwiązania charakterystyczne dla inteligentnych organizacji.

Definicja
Organizacja inteligentna to taka, w której zachodzą wyspecjalizowane procesy związane z tworzeniem i przekazywaniem wiedzy, przez co ułatwia się uczenie wszystkich jej członków. Jest to również organizacja, która płynnie modyfikuje swoje zachowania, adekwatnie do pozyskiwanej wiedzy i zmian w otoczeniu zewnętrznym.

Na potrzeby realizacji projektu przyjęto, że organizacja inteligentna spełnia łącznie cztery warunki:

• ma sformalizowaną strategię rozwoju,
• prowadzi sformalizowaną politykę zarządzania kadrami,
• ma stronę internetową, wewnętrzną sieć komputerową oraz wykorzystuje specjalistyczne programy informatyczne,
• zdobywa wiedzę, kontaktując się z otoczeniem (poza wymianą informacji podczas zakupów lub sprzedaży).

Polskie inteligentne organizacje 
W Polsce przedsiębiorstwa nie stosują powszechnie rozwiązań specyficznych dla organizacji inteligentnych. Tylko niewiele ponad 12% firm [2] spełniało wszystkie wymienione we wstępie warunki odróżniające organizacje inteligentne od pozostałych. Najwięcej, bo 47% firm dysponuje rozwiniętymi systemami informatycznymi, 38% wymienia informacje z otoczeniem, 32% ma sformalizowaną politykę zarządzania kadrami, 27% dysponuje sformalizowaną strategią rozwoju.

Organizacje inteligentne znacznie częściej występują wśród firm dużych. 40% z nich spełnia wszystkie przyjęte w badaniu kryteria, które pozwalają zaliczyć je do tego typu organizacji, a około 63% ma sformalizowaną strategię rozwoju oraz politykę zarządzania kadrami. W przypadku firm średniej wielkości za organizację inteligentną możemy uznać mniej więcej co czwarte przedsiębiorstwo, wśród małych - zaledwie co dziesiąte.

Wyniki badania pokazały, że przedsiębiorstwa, które realizują procesy innowacyjne lub wdrażają normę zarządzania środowiskowego ISO 14001, a także firmy, których głównymi klientami są instytucje publiczne, są bardziej skłonne do wprowadzania w każdym z analizowanych obszarów rozwiązań właściwych organizacjom inteligentnym.

Analiza ze względu na profil działalności pokazuje, że największy udział inteligentnych organizacji jest wśród firm przemysłowych (14%) i handlowo-usługowych (12%), najniższy zaś wśród firm budowlanych (5%). Przedsiębiorstwa z branży budownictwa charakteryzują się też najniższym stopniem wdrożenia sformalizowanej strategii rozwoju i polityki zarządzania kadrami.

Strategie zarządzania wiedzą
Wiedza związana z nowymi technologiami jest najważniejszym rodzajem wiedzy w rozwoju inteligentnych organizacji (71% z nich w porównaniu z 35% pozostałych organizacji). Częściej niż w przypadku pozostałych firm wymieniano też wiedzę umożliwiającą posiadanie innowacyjnych produktów w branży, monitorowanie sprzedaży, wiedzę o przebiegu produkcji i procesach w firmie oraz wiedzę pracowników potrzebną do wykonywania obowiązków. Pokazuje to znaczenie, jakie inteligentne organizacje przypisują kwestiom technologicznym, oraz lepsze ich dostosowanie do wyzwań gospodarki opartej na wiedzy. Pozostałe przedsiębiorstwa za najważniejsze dla swojego rozwoju uznają przede wszystkim zasoby wiedzy związanej z relacjami z otoczeniem.

Wiedza jest traktowana przez inteligentne organizacje jako istotny zasób przedsiębiorstwa. Dlatego aż w 83% z nich (w porównaniu z 40% pozostałych firm) powierza się konkretnej osobie z firmy obowiązek gromadzenia, przetwarzania bądź wykorzystywania informacji pozyskanych z zewnątrz. To, jakie stanowisko zajmuje ta osoba, jest uzależnione od specyfiki działalności firmy i celów, którym ma służyć. Zdecydowana większość inteligentnych organizacji (ok. 90%) ocenia pozyskaną i przetworzoną wiedzę jako przydatną w zarządzaniu operacyjnym i strategicznym. Wiedza pozyskana poza firmą jest w znacznie większym zakresie udostępniana wewnątrz przedsiębiorstwa w przypadku inteligentnych organizacji - 55% z nich udostępnia ją swoim pracownikom w postaci raportów, sprawozdań, notatek lub protokołów. W przypadku pozostałych firm robi to tylko 18% z nich, a najczęściej pozyskana wiedza jest dostępna jedynie dla kierownictwa (37%). Wydaje się więc, że inteligentne organizacje efektywniej wykorzystują pozyskaną wiedzę.

W strategii zarządzania wiedzą niezwykle istotnym elementem jest świadomość aktualnie posiadanej wiedzy oraz określanie potrzeb i luk w wiedzy. Jest to też cecha odróżniająca organizacje inteligentne od pozostałych. W ponad 90% przedsiębiorstw inteligentnych potrafiono wskazać luki w posiadanej wiedzy, podczas gdy w pozostałych firmach wskaźnik ten wynosił 48%. Może to sugerować brak skutecznie funkcjonującego w tych organizacjach systemu zarządzania wiedzą.

Wyniki badania pokazały też, że przedsiębiorstwa inteligentne w ramach szacowania wiedzy - obecnie posiadanej oraz takiej, którą powinny posiadać - stosują bardziej różnorodne rozwiązania niż pozostałe firmy. Najczęściej jest to samodzielna analiza własnych zasobów (61% inteligentnych organizacji, które określiły lukę w wiedzy), ale też samodzielne porównanie z liderami branżowymi (33%) oraz współpraca z klientami i dostawcami przy szacowaniu luki w wiedzy (29%). Warto wspomnieć, że tego typu organizacje częściej niż pozostałe określają lukę w wiedzy, zatrudniając konsultantów zewnętrznych (17% w porównaniu z 2% pozostałych firm). Blisko co dziesiąta inteligentna organizacja współpracuje w tym zakresie z instytucjami naukowo-badawczymi.

Wiedza w przedsiębiorstwie
Polskie przedsiębiorstwa najczęściej wymieniają wiedzę z klientami, dostawcami oraz firmami o podobnym profilu działalności niestanowiącymi konkurencji. Inteligentne organizacje są również bardziej niż pozostałe otwarte na wymianę wiedzy z otoczeniem i utrzymują relacje z większą liczbą podmiotów. Blisko połowa z nich (47%) wymienia informacje z przynajmniej czterema partnerami (robi to 28% pozostałych firm). Wszystkie przedsiębiorstwa objęte badaniem najchętniej korzystają z internetu oraz wiedzy czerpanej ze szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych. Przedsiębiorstwa inteligentne znacznie częściej wykorzystują też intranet, ich domeną pozostają również takie źródła wiedzy, jak raporty z wewnętrznych narzędzi informatycznych, własne badania, eksperymenty techniczne oraz zlecone i dostępne badania na rynku.

Jednocześnie większa liczba takich firm ma elektroniczne bazy ekspertów wewnętrznych (51% w porównaniu z 15% pozostałych firm) oraz zewnętrznych (61% w porównaniu z 17%). Istotnie częściej niż pozostałe przedsiębiorstwa wykorzystują też zróżnicowane narzędzia gromadzenia i przechowywania wiedzy oraz zarządzania nią. Rzadziej z kolei, w porównaniu z tymi ostatnimi, korzystają z archiwów papierowych, częściej natomiast wykorzystują intranet, w tym archiwa w formie elektronicznej oraz całościowe systemy integrujące różne działy firmy. Zdecydowana większość firm inteligentnych (91%) wspomaga procesy zarządzania wiedzą, stosując narzędzia informatyczne. Takie rozwiązania stosuje za to niecała połowa pozostałych przedsiębiorstw (47%). Wśród tych narzędzi najbardziej rozpowszechnione są elektroniczny obieg dokumentów, bazy i hurtownie danych, intranet, Customer Relationship Management (CRM)[3] oraz rozwiązania wspomagające pracę grupową.

Dwie trzecie organizacji inteligentnych (68%) stosuje szeroką gamę rozwiązań pomagających zatrzymać wiedzę w organizacji. Podobnie postępuje jedynie jedna trzecia pozostałych firm -32%. Wśród rozwiązań najczęściej wprowadzany jest system motywacyjny, który ma zapobiegać odejściom pracowników. Pozostałe firmy natomiast stosują dublowanie kompetencji pracowników. Zapobieganiu utracie wiedzy sprzyja też wprowadzanie pracy zespołowej. W tym aspekcie widać też istotne różnice między inteligentnymi organizacjami a pozostałymi. Rozmaite formy pracy zespołowej stosuje 84% inteligentnych przedsiębiorstw (najczęściej są to zespoły zadaniowe), w przypadku pozostałych firm - 54% (tu dominują zespoły robocze współpracujące w ramach rutynowych działań).

Istotnym czynnikiem wewnętrznym inspirującym przedsiębiorstwa do uczenia się jest przywództwo demokratyczne rozumiane jako społeczny mechanizm oddziaływania na pracowników. Wpływa ono na ukształtowanie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i wymianie informacji, sprzyja też stosowaniu różnorodnych form pracy zespołowej.

Zarządzanie zasobami ludzkimi
W przypadku ponad połowy inteligentnych organizacji (54%) decyzje strategiczne dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi są podejmowane w specjalnie powołanych samodzielnych działach lub komórkach. Dominuje więc delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji na niższe szczeble zarządzania. W większości pozostałych organizacji osobą odpowiedzialną za zarządzanie kadrami jest prezes lub dyrektor generalny (83%). Organizacje inteligentne wyróżniają się też istotnie wyższym stopniem formalizacji obszarów polityki zarządzania zasobami ludzkimi, niż ma to miejsce w przypadku pozostałych przedsiębiorstw. Najwięcej z nich ma sformalizowaną politykę motywacji i wynagrodzeń (75%) oraz rekrutacji (70%). Najniższy stopień formalizacji dotyczy polityki szkoleń i rozwoju pracowników (40%).

Innym elementem odróżniającym organizacje inteligentne od pozostałych jest występowanie kluczowych stanowisk odpowiedzialnych za przygotowanie, wdrażanie oraz monitorowanie strategii rozwoju przedsiębiorstwa - występują one aż w 73% inteligentnych przedsiębiorstw ( pozostałe firmy - 25%).

Rekrutacja pracowników w obu typach organizacji jest najczęściej realizowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami rekrutacji, na podstawie rozmów kwalifikacyjnych oraz poprzez korzystanie z usług zewnętrznych firm doradczych. Elementem różnicującym organizacje inteligentne od pozostałych jest szersze wykorzystanie różnorodnych metod rekrutacji w przypadku wszystkich pracowników. Jednocześnie przy rekrutacji na kluczowe stanowiska inteligentne przedsiębiorstwa częściej wykorzystują zewnętrzne firmy doradcze, współpracują z uczelniami i szkołami, przejmują całe zespoły pracownicze od innych podmiotów lub stosują leasing pracowniczy.

Inteligentne organizacje (78%) znacznie częściej niż pozostałe (39%) stosują oceny okresowe pracowników, przeprowadzają je także w sposób bardziej planowy i systematyczny.

Dla inteligentnych organizacji charakterystyczne jest też wykorzystywanie bardziej różnorodnych instrumentów motywowania pracowników, takich jak wysyłanie na szkolenia i staże, premie za wyniki, premie za pomysły i nowe rozwiązania, stawianie coraz to nowych wyzwań przed pracownikiem oraz system awansów.

Wyniki badania pokazały też, że inteligentne organizacje stosują elastyczniejsze, bardziej przejrzyste i dostępne dla pracowników oraz bardziej motywujące systemy wynagradzania niż pozostałe firmy.

Polityka szkoleniowa organizacji inteligentnych różni się od pozostałych firm. Blisko dwie trzecie z nich (63%) pyta pracowników, w jakich szkoleniach chcieliby uczestniczyć, i na podstawie ich potrzeb określa plan zajęć. Postępuje tak tylko 34% pozostałych firm, a najczęściej korzystają one ze standardowych programów szkoleniowych proponowanych przez firmy zewnętrzne. W 64% inteligentnych przedsiębiorstw funkcjonuje system oceny efektywności szkoleń (w porównaniu z 27% w pozostałych firmach). Połowa organizacji inteligentnych ocenia tę efektywność, porównując i oceniając umiejętności pracownika przed szkoleniem i kilka miesięcy po nim.

Najbardziej pożądane przez inteligentne organizacje kompetencje pracowników to umiejętność współpracy w zespole, chęć uczenia się i ciągłego rozwoju oraz fachowość i wiedza o branży. Pozostałe firmy od swoich pracowników oczekują przede wszystkim zaangażowania, dokładności oraz fachowości i wiedzy o branży.

Analiza wyników wskazuje, że przedsiębiorstwa inteligentne w większym stopniu cenią kompetencje psychospołeczne pracowników, sprzyjające zachowaniom społecznym w organizacji oraz jej rozwojowi. Pozostałe firmy preferują kompetencje proceduralne związane z precyzyjnym wykonywaniem wyznaczonych zadań.

Podsumowanie
Wyniki badania pokazały, że inteligentne przedsiębiorstwa lepiej od pozostałych firm funkcjonują na rynku. Rozumieją one znaczenie wiedzy oraz traktują ją, podobnie jak zasoby ludzkie, jako strategiczny kapitał przedsiębiorstwa. Są otwarte na wymianę wiedzy z otoczeniem i potrafią ją efektywnie wykorzystywać. Pozyskana wiedza jest szeroko udostępniana w przedsiębiorstwie, czemu sprzyja struktura organizacyjna oparta na zaufaniu. Inteligentne przedsiębiorstwa bardziej niż inne są przygotowane na pozyskiwanie wiedzy związanej z innowacjami, a tym samym lepiej odpowiadają na wyzwania gospodarki opartej na wiedzy. Wszystko to sprawia, że inteligentnym przedsiębiorstwom łatwiej jest dostosować się do zmiennego otoczenia. Są one bardziej konkurencyjne, lepiej wykształciły zdolności adaptacyjne, są też bardziej odporne na niepowodzenia rynkowe i okresy kryzysu.

Organizacje inteligentne wydają się osiągać lepsze wyniki ekonomiczne niż pozostałe przedsiębiorstwa. W 2009 roku, w stosunku do poprzednich 12 miesięcy, ich obroty wzrosły średnio o 1,11 mln zł, podczas gdy pozostałych firm - o 0,08 mln zł (choć dane te należy traktować z ostrożnością ze względu na brak 60% odpowiedzi na to pytanie). Firmy inteligentne uczestniczące w badaniu osiągnęły w 2009 roku lepsze wyniki, także jeżeli chodzi o wzrost poziomu zatrudnienia. Zwiększyło się ono o 40%, podczas gdy w pozostałych firmach o 25%.

Trendy rozwojowe nowoczesnej gospodarki, jak globalizacja czy wzrost znaczenia wiedzy jako czynnika rozwoju społeczno-gospodarczego, sprawiają, że współczesne przedsiębiorstwa, by przetrwać na rynku i skutecznie konkurować, muszą wprowadzać rozwiązania charakterystyczne dla inteligentnych organizacji. Istotna jest więc popularyzacja wiedzy na ich temat, zwłaszcza w ogromnie zróżnicowanym sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, w którym wprowadzanie tych rozwiązań może być szczególnie trudne.

Robert Zakrzewski
Zespół Przedsiębiorczości
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
e-mail: robert_zakrzewski (at) parp.gov.pl

Przypisy:
[1] Wykonawcą projektu było konsorcjum firm: PSDB sp. z o.o oraz Quality Watch sp. z o.o. Projekt składał się z części jakościowej (32 wywiady pogłębione) oraz ilościowej (N=800).
[2] Badaniem objęto przedstawicieli małych, średnich i dużych przedsiębiorstw (bez podmiotów mikro).
[3] Zarządzanie relacjami z klientami.

Jeśli widzisz błąd w artykule, prosimy o e-mail'a na adres een (at) parp.gov.pl  

Artykuł pochodzi z listopadowego Biuletynu Euro Info 2010.