Podmioty zobowiązane do wystawienia faktury VAT
Zgodnie z orzecznictwem podmiotami zobowiązanymi do wystawienia faktury stwierdzającej dokonanie sprzedaży są podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy VAT, a zatem osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Do wystawienia faktury są zobowiązani również podatnicy dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni W przypadku faktury zaliczkowej (pro-forma) podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury odpowiednio do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. 

Podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże jeżeli osoba fizyczna zażąda faktury, musi ona zostać wystawiona.

Rozporządzenie podaje szczegółowe zasady wystawiania faktur, wykaz danych, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Zgodnie z regulacją zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, mający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT". Faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT" wystawiają również podatnicy przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Co do zasady, fakturę VAT wystawia sprzedawca. Jednakże ustawa przewiduje możliwość wystawiania faktury VAT przez nabywców towarów i usług na zasadach omówionych w dalszej treści artykułu. Zasady wystawiania faktur obowiązują również przedstawicieli podatkowych, czyli osób  ustanowionych przez podatników VAT do reprezentowania podatnika na terytorium RP oraz wypełniania jego obowiązków podatkowych, m.in. dokonywania rozliczeń podatków oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz ewidencji.

Dane umieszczane na fakturze

Artykuł 106 ustawy VAT wymienia obligatoryjne dane, które muszą być ujęte na fakturze, a więc, prawidłowo sporządzony ddokument powinien stwierdzać:

• dokonanie sprzedaży,
• datę dokonania sprzedaży,
• cenę jednostkową bez podatku,
• podstawę opodatkowania,
• stawkę i kwotę podatku,
• kwotę należności,
• dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Dane te zostały jeszcze bardziej uszczegółowione w § 5 rozporządzenia, zgodnie z którym faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: 

• imiona i nazwiska lub nazwę bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; 
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;  
• numer kolejny faktury;
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży pod warunkiem podania daty wystawienia faktury; 
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; 
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 
• stawki podatku; 
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; 
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Faktury mogą zawierać również inne dane, ponieważ opisany wyżej katalog zawarty w przepisach ma charakter otwarty. Ustawodawca przewidział możliwość zamieszczenia na fakturze dodatkowych informacji, w zależności od podmiotu zobowiązanego do wystawienia faktury, przedmiotu sprzedaży, rodzaju transakcji etc.

Faktury wystawiane przez rozliczających się metodą kasową małych podatników , czyli takich podatników, u których wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1.200.000 euro, powinny zawierać: 

1. w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT" stosuje się oznaczenie „FAKTURA VAT-MP";
2. dodatkowo podaje się termin płatności należności określonej w fakturze. 

Ponadto w przepisach przytaczanego rozporządzenia warto zwrócić uwagę na wskazane poniżej zasady dotyczące wystawianych faktur:

a) Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od: 

• 6,18 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3%; 
• 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7%; 
• 7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22%. 

b) Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. 

c) Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 

d) W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku wskazuje się na fakturze: 

• symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa VAT lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub 
• przepis ustawy VAT albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub 
• przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie. 

e) W fakturach dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża: 

• w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT" stosuje się oznaczenie „FAKTURA VAT marża" lub 
• umieszcza się odesłanie odpowiednio do: 

§  przepisów art. 119 ustawy VAT lub art. 306 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. , 

§  przepisów art. 120 ustawy VAT lub art. 313 dyrektywy 2006/112/WE  Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej  

f) W przypadku, o którym mowa w art. 119 ust. 7 i 8 ustawy VAT, czyli jeżeli nabywcą usługi turystycznej jest podatnik, w wystawionej fakturze oprócz kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem wykazuje się odrębnie tę część kwoty należności, do której ma zastosowanie stawka 0%. 

g) W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać numer podatnika dokonującego dostawy oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany do podatku od wartości dodanej. 

h) W przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz: 

• przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy VAT;
• liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku pojazdów wodnych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b ustawy VAT;
• liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy VAT.

i) W wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedura uproszczona) faktura wystawiana przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c ustawy VAT, powinna zawierać dodatkowo dane określone w art. 136 ustawy, czyli następujące informacje:

• adnotację "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy VAT" lub "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE";
• stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;
• numer tzw. VAT UE, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej;
• numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika.

j) Na żądanie nabywcy podatnik podatku akcyzowego, który nie został zwolniony z obowiązku podatkowego w tym podatku, określa w fakturze kwotę podatku akcyzowego zawartą w wartości towarów wykazanych w tej fakturze. 

k) Faktury wystawiane w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług opodatkowanych poza Polską podlegają poniższym zasadom. Faktury wystawiane przez podatników mających siedzibę lub miejsce zamieszkania albo pobytu poza terytorium kraju, świadczących usługi niematerialne na rzecz podatników z innych krajów UE (art. 27 ust. 3 ustawy VAT) oraz usługi, w których kryterium miejsca opodatkowania jest numer tzw. VAT UE, jakim posłużył się nabywca usług (art. 28 ust. 3, 4, 6 i 7 ustawy VAT), i dla których w każdym przypadku podatnikiem jest usługobiorca, zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca lub wskazują właściwy przepis ustawy VAT lub dyrektywy2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, wyjaśniający, że podatek rozlicza nabywca. 

Faktury wystawiane przez nabywców towarów i usług

Szczególnym przypadkiem jest wprowadzone do polskiego ustawodawstwa zgodnie z przepisami wspólnotowymi możliwość wystawienia faktur przez nabywcę usługi. 

Nabywcy towarów i usług od podatnika podatku VAT mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług oznaczone jako „FAKTURA VAT", w tym również faktury zaliczkowe, jeżeli nabywca towarów lub usług:

1. jest podatnikiem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny; 
2. ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów - w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy; 
3. w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy dostarczy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o zawarciu takiej umowy, zawierającą w szczególności: 

§  dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, z którym zawarł tę umowę, 

§  datę zawarcia umowy, 

§  okres obowiązywania umowy. 

Zawarta pomiędzy nabywcą a dostawcą towarów lub usługi umowa taka powinna zawierać:

1)      postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi: 

• upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w jego imieniu i na jego rachunek, 
• poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w razie wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; 

2)      postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług: 

• będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami, 
• będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do akceptacji w formie podpisu, z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi; kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi, 
• poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w razie wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; 

3)      określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata; 

4)      określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy. 

Faktura wystawiana przez nabywcę towarów lub usług powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca. 

Wskazane przepisy stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli: 

• nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju; 
• dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który został zarejestrowany jako podatnik VAT UE,  
• dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację, o której mowa w ust. 1 pkt 3, wraz z danymi nabywcy, z którym zawarł umowę. 

W następnej części artykułu zostaną omówione kwestie związane z fakturą elektroniczną, danych które trzeba umieszczać na fakturze, faktura a kasy rejestrujące sprzedaż, termin wystawienia faktury, faktury oraz noty korygujące, dokumenty zrównane z fakturami, faktury wewnętrzne.


Artykuł został opublikowany w styczniowym numerze Biuletynu Euro Info 2010.

Dorota Stangreciak- Karpierz
Aplikant radcowski
AUXILIUM SA