Kto może być wspólnikiem w spółce z o.o.

Spółka z o.o. może być utworzona przez jednego lub kilku wspólników, którymi mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne (np. inne spółki z o.o.), z tym zastrzeżeniem, że jednoosobowa spółka z o.o. nie może zostać utworzona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. Takie ograniczenie istnieje tylko w momencie tworzenia nowego podmiotu. Nie jest bowiem zabronione już w trakcie działania spółki z o.o. przeniesienie udziałów przez jednego lub kilku wspólników na innego wspólnika, którym także może być jednoosobowa spółka z o.o. Spowoduje to w praktyce istnienie spółki z o.o., której jedynym wspólnikiem jest inna jednoosobowa spółka z o.o.

Dla osoby fizycznej, która jest jedynym wspólnikiem w takiej spółce, status ten wiąże się z pewnymi ograniczeniami w zakresie formy składania w spółce z o.o. oświadczeń w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności, czyli takich, które są związane z zapewnieniem codziennego, bieżącego funkcjonowania spółki. Mimo liberalizacji przepisów dotyczących relacji między jedynym wspólnikiem a spółką z o.o. forma pisemna z poświadczonym przez notariusza podpisem wspólnika nadal jest wymagana w przypadku, gdy do dokonania konkretnej czynności prawnej przez spółkę z o.o. wymagana jest uchwała wspólników albo walne zgromadzenie wspólników lub rady nadzorczej. Do pozostałych czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu wystarczy obecnie forma pisemna.

Formalności

Pierwszym krokiem do powstania nowej spółki z o.o. jest zawarcie przez wspólników umowy spółki, która powinna mieć formę aktu notarialnego. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o. (jest tylko jeden wspólnik - osoba fizyczna lub prawna), umowę zastępuje akt założycielski, który także musi mieć formę aktu notarialnego. Ważne jest przy tym, by już na etapie tworzenia umowy/aktu założycielskiego wspólnicy mieli ustaloną firmę przyszłej spółki z o.o. oraz jej siedzibę, a także by znali przedmiot jej działalności.

Firma spółki z o.o. to nazwa, pod którą występuje ona w obrocie gospodarczym i prawnym. Istnieje dowolność w wyborze firmy, ale zawsze musi ona zawierać oznaczenie formy prawnej podmiotu w wersji pełnej, które może zostać zapisane jako spółka z o.o. lub nawet sp. z o.o. Możliwość używania tych skrótów powinna wynikać już z samej treści umowy lub aktu założycielskiego. Każda spółka z o.o. może działać tylko pod jedną firmą niezależnie od tego, czy ma jakieś oddziały i ile ich jest.

Siedzibą spółki z o.o. jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. W umowie lub akcie założycielskim wystarczy podać miejscowość, w której spółka z o.o. będzie działać. Nie ma natomiast potrzeby podawania na tym etapie pełnego adresu, co potrafi komplikować późniejsze funkcjonowanie spółki, ponieważ każda zmiana w tym zakresie rodzi konieczność zmiany umowy lub aktu założycielskiego. Dlatego nie zaleca się podawania w nich dokładnego adresu biura spółki z o.o.

Umowa lub akt założycielski powinny także określać cel działania podmiotu, przy czym spółka z o.o. może działać w każdym prawnie dozwolonym celu, nie zaś jedynie w celu gospodarczym. W przypadku działalności gospodarczej nie ma konieczności podawania konkretnych numerów PKD. Jeśli spółka z o.o. ma prowadzić np. działalność handlową, wystarczy informacja, że przedmiotem jej działalności jest działalność handlowa. Zapisy umowy/aktu założycielskiego w tym zakresie powinny być możliwie szerokie i otwarte. Bardziej szczegółowe informacje będą natomiast podawane na późniejszych etapach tworzenia spółki z o.o. (np. we wniosku o jej rejestrację w KRS) lub w trakcie jej działania.

W umowie powinny także zostać zawarte informacje na temat wysokości kapitału zakładowego i zasady obejmowania przez wspólników udziałów, liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, a także czasu trwania spółki z o.o., jeśli umowa została zawarta na czas oznaczony. Od momentu podpisania umowy lub aktu założycielskiego nowy podmiot prawny jest „spółką z o.o. w organizacji", w związku z tym, choć w ograniczonym zakresie, może już działać.

Kolejne kroki, jakie należy wykonać, to wniesienie przez wspólników wkładów (pieniężnych lub w naturze - tzw. aport) na pokrycie całego kapitału zakładowego określonego w umowie, a także powołanie organów spółki z o.o., w szczególności zarządu, w którego skład może wchodzić jedna lub więcej osób fizycznych, także obcokrajowców. Obecnie kapitał zakładowy powinien wynosić minimum 5000 złotych, a nominalna wartość udziału nie może być niższa niż 50 złotych. Obniżenie minimalnej wartości kapitału zakładowego z 50 000 do 5000 złotych nastąpiło w ostatniej nowelizacji ksh w styczniu 2009 r. Celem zmiany było między innymi obniżenie kosztów związanych z zakładaniem działalności gospodarczej w formie spółek z o.o., ponieważ mniejszy kapitał zakładowy wiąże się także z niższym podatkiem od czynności cywilnoprawnych i mniejszym obciążeniem finansowym wspólników.

Zmniejszenie kosztów zakładania działalności gospodarczej powinno skutkować zwiększeniem liczby przedsiębiorstw, co jednak nie jest jeszcze dziś widoczne. Nadal bardzo często kapitał zakładowy nowych spółek z o.o. jest wyższy niż minimalny. Może to wynikać z tego, że niższy kapitał zakładowy to większe ryzyko dla wierzycieli, a także - w ściśle określonych sytuacjach - większe prawdopodobieństwo egzekucji wierzytelności z majątku osobistego członków zarządu[1]

Dalsze czynności, po pokryciu całego kapitału zakładowego oraz powołaniu przez wspólników członków zarządu, to wypełnienie i złożenie do sądu rejestrowego wniosku o wpis spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek powinien zostać złożony w terminie do 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. W imieniu spółki działa zarząd, który jest organem ją reprezentującym oraz prowadzącym jej sprawy. Wniosek o wpis musi zawierać, oprócz takich danych jak nazwa, siedziba i adres spółki, przedmiot jej działalności oraz wysokość kapitału zakładowego, także następujące informacje:

• określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki, w tym informacje na temat ewentualnej prokury;
• nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej; a jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne - zaznaczenie tej okoliczności;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony;
• jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do publikowania ogłoszeń spółki - oznaczenie tego pisma.

Wniosek o wpis sp. z o.o. do KRS powinien zostać złożony na właściwym formularzu, w przeciwnym razie zostanie zwrócony bez wezwania do uzupełnienia braków. Jeśli wniosek, który zawiera błędy, zostanie zwrócony, zarząd spółki może go ponownie złożyć w terminie 7 dni od dnia doręczenia mu zarządzenia o zwrocie i o ile nie będzie już zawierał błędów, wywoła skutek od daty pierwotnego wniesienia. Zwrócenie wniosku nastąpi także w przypadku, gdy jest on nienależycie opłacony lub nieprawidłowo wypełniony bądź też nie zawiera wszystkich niezbędnych załączników. We wnioskach często pojawiającymi się błędami są wadliwe oznaczenia wspólników, błędy rachunkowe dotyczące wysokości kapitału zakładowego i sumy udziałów. Zdarza się także, że wniosek zawiera niepoprawną nazwę miejscowości, w której spółka z o.o. ma siedzibę. Dość często brakuje także niektórych załączników, jakimi są w szczególności umowa spółki, a także oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione. Ponadto, jeżeli o powołaniu członków organów spółki z o.o. nie stanowi akt notarialny zawierający umowę, do wniosku powinien także dołączyć dowód ustanowienia tych organów, z wyszczególnieniem ich składu osobowego. Załącznikiem obowiązkowym jest także lista wspólników podpisana przez wszystkich członków zarządu oraz złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Od końca marca 2009 r. weszły w życie nowe przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którymi wraz z wnioskiem o rejestrację spółki z o.o. w KRS powinny być także złożone wnioski o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON), zgłoszenie płatnika składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz zgłoszenie identyfikacyjne NIP wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W ten sposób jest realizowana zasada „jednego okienka", na którą przedsiębiorcy oczekiwali od dłuższego już czasu.

Funkcjonowanie jednego okienka w praktyce rodzi jeszcze liczne trudności i wątpliwości proceduralne, wynikające po części z nie do końca jasnych przepisów odnośnie kompetencji poszczególnych organów w zakresie kontroli treści dokumentów, po części zaś ze słabości polskiej administracji. Z pewnością więc system ten wymaga udoskonalenia i dalszych prac zmierzających ku upraszczaniu i precyzowaniu procedur. Obecnie istnieją bowiem wątpliwości, czy sąd rejestrowy ma za zadanie jedynie sprawdzić, czy wymagane dokumenty są dołączone do wniosku o rejestrację spółki, czy też powinien dokonać oceny ich poprawności merytorycznej. Przyjęcie któregokolwiek ze stanowisk rodzi określone konsekwencje. Sąd rejestrowy jest bowiem władny zwrócić wniosek niekompletny lub niepoprawny, co - przy dużej ilości załączników - zdarza się dość często. Poza tym istnieją kwestie, które nie zostały do końca przemyślane, jak np. konieczność składania zgłoszenia ZUS, nawet jeśli spółka nie zatrudnia jeszcze pracowników. Co prawda w takiej sytuacji do wniosku powinno się dołączyć odpowiednie pismo wyjaśniające, jednak wydaje się, że takie rozwiązanie przedłuża tylko procedurę. Przepisy milczą również o możliwości złożenia za pośrednictwem sądu rejestrowego zgłoszenia VAT, jeśli spółka z o.o. zamierza prowadzić działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług, co z kolei powoduje konieczność wypełniania i samodzielnego składania kolejnych dokumentów w urzędzie skarbowym. Te i inne kwestie z zakresu funkcjonowania jednego okienka będą musiały w najbliższej przyszłości zostać rozwiązane w sposób jednoznaczny i niepozostawiający wątpliwości interpretacyjnych oraz w duchu faktycznego upraszczania procedur dla przedsiębiorców.

Gdy spółka z o.o. w organizacji uzyska wpis do KRS, staje się pełnoprawną spółką z o.o. w rozumieniu ksh, co jest niezwykle ważne, aby mogła skutecznie działać. Po wydaniu postanowienia o wpisie spółki do KRS sąd rejestrowy wysyła pozostałe wnioski i zgłoszenia oraz załączniki (np. dowód posiadania przez spółkę rachunku bankowego, odpis umowy spółki itp.) do wskazanego urzędu skarbowego, oddziału GUS oraz ZUS, przy czym w tym ostatnim wypadku czyni to dopiero po nadaniu spółce numeru NIP. Zadaniem zarządu spółki lub pełnomocnika jest natomiast samodzielne zgłoszenie spółki we właściwym urzędzie skarbowym do celów podatkowych (zgłoszenie VAT). Dopiero po podjęciu pozytywnych decyzji przez te wszystkie organy oraz uzyskaniu przez spółkę wszystkich niezbędnych wpisów i zgłoszeń, może ona w pełni prowadzić działalność gospodarczą. Praktycznie przez cały okres funkcjonowania spółki pojawiają się sytuacje, w których zachodzi konieczność składania kolejnych wniosków i formularzy, chociażby z uwagi na zmianę jej zakresu działalności lub siedziby czy też składu osobowego organów. Także koniec działalności spółki z o.o. związany jest z dopełnieniem formalności, wśród których ostatnią jest złożenie wniosku o wykreślenie jej z KRS.

Przygotowano na podstawie:

 

• Ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
• Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU 1997, nr 12, poz. 769 z późn. zm.).
• Ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU 2004, nr 173, poz. 1807 ze zm.).
• Przydatne strony internetowe:
• Ministerstwo Sprawiedliwości w zakresie funkcjonowania ewidencji działalności gospodarczej, formularzy, opłat rejestrowych : www.ms.gov.pl
• Ministerstwo Gospodarki w zakresie zmian prawnych oraz „jednego okienka": www.mg.gov.pl

 

Marta Półtorak
prawnik

Artykuł pochodzi z grudniowego Biuletynu Euro Info 2009.

 

 

---

 [1] Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy egzekucja należności z majątku spółki stała się bezskuteczna.