Rola zarządzania strategicznego
W gospodarce opartej na wiedzy zasobem, który zyskuje coraz większe znaczenie, staje się informacja. To właśnie ona jest w firmie źródłem wiedzy, która następnie może zostać wykorzystana w procesie zarządzania. W tym kontekście rzetelna, wyczerpująca informacja pozyskana w odpowiednim momencie prowadzi do przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Dodatkowo informacja ma kluczowe znaczenie dla procesu zarządzania strategicznego. Proces ten i towarzyszące mu analizy strategiczne wymagają wszechstronnego poznania funkcjonowania firmy i jej otoczenia, a to pozwala na określenie sytuacji w stosunku do konkurentów oraz szans i zagrożeń wynikających z działalności na rynku. Większa świadomość własnego funkcjonowania pozwala przedsiębiorcy na wyznaczanie bardziej ambitnych, a jednocześnie realnych celów. Dlatego właśnie, szczególnie istotne jest pozyskanie rzetelnej informacji zarówno na temat samego przedsiębiorstwa, jak i otoczenia, w którym ono funkcjonuje.

Przedsiębiorstwa w niewielkim stopniu uświadamiają sobie korzyści zarysowane powyżej. Badania przeprowadzone na przełomie 2009 i 2010 r. na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) na temat strategicznych źródeł informacji wykazały, że w blisko połowie firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MSP) strategia funkcjonuje jedynie w formie ustnej, a 15% firm w ogóle jej nie ma.

Oczywiście pojawia się pytanie, czy strategia powinna być zapisana w formie jednolitego dokumentu, szczególnie w przypadku MSP, które za swoją główną przewagę uznają dużą elastyczność działania.

Strategia w formie ustnej w mniejszym stopniu gwarantuje stabilność postawionych celów. To, co znajduje się w głowie właściciela, nie zawsze jest jasno komunikowane pracownikom. Przez to ich faktyczna wiedza o celach strategicznych firmy jest ograniczona. Niezapisane cele łatwo zmienić, co zapewnia wprawdzie wspomnianą elastyczność działania, ale może też prowadzić do porzucenia ambitnych, choć w danym momencie trudnych do zrealizowania planów. Z drugiej jednak strony, warto docenić również ustną formę strategii, która może świadczyć, o szerszych horyzontach planowania działań przedsiębiorstwa.

Badani przedsiębiorcy ponadto przyznali, że w 2009 r. większość informacji o znaczeniu strategicznym pozyskali ad hoc, a 17% z nich w ogóle nie korzystało z informacji tego typu. Warto tutaj wyjaśnić, że informacje o znaczeniu strategicznym dotyczą podstawowych kwestii wpływających na funkcjonowania przedsiębiorstwa. Są to informacje o:

• nowych produktach i technologiach na rynku,
• sytuacji gospodarczej,
• nowych klientach,
• zmianach w prawie,
• konkurentach,
• zmianach na rynku dostawców i podwykonawców,
• obecnych klientach,
• nowych sposobach finansowania,
• otoczeniu międzynarodowym.

Ten wynik powinien niepokoić, ponieważ świadczy o tym, że prawie jedna piąta MSP działa w oderwaniu od swego otoczenia. Potwierdza to tezę, że spora grupa przedsiębiorstw nie myśli strategicznie.

83% badanych firm koncentruje się raczej na zbieraniu informacji na temat swojego najbliższego otoczenia, np. o dostawcach, klientach czy konkurentach. Informacje o makrootoczeniu, czyli m.in. o sytuacji gospodarczej czy zmianach w prawie, pozyskiwane są znacznie mniej aktywnie.

Źródła informacji strategicznych
Firmy mogą pozyskiwać informacje strategiczne zarówno wewnątrz firmy (z poszczególnych działów), jak i z otoczenia. W badaniu autorzy skupili się głównie na instytucjonalnym otoczeniu przedsiębiorstw. Chodziło o sprawdzenie, czy MSP wykorzystują potencjał informacyjny dostępny w otoczeniu i czy wzajemna komunikacja jest zadowalająca. W ramach projektu zidentyfikowano również dobre praktyki w tym zakresie.

Okazało się, że firmy najczęściej poszukują informacji w instytucjach finansowych (33%), urzędach skarbowych (25%) i w Głównym Urzędzie Statystycznym (22%). W instytucjach finansowych przedsiębiorcy szukają głównie informacji o nowych sposobach finansowania, ale również o sytuacji gospodarczej czy o klientach (zarówno potencjalnych, jak i obecnych). Z urzędów skarbowych firmy pozyskują informacje na temat zmian w prawie, a z Głównego Urzędu Statystycznego - o obecnej sytuacji gospodarczej.

Wiele instytucji otoczenia biznesu ma ogromny potencjał informacyjny, który nie jest wykorzystywany przez przedsiębiorców. Chodzi m.in. o inkubatory przedsiębiorczości, Komisję Europejską, Narodowy Bank Polski, Polski Komitet Normalizacyjny, samorządy gospodarcze. Odpowiednio do swoich kompetencji instytucje te upubliczniają informacje, które powinny być dla przedsiębiorstw użyteczne w trakcie planowania strategicznego. Jednak często przedsiębiorcy:

• nie wiedzą o dostępności tych informacji,
• nisko oceniają ich praktyczną przydatność
• nie wiedzą, w jaki sposób mogłyby one stać się użyteczne.

Szczególnie ciekawe źródło stanowi Komisja Europejska. Na podstawie informacji uzyskanych z tej instytucji można przewidywać zmiany w krajowym prawie, nawet kilka lat do przodu. Jest to istotne w planowaniu długookresowym, a szczególnie w identyfikowaniu nadchodzących szans i zagrożeń, które mogą wypływać ze zmian legislacyjnych.

Respondenci najlepiej ocenili użyteczność informacji uzyskanych z izb handlowych, następnie z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i urzędów wojewódzkich. Należy jednak zaznaczyć, że dla wszystkich instytucji oceny oscylowały wokół wartości 3,5 (w skali od 1 do 5), czyli ich użyteczność została oceniona raczej przeciętnie.

Respondenci zostali również poproszeni o ocenę jakości informacji z poszczególnych źródeł. Tabela 1 przedstawia wyniki wybranych instytucji (wybór nastąpił na podstawie oceny istotności źródeł informacji uwzględnionych w badaniu). Różnice pomiędzy poszczególnymi organizacjami są niewielkie. W ogólnej ocenie najlepiej wypadły Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, samorządy powiatowe i Główny Urząd Statystyczny. Warto zauważyć, że na tle pozostałych kryteriów stosunkowo wysoko oceniona została wiarygodność informacji pozyskiwanych ze źródeł publicznych.

MSP najchętniej (w 36%) pozyskują informacje strategiczne za pomocą poczty elektronicznej. Często korzystają też z kontaktów osobistych (29%). Do zdecydowanie mniej popularnych sposobów komunikacji należą te o charakterze odpersonalizowanym, np. publikacje fachowe, konferencje, audycje radiowe i telewizyjne.

Dobre praktyki
Elementem badania były również studia przypadków w instytucjach, które uznano za istotne źródła informacji strategicznej dla MSP. W ich wyniku zidentyfikowano kilka dobrych praktyk w komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami.

Jako dobrą praktykę zidentyfikowano publikowanie przez urzędy pracy kompleksowych prognoz na temat lokalnego rynku pracy. Inny przykład polega na zacieśnieniu współpracy z przedsiębiorcami. Jeden z urzędów marszałkowskich, odpowiedzialny za wdrażanie funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, w odpowiedzi na potrzeby firm wprowadził system, za pomocą którego pracownik urzędu na bieżąco opiekuje się z grupą ok. 20-30 przedsiębiorców, przeprowadzając ich przez cały proces pozyskania dofinansowania - od informacji wstępnej po przypominanie o poszczególnych terminach składania wniosków o dofinansowanie.

Osoby zainteresowane poznaniem dalszych wyników oraz szczegółów badania zapraszamy na stronę internetową PARP, gdzie można pobrać raport w formie elektronicznej: http://www.parp.gov.pl/index/more/14837.

Dorota Węcławska
Zespół Przedsiębiorczości
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Artykuł opracowano na podstawie raportu „Strategiczne źródła informacji w działalności przedsiębiorstw" autorstwa R. Maika, A. Gołosia i K. Szczerbacza. Badanie zrealizowano przez konsorcjum firm ARC Rynek i Opinia oraz Synergia na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Badanie realizowane w ramach projektu systemowego „Znaczenie wiedzy i informacji w zarządzaniu MSP" współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Jeśli widzisz błąd w artykule, prosimy o e-mail'a na adres een (at) parp.gov.pl  

Artykuł pochodzi z listopadowego Biuletynu Euro Info 2010.