Kluczową rolę informacji w rozwoju firm sektora MSP dostrzegła już wiele lat temu Polska Fundacja Promocji i Rozwoju Małych i Średnich Przedsiębiorstw, tworząc ogólnopolski system bezpłatnych usług informacyjnych w ramach Krajowego Systemu Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw (KSU). KSU stanowi instytucjonalną sieć wsparcia wspieraną organizacyjnie i merytorycznie przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). W ramach KSU świadczone są obecnie trzy typy usług systemowych - informacyjne, doradcze o charakterze proinnowacyjnym i finansowe. Niniejszy artykuł omawia sieć usług informacyjnych w ramach punktów konsultacyjnych KSU (PK KSU). PK KSU są największą tego typu siecią w Polsce, z jej usług w trakcie ostatniego roku skorzystało łącznie ponad 53 tys. klientów [1].

Podstawowe informacje   

Co to są punkty konsultacyjne KSU?

PK KSU są to miejsca, w których można uzyskać bezpłatne informacje związane z działalnością gospodarczą. Punkty są prowadzone przez instytucje otoczenia biznesu działające na rzecz rozwoju gospodarczego, zarejestrowane w KSU w zakresie usług informacyjnych. Konieczność rejestracji podmiotu prowadzącego PK KSU gwarantuje, że w każdym punkcie, bez względu na jego lokalizację, klient korzysta z takiej samej oferty, a podmiot prowadzący punkt spełnia ściśle określone wymagania w zakresie m.in. potencjału technicznego i ekonomicznego niezbędnego do świadczenia usług, kwalifikacji osób udzielających informacji, systemu zapewnienia jakości usług (w tym także wdrożonego systemu zarządzania jakością), a także przestrzegania zasad etyki zawodowej.    

Struktura sieci

Obecnie, po rozstrzygnięciu konkursów Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, ogólnopolska sieć liczy 110 PK KSU. W ramach sieci funkcjonują zarówno regionalne, jak i lokalne punkty konsultacyjne. Wszystkie świadczą ten sam zakres usług informacyjnych, a różnica między punktem regionalnym i lokalnym wynika z przyjętej przez PARP struktury organizacyjnej sieci. Regionalne punkty konsultacyjne KSU odgrywają rolę liderów w poszczególnych województwach i poza świadczeniem usług wykonują wiele zadań związanych m.in. z koordynacją, monitoringiem i promocją działalności sieci regionalnych.   

Kto może korzystać z usług PK KSU?

Bezpłatne usługi informacyjne są dostępne dla każdego, kto chce uzyskać wiedzę na temat prowadzenia działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że klientami PK KSU mogą być m.in. przedstawiciele mikro-, małych, średnich lub dużych firm, osoby bezrobotne, osoby nieaktywne zawodowo (w tym np. uczące się lub kształcące), zatrudnieni (w tym m.in. samozatrudnieni, zatrudnieni w przedsiębiorstwach lub rolnicy), a także inne osoby, które chcą rozpocząć działalność gospodarczą.    

Zakres tematyczny usług PK KSU

Zakres usług świadczonych przez punkty konsultacyjne KSU obejmuje wiele zagadnień związanych z podejmowaniem oraz prowadzeniem działalności gospodarczej. W uproszczeniu można je podzielić na cztery podstawowe typy - bloki tematyczne:

Szczegółowy zakres informacji dostępnych w punktach konsultacyjnych KSU przedstawia Tabela 1.    

Zakres usług świadczonych w PK KSU może się poszerzyć, zwłaszcza w odpowiedzi na zapotrzebowanie płynące z rynku. W ostatnim czasie, aby wspomóc działania antykryzysowe podejmowane przez rząd, PARP uzupełniła zakres usług w punktach o następujące zagadnienia: - wykorzystanie pozabankowych źródeł finansowania w realizacji inwestycji, - zarządzanie wierzytelnościami oraz ich ściąganie, - zabezpieczanie transakcji handlowych, - ocena i pozyskanie informacji o kontrahentach handlowych, - zarządzanie ryzykiem kursowym w działalności gospodarczej, - zarządzanie zmianą i zarządzanie kryzysowe w MSP.  

Tabela 1  

Jak pokazują statystyki...

...największym zainteresowaniem wśród klientów PK KSU cieszą się usługi z pakietu nr 2 - dotyczące pozyskiwania zewnętrznych źródeł finansowania działalności gospodarczej, zwłaszcza środków pomocowych Unii Europejskiej przewidzianych na lata 2007-2013. Najważniejsze są jednak usługi w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej oraz rezygnacji z jej prowadzenia, którymi jest obecnie zainteresowana ponad 1/3 klientów. Relatywnie niewielka liczba usług dotyczy pozostałych pakietów informacyjnych.      

Wysoka jakość usług

O jakości usług świadczonych w PK KSU decydują kwalifikacje kadry. W całym kraju do dyspozycji klientów jest ponad 300 doświadczonych konsultantów, których wiedza i kompetencje są systematycznie weryfikowane i podnoszone przez PARP. Szczególna dbałość o dobór pracowników przejawia się przede wszystkim w wielu wymaganiach, które muszą spełnić osoby pracujące na tym stanowisku. Każdy, kto ubiega się o pracę konsultanta PK KSU, musi mieć odpowiednie wykształcenie i doświadczenie, a także przystąpić do testu wstępnego w Warszawie. Jeśli przebiegnie on pozytywnie, kandydat bierze udział w obligatoryjnym, 5-dniowym szkoleniu „Pakiet startowy", w trakcie którego będzie mógł usystematyzować wiedzę niezbędną podczas pracy w PK KSU. Już w trakcie pracy zawodowej konsultanci biorą udział w cyklicznych testach kompetencji prowadzonych przez niezależne firmy na zlecenie PARP. Ci, którzy osiągają w testach niezadowalające wyniki, kierowani są na szkolenia uzupełniające wiedzę z konkretnych dziedzin. Niezależnie od tego wszyscy konsultanci są zobligowani do udziału w szkoleniach obowiązkowych, m.in. na temat doskonalenia profesjonalnej obsługi klienta czy też diagnozowania jego potrzeb. Podnoszenie kwalifikacji konsultantów PK KSU jest możliwe także dzięki m.in. tematycznym bazom wiedzy,  publikacjom PARP. oraz dyżurom ekspertów.   

Na koszt Unii Europejskiej

Usługi świadczone przez punkty konsultacyjne KSU są dla przedsiębiorców oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą całkowicie bezpłatne. Jest to możliwe, ponieważ koszty funkcjonowania punktów są finansowane ze środków Unii Europejskiej, a dokładniej - Europejskiego Funduszu Społecznego. Ogólnopolska sieć PK KSU funkcjonuje bowiem dzięki realizacji projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Wsparcie systemu kompleksowych usług informacyjnych dla przedsiębiorców oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą poprzez finansowanie sieci punktów konsultacyjnych (PK)", w ramach poddziałania 2.2.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Korzystanie z usług PK KSU nie stanowi dla klientów pomocy de minimis. Co więcej, nie istnieją żadne ograniczenia ilościowe, które limitują możliwość korzystania z usług PK KSU. Ilekroć pojawi się potrzeba uzyskania nowych informacji, konsultanci są do Państwa dyspozycji.  

Jak uzyskać informację w PK KSU

Z usług PK KSU można korzystać w dowolny, wybrany przez siebie sposób: bezpośrednio - podczas spotkania z konsultantem w siedzibie punktu, w czasie dyżuru lub w innym dogodnym miejscu, drogą telefoniczną, elektroniczną lub też biorąc udział w seminarium informacyjnym.    

Oko w oko

Klienci najczęściej wybierają bezpośrednie spotkania z konsultantem. Dane teleadresowe wraz z godzinami otwarcia każdego ze 111 punktów są powszechnie dostępne, co powoduje, że klient może wybrać najbardziej dogodne dla siebie miejsce i porę wizyty. W godzinach otwarcia w siedzibie punktu jest zawsze obecny przynajmniej jeden konsultant. Pomimo to wiele PK KSU woli wcześniej ustalić dokładny termin spotkania oraz uściślić jego zakres. Dzięki temu eliminowane są sytuacje, gdy dwóch lub więcej klientów pragnie skorzystać z pomocy konsultanta w tym samym czasie. Kontakt telefoniczny jest także wskazany w przypadku, gdy klient chciałby się spotkać z konsultantem, jednak z różnych powodów nie ma możliwości dotrzeć do siedziby punktu. Na jego prośbę konsultacja może się bowiem odbyć w siedzibie jego firmy lub innym dogodnym miejscu.  

Lokalizacje PK KSU nie wyczerpują jednak katalogu miejsc, w których można regularnie spotykać się z konsultantami. Punkty konsultacyjne KSU prowadzą bowiem stałe dyżury poza swoją główną lokalizacją, m.in. w urzędach miast, gmin, starostwach powiatowych, urzędach pracy czy siedzibach innych instytucji otoczenia biznesu. Powtarzalność dyżurów w konkretnych lokalizacjach gwarantuje harmonogram, zaplanowany z góry przez każdy punkt, np. w każdy pierwszy i trzeci wtorek miesiąca w godzinach 10.00-16.00. Obecnie dyżury świadczone są w dodatkowych 154 lokalizacjach w całym kraju, co łącznie z lokalizacjami PK KSU sprawia, że z usług można korzystać już w ponad 260 miejscach w Polsce.  

Coraz większym zainteresowaniem klientów cieszą się usługi informacyjne realizowane drogą telefoniczną i elektroniczną. Są to formy bardziej elastyczne, oszczędzają czas i nakłady finansowe, eliminując konieczność dojazdu do konkretnej lokalizacji.   

„Dzwonię w pewnej sprawie..."

Konsultacje telefoniczne odbywają się w godzinach pracy PK KSU, z wykorzystaniem specjalnych numerów infolinii telefonicznych. Dzięki tej formie usługi można porozmawiać z konsultantem, nie wychodząc z domu lub firmy. Do świadczenia usług przez telefon niezbędne są specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie umożliwiające rejestrację rozmów, dlatego też tę formę realizacji usług mogą zaproponować klientom tylko niektóre ośrodki. Punkty świadczące usługi drogą telefoniczną podają do publicznej wiadomości numer infolinii, z której mogą korzystać wszyscy zainteresowani.  

Od: mojafirma@portal.pl, Do: konsultantPK@portal.pl, PILNE!

Inną nowoczesną formą kontaktu klientów z konsultantami jest droga elektroniczna, z wykorzystaniem internetu. Na stronach internetowych ośrodków prowadzących PK KSU znajdują się formularze zapytań, za pomocą których można zadawać pytania konsultantom - bez względu na dzień tygodnia czy porę dnia. W ciągu 3 dni od otrzymania zapytania od klienta konsultanci przygotowują i przesyłają odpowiedź na podany adres e-mailowy. Tę formę kontaktu wybierają najczęściej ludzie młodzi, zainteresowani założeniem własnej firmy, a także przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą z wykorzystaniem internetu.   

Zapraszamy do udziału w seminarium...

Wszystkie wyżej opisane formy realizacji usług w PK KSU, tj. konsultacje bezpośrednie, drogą telefoniczną i elektroniczną, świetnie sprawdzają się jako odpowiedź na indywidualne potrzeby klientów, którzy zwracają się do konsultantów z konkretnymi pytaniami dotyczącymi sytuacji swojej firmy czy też proszą o weryfikację możliwości pozyskania środków publicznych na realizację autorskich pomysłów. Zdarza się jednak, że w związku ze zmianami przepisów prawa w istotny sposób ulegają modyfikacjom zasady zakładania lub prowadzenia działalności gospodarczej. W takiej sytuacji pojawia się potrzeba poinformowania o zmianach szerszej rzeszy osób, inicjowana przez konsultantów PK KSU. Realizację tak postawionego celu umożliwia ostatnia z omawianych form świadczenia usług - seminarium informacyjne. Poprzez organizację seminarium w konkretnym czasie i miejscu istnieje możliwość przekazania wybranych informacji większej grupie zainteresowanych uczestników. Seminarium jest także doskonałą okazją do wymiany doświadczeń i poglądów. Informacje o seminariach informacyjnych organizowanych przez konkretne punkty znajdują się na ich stronach internetowych.  

Jeśli jesteś klientem PK - ważne!

Niezależnie od formy, w jakiej zdecydują się Państwo skorzystać z usługi PK KSU, wszystkie usługi informacyjne są realizowane w sposób przewidziany ściśle określonymi procedurami, z zachowaniem jednolitych w skali całego kraju standardów. Oznacza to m.in., że realizacja usługi będzie każdorazowo poprzedzona diagnozą statusu i analizą potrzeb informacyjnych klienta. W trakcie korzystania z usług zostaną Państwo poinformowani o tym, iż są one bezpłatne, finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - w ramach poddziałania 2.2.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także ewidencjonowane w systemie informatycznym administrowanym przez PARP, z zachowaniem ich pełnej poufności. Wiąże się to z koniecznością uzyskania wybranych danych osobowych klienta PK KSU, a co za tym idzie - wyrażenia przez niego zgody na ich przetwarzanie zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późniejszym zmianami). Podanie przez klienta danych wymaganych w systemie informatycznym jest warunkiem skorzystania z bezpłatnych usług informacyjnych - w każdej z dostępnych form. PARP oraz podmioty przez nią upoważnione są bowiem zobowiązane do prowadzenia działań monitorujących prawidłową realizację projektu, co dla klientów może oznaczać udział w badaniach ankietowych sprawdzających fakt korzystania z usług, prowadzonych drogą telefoniczną lub poprzez osobiste wizyty ankieterów w siedzibie klientów.  

Więcej informacji na stronie www.ksu.parp.gov.pl  

Aleksandra Herba  

Tekst został przygotowany na podstawie artykułu „Zasady korzystania z usług informacyjnych KSU świadczonych przez punkty konsultacyjne KSU" w „Przedsiębiorco, skorzystaj" PARP 2010. Publikacja ta jest dostępna na stronie internetowej Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (dział Publikacje).

Przypis:

[1] Dane Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości za okres 1.09.2008-31.08.2009 r.

Artykuł pochodzi z czerwcowego Biuletynu Euro Info 2010.

Jeśli widzisz błąd w artykule, prosimy o e-mail'a na adres een (at) parp.gov.pl